Über steigende Kundenzahlen freut sich doch jedes Unternehmen, jedoch bringt dieser Erfolg auch eine neue Herausforderung mit sich. Denn mehr Kunden führen meistens auch zu mehr telefonischen Anfragen.
Oft lohnt es sich finanziell für Kleinunternehmer, Start Ups und Freelancer nicht, eine Vollzeitkraft hierfür einzustellen. Und selbst wenn diese nach einiger Zeit ausgelastet werden könnte, kann auch die tüchtigste Arbeitskraft nur eine gewisse Anzahl an Stunden pro Woche die Anrufe entgegennehmen.
Hier kann ein externer Telefonservice die Lösung sein.
Ob sich ein virtuelles Sekretariat für dich lohnt und wie du davon profitieren kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist ein Virtuelles Telefonsekretariat?
Ein virtuelles Sekretariat ist ein Büroservice, der Anrufe für dich entgegennimmt, wenn du selbst keine Anrufe annehmen kannst oder möchtest.
So bekommen deine (potentiellen) Kunden oder Geschäftspartner das Gefühl, dass du erreichbar bist, selbst wenn du gerade in einem Termin steckst oder bereits im Feierabend bist.
Wo genau landen deine Anrufer?
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Sekretariatsservice nehmen die Anrufe entgegen, notieren sich die Kontaktdaten und das Anliegen des Anrufers und leiten diese Infos per E-Mail oder SMS an dich weiter.
Nun kannst du anhand der Benachrichtigung entscheiden, wie dringend das Anliegen ist und wann du zurückrufen möchtest.
Viele Telefonservices bieten individualisierbare Leitlinien und Umgangsformen an, damit deine gewünschte Atmosphäre beim Telefonat übermittelt wird.
Für wen lohnt sich so ein externes Sekretariat?
Für alle, die keine eigenes Sekretariat haben (können)
Viele kleine Firmen und Selbständige haben oft weder die finanziellen Möglichkeiten noch das Anrufaufkommen, um einen Mitarbeiter nur für diese Aufgabe einzustellen. Für diese lohnt sich das Outsourcen der Telefonannahme.
Auch kannst du den Service nutzen, um trotz Krankheit, Fortbildungen oder Urlaub für deine Anrufer erreichbar zu sein.
Auch größere Unternehmen können vom 24/7 Service profitieren
Doch nicht nur kleine, sondern auch große Unternehmen können von einem externen Sekretariat profitieren, wenn sie beispielsweise nachts, am Wochenende oder feiertags erreichbar sein wollen. Viele Unternehmen werben mit einer 24-Stunden-Hotline und nutzen hierfür eben so einen Service.
Die Erreichbarkeit beschränkt sich allerdings meist auf die Anrufannahme und Weiterleitung. Selbst lösen kann der Telefonservice, wenn überhaupt, nur kleinste Probleme.
Bei einigen Anbietern können deine Anrufer auch Termine buchen oder Bestellungen aufgeben.
Ein externes Telefonsekretariat lohnt sich daher für Unternehmen und Personen, die ihren Anrufern zu gewissen Zeiten das Gefühl von Erreichbarkeit geben möchten.
Wenn auch du vermeiden möchtest, dass deine Anrufer auf der Mailbox landen oder das Interesse verlieren, kann ein solcher Service für dich sinnvoll sein.
Weitere Vorteile eines Telefonservice
Neben der maximalen Erreichbarkeit, bietet dir die Nutzung einer externen telefonischen Anrufentgegennahme noch weitere Vorteile.
- Du sparst Zeit, da du nicht jeden Anruf selbst entgegen nehmen musst
- Du kannst die Anrufe priorisieren und so die dringenden Anliegen zuerst abarbeiten
- Du kannst konzentrierter und effizienter arbeiten, da du nicht ständig aus deiner aktuellen Tätigkeit herausgerissen wirst
- Du kannst das Anliegen lesen und direkt die Lösung erarbeiten
- Du kannst mit einem “eigenen” Sekretariat professioneller wirken
Gibt es auch Nachteile?
Die vorgestellte Dienstleistung stellt für viele Unternehmer eine tolle Unterstützung dar. Dennoch birgt sie auch ein paar Risiken, die du kennen solltest, bevor du die Dienste in Anspruch nimmst.
Ein Nachteil ist, dass deine Anrufer oft bei verschiedenen Telefonisten landen können. Gerade, wenn ein Anrufer mehrmals am Tag versucht, dich zu erreichen, kann hier die Atmosphäre eines Call Centers entstehen.
Dazu kann es für deine Anrufer frustrierend sein, wenn sie zwar jemanden erreichen, aber ihr Problem nicht sofort behandelt wird.
Wenn du dich nun dazu entschieden hast, dein Anrufsystem zu digitalisieren, dann stellt sich als nächstes die Frage: welche Anbieter gibt es?
20 Telefonservices im Vergleich!
Kommen wir nun zu den Anbietern. Im folgenden findest du meinen Vergleich von 20 virtuellen Sekretariaten (inklusive Kosten). Die Liste kann noch deutlich länger ausfallen. Das sind aber in meinen Augen die Wichtigsten.
DUSOFFICE
DUSOFFICE wirbt mit einem professionellen und persönlichen Telefonservice. Die Firma bezieht sich auf ihre vielen positiven Rezensionen und Referenzen.
- monatliche Grundgebühr: 49,95€
- Festpreis pro Anruf: 1€ oder 1,40€ (premium)
- spezialisierte Variante für Arztpraxen buchbar
Sehr spannend ist aber auch der KI-Telefonservice von DUSOFFICE. Hier findest du Erfahrungen dazu bei uns im Software-Verzeichnis.
officehelden.de
Officehelden.de beschreibt sich selbst als professionell, persönlich und preiswert. Du kannst ein Fragenkatalog oder FAQ erstellen und die Agenten beantworten dann die Fragen deiner Anrufer.
bis 500 Anrufe/ Monat:
- monatliche Grundgebühr: 0€
- Minutenpreis:0,48€
- 24/7 Service: 24,95€
- 48 Stunden kostenlos testen möglich
- ab 500 Anrufe/ Monat: individuelle Preise
my–mobile–office
My Mobile Office legt den Fokus auf eine unkomplizierte Einrichtung und Handhabung. Der Service präsentiert sich als qualifiziert, zuverlässig und persönlich.
- monatliche Grundgebühr: 39€, 79€ oder 159€
- Anrufannahme: 0,76€ – 0,49€
- Minutenpreis: 0,76€ – 0,49€
- 24/7 Service: 10€ – 39€
- VIP Anrufer
tel-inform
tel-inform ist ein Familienunternehmen und hat bereits über 20 Jahre Erfahrung im Kundenmanagement. Die Firma möchte höchste Qualitätsansprüche erfüllen und legt daher einen großen Wert auf Professionalität, Zuverlässigkeit und Persönlichkeit.
- monatliche Grundgebühr: 29,99€, 59,99€ oder 119,99€
- 1,99€ pro Anruf
- 24/7 Service: 19,99€
- Vergünstigungen durch Anrufpakete möglich
- Zusätzlicher Nutzer: 1€
- eigene App
- Erweiterung des Telefonservices durch FAQ's und Anrufkategorien
- verschiedene Branchen
starbuero.de
Auch für starbuero.de steht die Persönlichkeit und Individualität im Vordergrund. Dazu bietet die Firma ständige Erreichbarkeit ohne monatliche Fixkosten.
- Anrufannahme: 0,49 €
- Minutenpreis: 0,49 € (sekundengenaue Abrechnung)
- 24/7 Erreichbarkeit inklusive
- Keine Grundgebühr oder Mindestumsatz
- 48 Stunden kostenlos testen möglich
Cloudsecretary
Cloudsecretary betont die professionelle Außenwirkung ihres Services und eine faire Abrechnung.
- monatliche Grundgebühr: 9,90€, 29€ oder 49€
- Festpreis pro Anruf: 1,39€, 0,99€ oder 0,79€
- VIP Anrufer
Phonea
Phonea kombiniert eine professionelle Anrufannahme mit einem einfachen und günstigen Service. Dazu bietet die Firma auch individuelle Lösungen an.
- monatliche Grundgebühr: ab 0€, 25€ oder 49€
- Anrufannahme: 0,49 € – 1,50€
- Minutenpreis: 0,59€, 0,49€ oder 0,39€
- 24/7 Service: 29,50€ + 1€ pro Anruf
Mobile Office
Mobile Office präsentiert sich als moderner und innovativer Telefonservice und betont die Entlastung für Unternehmen. Das Fachpersonal wird geschult und maßgeschneidert für die Kunden angepasst.
- monatliche Grundgebühr: 39,95€, 59,95€ oder 89,95€
- Minutenpreis: 0,94€ oder 0,99€
- Annahme von Bestellungen
- verschiedene Branchen
VoiceOffice
VoiceOffice tritt als freundlicher und zuverlässiger Partner auf. Geboten wird ein rundum Service zu einem günstigen Preis.
- monatliche Grundgebühr: 0€, 29€ oder 49€
- Anrufannahme: 0,39€
- Minutenpreis: 0,99€, 0,79€ oder 0,59€
- 24/7 Service inklusive
ebuero
Ebuero ist ein All-in-One Sekretariatsservice. Neben einer durchgängigen Erreichbarkeit gibt es Muttersprachler aus verschiedenen Ländern, eine VIP- und Filterfunktion und die Möglichkeit zur Terminvergabe.
- monatliche Grundgebühr: ab 49,90€, 89,90€ oder 179,90€
- 24/7 Service: 19,90€
- schnelle Einrichtung (10 Minuten)
- Fremdsprachen möglich
- eigene App
calloffice
CallOffice beruft sich auf 14 Jahre Erfahrung als Telefonservice für kleine und mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen. Dabei arbeiten die Agenten stets professionell und freundlich.
- monatliche Grundgebühr: 29€, 39€ oder 79€
- Anrufannahme: 1,49€ oder 0,99€ – 1,49€
- eigene App
bueroservice24
Bei Büroservice24 werden nicht nur Anrufe angenommen und die Anliegen weitergeleitet, es können auch Termine vergebenen und Bestellungen angenommen werden. Sogar Beratungen gehören zum Service.
- monatliche Grundgebühr: 39€, 69€, 99€ oder 199€
- Anrufannahme: 0,59€ – 0,84€
- Premium Version mit HelpDesk, Beschwerdemanagement uvm.
- Annahme von Bestellungen
- Gespräche auch auf Englisch
Der Telefonservice
Der Telefonservice zeichnet die Zusammenarbeit mit Unternehmen jeder Größe aus. Auch dieser Anbieter ermöglicht die Vergabe von Terminen und das Erstellen einer Mitarbeiterliste.
- monatliche Grundgebühr: 24,90€, 35,90€ oder 69,90€
- Anrufannahme: 1,57€, 1,32€ oder 1,06€
- keine Einrichtungsgebühr
Premium-Telefonsekretariat
Beim Premium-Telefonsekretariat steht eine freundliche, engagierte und professionelle Präsentation des Unternehmens im Mittelpunkt.
- monatliche Grundgebühr: 49€, 89€ oder 179€
- Anrufannahme: 0,59€, 0,69€ oder 0,79€
- Minutenpreis: 0,59€, 0,69€ oder 0,79€
- 24/7-Service: 19€, 9€ oder 0€
- Servicerufnummern wählbar (0800, lokal, International)
EVE Office
EVE Office verfolgt das Motto: “Klasse statt Masse”. Daher bietet das virtuelle Sekretariat eine überschaubare Anzahl an SekretärInnen mit Einzelbüros.
- monatliche Grundgebühr: 0€, 9,90€, 24,90€ oder 64,90€
- Anrufannahme: 0€ - 2,50€
- Minutenpreis: 0,49€ - 0,99€
- verschiedene Spezialisierungen (z.B. für Ärzte oder Rechtsanwälte)
- Annahme von Bestellungen
topbuero
topbuero ist einer der ersten Anbieter auf dem Markt und möchte sicherstellen, dass alle Anrufe stets kompetent entgegen genommen werden. So können z.B. eigene Meldetexte angegeben werden.
- monatliche Grundgebühr: 69€ oder 79€
- Minutenpreis: 1,29€
office–rs.de
office–rs.de wirbt mit einer professionellen Anrufbearbeitung seit 15 Jahren. Das kleine Team sorgt dafür, dass keine Call Center Atmosphäre entsteht.
- Grundgebühr: 0€
- Anrufannahme: 0,49€
- Minutenpreis: 0,49€
- FAQs zubuchbar: 29€/ Monat
- Annahme von Bestellungen
- eigene App
VIPO Deutschland
Bei VIPO Deutschland wird Wert auf einen individuell abgestimmten Telefonservice gelegt. Daher können branchenspezifische Services ausgewählt werden (z.B. für Rechtsanwälte, Ärzte, Immobilienmakler oder Restaurants).
- monatliche Grundgebühr: ab 39€ oder 75€
- Anrufannahme: 0,69€ oder 0,49€
- Minutenpreis 0,69€ oder 0,49€
- Geschäftsadresse möglich
- verschiedene Branchen
- eigene App
TAS (ehemals DiConn)
TAS konnte bereits fast 30 Jahre Erfahrung als Service Hotline sammeln und bezeichnet sich daher als Experten auf diesem Gebiet. Die Firma bietet diverse Arten von Kundenservice (z.B. E-Mail, Messenger oder Video).
- Preise auf Anfrage
- bietet auch Kundenservice via Chat, E-Mail und Video an
DBureau
DBureau steht für ein Premium-Telefonsekretariat. Kompetenten Sekretärinnen nehmen die Anrufe entgegen und bearbeiten diese genau nach Vorgaben.
- Preise auf Anfrage
- bietet auch Geschäftsadressen, Büros & Konferenzräume
Fazit
Ein virtuelles Sekretariat kann eine tolle Unterstützung für verschiedenste Unternehmen, Selbständige und Freelancer sein.
Es kann das Gefühl von Erreichbarkeit und Professionalität erhöhen und dir deinen Alltag definitiv erleichtern.
Die Nutzung ist günstiger, als eine eigene Arbeitskraft einzustellen, was besonders für kleine Firmen, Start Ups und Freelancer einen großen Vorteil bietet.
“Viele Kunden erwarten eine ständige Erreichbarkeit”
Gerade Einzelunternehmer können im Urlaub oder bei Krankheit so trotzdem Präsenz zeigen.
Ob ein Sekretariatsservice das richtige Tool für dein Business ist, kannst du am besten herausfinden, indem du es selbst testest.
Fast alle Telefondienstleister bieten eine kostenlose Testphase an - perfekt um zu schauen, ob der Service was für dich ist.
Wie löst du das Erreichbarkeitsproblem? Hast du einen der genannten Anbieter bereits ausprobiert?
Wir freuen uns über deine Erfahrung und deine Meinung in den Kommentaren!
Lies hier mehr über die digitale Selbständigkeit oder gezielt Artikel für Geschäftsführer.
Weiterführende Artikel:
besten Dank für dein Interesse am Thema virtuelles Sekretariat. Im Grunde geht es hier darum, dass du keine Personen bei dir vor Ort sitzen hast, die für dich deine Anrufe annehmen.
Du lagerst den Service aus und buchst digital deinen entsprechenden Agent dafür.
Der Artikel hat gut in unsere Themen-Reihe zu VoIP Telefonie ( https://www.digital-affin.de/blog/voip-telefonie/ ) und Call Center Software ( https://www.digital-affin.de/blog/call-center-software/ ) gepasst.
Die Anbieter stellen eine Marktrecherche da. Das ist daher kein ausführlicher Test. Es erleichtert dir allerdings den Einstieg in das Thema und du kannst dich mit den Sekretariat-Services beschäftigen, die für dich auf den ersten Blick gut passen.
Hoffe du findest dabei was.
Beste Grüße
Jan
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