Diese Software-Themen sorgen in eurer HR-Abteilung für digitalen Fortschritt – definitiv!

Die Arbeitswelt befindet sich in einem Wandel durch die Digitalisierung und die Globalisierung. Dieser Wandel wird auch als New Work bezeichnet und beinhaltet unter anderem folgende Konzepte:

• Neue Unternehmensstrukturen
• Flexible Arbeitszeiten
• Ortsunabhängiges Arbeiten
• Verschiedene Arbeitskonzepte und Arbeitsmodelle
• Selbstständigkeit und Freiheit
• Neue Herausforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben andere Ansprüche entwickelt als es früher der Fall war. So wünschen sich viele Arbeitnehmer beispielsweise Freiheit, Verantwortung und einen Sinn der eigenen Tätigkeit. Eine Vereinbarkeit von Arbeit und Familie ist - besonders für die Generationen X, Y und Z - schon fast eine Voraussetzung geworden.

Eine Schlüsselrolle spielt hier das Homeoffice. Der plötzliche Umschwung auf das Arbeiten zuhause war für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Herausforderung. Mit digitaler Hilfe in Form von cleveren Tools und Apps, haben viele Unternehmen und ihre Angestellten diese spontane Herausforderung meistern können. Und den Arbeitnehmern gefällt es: 80% möchten nicht mehr komplett ins Büro zurück.

Eine Steigerung des Homeoffice ist Remote Work. Hier arbeiten die Mitarbeiter zu 100% von zuhause aus - oder auch von ganz woanders. Ortsunabhängig eben.

Es gibt bereits einige Remote Firmen, deren gesamtes Team ortsunabhängig arbeitet. Ein physisches Büro gibt es hier gar nicht mehr.

Wenn dich New Work und Remote Work interessiert, dann ist der Blog moveyouroffice genau das Richtige für dich. Hier findest du viele Infos, Jobbörsen, Erfahrungsberichte zum remoten Arbeiten.

Es gibt einige digitale Tools, die dir im HR Bereich eine Unterstützung sein können. Der Einstieg in die Digitalisierung ist weder schwer noch kompliziert.

Auch, wenn viele Anwendungen nicht kostenlos sind, sind sie definitiv ihren Preis wert.

Du möchtest auch mit deinem Team digital durchstarten? Einen guten Einstieg in die digitale Verwaltung findest du hier: Papierloses Büro starten – 100% Tool-Einsatz

Wie genau du die verschiedenen HR Bereiche digitalisieren kannst und welche Tools es für welche Use Cases gibt, gehen wir jetzt Schritt für Schritt durch. Für detaillierte Informationen zu den einzelnen Tools sind vertiefende Blogartikel verlinkt. 

Recruiting

Digitalisierung im Personalbereich beginnt bereits mit der Bewerbung. Kaum jemand druckt seine Bewerbung noch aus, legt sie in eine Bewerbungsmappe und schickt sie per Post an den neuen Wunsch-Arbeitgeber.

Heutzutage sind digitale Bewerbungen per E-Mail oder Bewerbungsformular auf Websites die Norm. Auch du kannst freien Stellen auf deiner Website veröffentlichen und mit Tools deine eigenen Formulare einbetten, sodass auch deine Bewerber sich direkt online bewerben können.

Bewerbermanagement

Nach der Bewerbung geht es digital weiter: Die Informationen und Unterlagen der Bewerber werden in Anwendungen gespeichert. So sind die Daten für jeden Berechtigten jederzeit zugänglich und können auch nicht verloren gehen oder beschädigt werden.

Bei vielen Tools kannst du deinen eigenen Prozess festlegen und sie in verschiedene Phasen aufteilen. Dadurch ist leicht ersichtlich, wie der aktuelle Stand des Bewerbers ist. Auch Notizen können hinzugefügt werden.

Online-Bewerbung

Spätestens seit dem Jahr 2020 haben Jobs Einzug in die eigenen 4 Wände genommen. Das Homeoffice wird stärker genutzt als je zuvor. Dabei befinden sich nicht nur die Bewerber in ihrem Zuhause, auch die Recruiter arbeiten viel in ihren privaten Räumen. Digitale Bewerbungsgespräche als Video Calls sind daher keine Seltenheit mehr, deshalb brauchen Unternehmen auch hierfür die richtigen Tools.

Lese-Empfehlung: Online Bewerbung per Video Interview: Das sind die Tools

Die wichtigsten Tools für Recruiting & Bewerbermanagement sind:

• Bewerbungsformulare auf der eigenen Website
• Jobs anlegen
• Bewerberlisten
• Bewerberakten
• Benutzerrollen festlegen
• eigene Bewerbungsprozesse erstellen
• Video Call Tools

Personalcontrolling

Wichtige Instrumente für das Personalcontrolling sind Benchmarks, Vergleiche (z.B. Soll-ist Vergleiche) und Zeitreihen. Was wäre zum Veranschaulichen und Analysieren besser geeignet als digitale Tools, die Grafiken erstellen und Key Performance Indicators direkt bestimmen und berechnen können?

Abwesenheitsmanagement

Urlaub, Krankheit, Weiterbildungen, Elternzeiten und Sabbaticals müssen bei der Personalbedarfsplanung unbedingt berücksichtigt werden. Hierfür sind digitale Tools praktisch, das Fernbleiben deiner Mitarbeiter übersichtlich anzeigen.
Idealerweise können deine Mitarbeiter die Anträge für diese Abwesenheiten eigenständig direkt in der Software stellen. 

Lohnbuchhaltung

Auch die Lohnbuchhaltung wurde in den meisten Unternehmen digitalisiert. Es gibt bereits einige bekannte Anbieter von Software Anwendungen wie Lexware, Datev oder Sage.

Die wichtigste Grundfunktion ist das Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Darüber hinaus gibt es weitere praktische Features wie Schnittstellen für ELSTER und DAKOTA. Außerdem sollten verschiedene Lohnarten auswählbar sein, z.B. Vollzeit, Teilzeit, Minijobs oder Werkstudentenverträge.

Onboarding

Erster Step der Personalbetreuung beginnt mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter. Das geht zum einen offline im Büro mit einer ausgedruckten Willkommensmappe. Oder eben auch digital. Insbesondere bei Remote Work bist du auf die digitale Begrüßung angewiesen.

Dein digitales Onboarding braucht

• Eine digitalisierte Form des Unternehmensportraits
• Eine digitale, interne Lösung für Weiterbildungen und Prozessabbildungen
• Eine interne, soziale Plattform zum Austausch
• Ein digitales (anonymisiertes) Feedbackverfahren für Mitarbeiter
• Ein digitales System für wichtige Formulare

Wie dein digitales Onboarding ein Erfolg wird, erfährst du hier: 

Lese-Empfehlung: Digitales Onboarding neuer Mitarbeiter: Der ultimative Leitfaden

Digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte ist nicht nur sinnvoll, um alle Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter an einem Ort zu sammeln. Im besten Fall ermöglicht sie deinen Angestellten auch einen eigenen Zugang, sodass sie z.B. Atteste dort eigenständig hochladen oder ihre verbleibenden Urlaubstage selbst nachschauen können.

Die wichtigsten Funktionen für die digitale Personalakte sind:

• Dokumentenablage
• Employee Self Service (eigener Zugang für Arbeitnehmer)
• Mitarbeiterübersicht
• Reportings
• Organigramm

Virtuelles Büro

Mit einem virtuellen Büro kann die Anwesenheit am Arbeitsplatz angezeigt werden. Deine Mitarbeiter loggen sich in die gewählte Software ein und landen in einem von dir vorher zusammengestellten Büro. Dieses kann verschiedene Räume, Tische und / oder Plätze haben.

So sehen deine Mitarbeiter, wer vom Team gerade online ist und somit vermutlich erreichbar. Sie können dann digital zu ihren Kollegen ins Büro gehen und etwas mitteilen oder erfragen. Die meisten Anwendungen ermöglichen neben Chatfunktionen auch einen Call bzw. Video Call, wenn sich zwei Personen in der Nähe befinden.

Das perfekte Tool, um Arbeitszeit und Freizeit strikt voneinander im Homeoffice zu trennen!

Lese-Empfehlung: Virtual Workplace: Ein virtuelles Office für dein Team

Zeiterfassung

Ein weiteres, sehr wichtiges Tool ist die Zeiterfassung. Schließlich sind Arbeitgeber verpflichtet, die Überstunden ihrer Angestellten festzuhalten und ebenso dazu, die Einhaltung von Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sicherzustellen.

Diese Aufgabe darfst du auch an deine Mitarbeiter delegieren. Eine digitale Zeiterfassung ist hierfür ideal geeignet, da sie einfach zu bedienen ist und dir gleichzeitig einen guten Überblick verschafft.

Lese-Empfehlung: Erfasse deine Arbeitszeit digital und auf jedes Projekt zugeordnet

Mitarbeiter-Apps

Eine eigene App für deine Mitarbeiter eignet sich hervorragend für die interne Kommunikation. Hier ist nicht nur das Chatten gemeint. Eine gute App sollte folgende Features aufweisen können:

• Messenger-Dienst für einen schnellen Austausch
• Push-Benachrichtigungen für eine direkte Erreichbarkeit
• Umfragen / Onboarding / Rückmeldung für ein gutes Feedback-Verhältnis
• Newsfeed für einen guten Überblick der Neuigkeiten
• Schwarzes Brett mit relevanten Informationen
• Integrationsfähigkeit für eine bessere Gesamtnutzung

Lese-Empfehlung: Mitarbeiter-Apps: Der neue Maßstab für Kommunikation im Unternehmen inkl. Anbieterübersicht

Mitarbeitergespräche & Zielvereinbarungen

Ein Mitarbeitergespräch kann - mit den passenden Tools - auch online geführt werden. Wichtig ist, dass die Inhalte der Konversation und insbesondere die Zielvereinbarungen festgehalten werden.

Hierfür eignet sich eine digitale Personalakte. So kannst du oder deine Vertretung, aber auch dein Mitarbeiter sich die Notizen bei Bedarf anschauen und die gesetzten Ziele verfolgen.

Feedback

Das Feedback deiner Mitarbeiter kann sehr wertvoll für dich sein. Zum einen ist es super wichtig zu wissen, wie es deinem Team geht. Dies hat starke Auswirkung auf die Motivation und die wiederum auf die Produktivität und Leistungsbereitschaft.

Zum anderen kannst du deine Angestellten mit Umfragen an Entscheidungen teilhaben lassen. Möglichkeiten zum Engagement erhöhen nämlich auch die Motivation. Das können kleine Entscheidungen wie Essenswünsche für die Kantine sein oder du kannst auch ihre Meinung in unternehmerische Entscheidungen einbinden.

Lese-Empfehlung: Womit führe ich eine Umfrage online durch? - 43 Online Umfrage Tools im Vergleich

Motivation & Zufriedenheit

Wie unglaublich wichtig motivierte und zufriedene Mitarbeiter sind, muss ich dir als Personaler nicht erzählen. Doch dieses Wohlbefinden und diesen Antrieb zu etablieren, ist nicht immer ganz leicht.

Es gibt einige digitale Tools, die dir helfen wichtige Schlüsselfaktoren hierfür zu erreichen.

Lese-Empfehlung: Mitarbeiter Zufriedenheit schnell und nachhaltig steigern: Diese Tools machen’s möglich!

Incentives

Incentives sind äußere Anreize, die die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter erhöhen sollen. Typische Beispiele hierfür sind Dienstreisen, Events oder ein Dienstwagen sowie Geschenke und Gutscheine für Mitarbeiter. Letztere genießen übrigens eine staatliche Freigrenze von 44€ pro Jahr.

Über zwei digitale Incentives kannst du dich hier genauer informieren:

Die Online Kantine - Jeden Tag einfach gutes Essen liefern lassen

Digitales Mobilitäts­guthaben: Ein moderner Bonus zu deinem Gehalt

Eine solche All-in-One Software sollte benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sein. Essentiell ist das Einstellen für Benutzerrollen mit verschiedenen Rechten, sodass auch nur berechtigte Personen auf sensible Inhalte zugreifen können.
Ist die Anwendung cloudbasiert, kann problemlos ortsunabhängig gearbeitet werden, also auch z.B. im Homeoffice.
Eine solche Anwendung ist beispielsweise staffboard.

Nun hast du einen Überblick zum aktuellen Stand der Digitalisierung im Bereich Human Resources erhalten. Ich freue mich sehr über einen Austausch in den Kommentaren. Daher schreibe mir gerne, wenn du Fragen hast oder dir Infos zu einem bestimmten Thema wünscht. Außerdem bin ich bin auch gespannt auf deine digitalen Tipps & Tricks!