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Zusammenfassung: So unterschreibst du Verträge digital und rechtssicher – welche Signaturstufe du brauchst, wann Schriftform gilt und welche Tools sich 2026 für den elektronischen Vertragsabschluss eignen. Inklusive Anbieter mit eIDAS-konformen Lösungen. |
Du möchtest Verträge digital unterschreiben – ohne Ausdrucken, Versenden und Warten auf die Post? 2026 ist das längst Standard in vielen Unternehmen. Damit dein Vertrag rechtswirksam ist, musst du aber die passende Signaturstufe wählen und einen eIDAS-konformen Anbieter nutzen.
In diesem Artikel erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du Verträge online unterschreibst, welche Signatur für welchen Vertragstyp gilt und welche Tools sich bewährt haben.
Wenn du Verträge nicht nur signieren, sondern den gesamten Lebenszyklus digital abbilden willst, lohnt sich ein Blick auf digitales Vertragsmanagement – von Erstellung bis Signatur.
Verträge digital unterschreiben – So geht's in 5 Schritten
Der Ablauf ist bei allen seriösen E-Signatur-Tools ähnlich – egal ob Kaufvertrag, NDA oder Arbeitsvertrag. Mehr zum technischen Hintergrund findest du im Artikel Digitale Signatur erstellen.
- Vertrag als PDF vorbereiten: Lade den fertigen Vertrag als PDF in dein Signatur-Tool hoch.
- Signaturstufe festlegen: Wähle EES, FES/AES oder QES – je nach Vertragstyp und rechtlichen Anforderungen.
- Unterzeichner einladen: Trage E-Mail-Adressen ein, lege die Signaturreihenfolge fest und platziere Signaturfelder.
- Digital unterschreiben: Alle Parteien erhalten einen Link, prüfen den Vertrag und setzen ihre elektronische Signatur.
- Archivieren: Das signierte PDF steht allen Beteiligten zum Download bereit – sicher und revisionssicher aufbewahren.
Der gesamte Prozess dauert oft nur Minuten statt Tage. Externe Unterzeichner brauchen bei den meisten Anbietern kein eigenes Konto.
3 Signaturarten – welche gilt für welchen Vertrag?
Seit dem 01.07.2016 regelt die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) elektronische Signaturen in Europa. Für Verträge relevant sind drei Stufen – ausführlich erklärt im Artikel Signaturtypen im Vergleich:
1. Einfache elektronische Signatur (EES / SES)
Die einfachste Form – z. B. eine eingescannte Unterschrift im PDF. Schnell und unkompliziert, aber schwache Beweiskraft und keine eindeutige Identifizierung. Reicht für Protokolle, interne Freigaben oder Bestellungen.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES / AES)
Der Standard für die meisten Geschäftsverträge 2026. Ein Algorithmus erzeugt aus dem Dokument einen Hash-Wert – eine einzigartige Prüfsumme. Wird das Dokument nachträglich verändert, stimmt der Hash nicht mehr. So ist die Integrität des Vertrags nachweisbar.
Der Empfänger kann die Authentizität prüfen: Stimmen die Hash-Werte von Signatur und Dokument überein, ist der Vertrag unverändert.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Funktioniert wie die FES, aber ein akkreditiertes Trustcenter erzeugt das Schlüsselpaar. Die QES ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichgestellt – nötig, wo das Gesetz Schriftform vorschreibt.
Für die meisten B2B-Verträge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES). QES brauchst du nur, wenn gesetzliche Schriftform greift.
In Deutschland gelten viele Verträge grundsätzlich als formfrei – du kannst sie auch digital und ohne gesetzliche Vorgaben unterschreiben. Dazu zählen unter anderem:
- Kaufverträge
- Dienstleistungsverträge und NDAs
- Bestellungen und Aufträge
- Willenserklärungen und Geschäftsbriefe
Für diese Verträge reicht in der Regel die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES), sofern beide Parteien dem digitalen Vorgehen zustimmen.
Bei bestimmten Vertragstypen schützt der Gesetzgeber eine Partei durch das Schriftformerfordernis. Dann ist nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) digital gleichwertig – oder du unterschreibst handschriftlich auf Papier:
- Mietverträge über mehr als ein Jahr (§§ 550, 578 Abs. 2 BGB) – siehe auch Mietvertrag digital unterschreiben
- Bürgschaften natürlicher Personen (§ 766 BGB)
- Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse (§§ 780, 781 BGB)
Sind beide Vertragsparteien mit einer QES einverstanden, kannst du praktisch jeden Vertrag digital unterschreiben – auch solche mit gesetzlicher Schriftform.
Steht dem digitalen Vorgehen nur eine Seite nichts entgegen, hilft die einseitige digitale Unterschrift weiter.
Einseitige digitale Unterschrift
Nicht jeder Vertragspartner möchte digital unterschreiben – aus Gewohnheit, Technikskepsis oder anderen Gründen. Das muss dich nicht zwingen, wieder zum Papier zu greifen.
So funktioniert der Ablauf:
- Du unterschreibst den Vertrag digital und sendest ihn elektronisch an deinen Vertragspartner. Bei formfreien Verträgen oder eingehaltener Schriftform ist das ein rechtskräftiges Angebot.
- Dein Gegenüber wählt: digital gegengezeichnet zurücksenden oder handschriftlich unterschreiben und per Post zurückschicken.
- Der Vertrag ist abgeschlossen und rechtsverbindlich – digital archivieren, das Papieroriginal bei Bedarf zusätzlich abheften.
- Bewahre Angebot und unterzeichneten Vertrag mindestens ein Jahr nach Vertragsende auf.
Tools zum digitalen Vertragsabschluss
Diese Anbieter erfüllen die eIDAS-Anforderungen und eignen sich 2026 zum digitalen Unterschreiben von Verträgen. Alle bieten EES, FES/AES und teils QES – kompakt zur Orientierung:
Skribble
Skribble ist ein in der Schweiz gehosteter Anbieter für Verträge weltweit – häufig für Arbeitsverträge, Kaufverträge und Jahresabschlüsse. DSGVO-konform, Signatur-Reihenfolge festlegbar, externe Unterzeichner ohne Extra-Konto. Ab 9 €/Monat. Skribble Erfahrungen
Signhost (ehemals Evidos)
Signhost bietet FES und QES mit höchster Nachweisform – Identifikation per Passport, SMS oder Video-Ident. Pay-as-you-go ab 90 €/Jahr für 100 Credits, kostenlose Variante mit 10 Credits. Signhost Erfahrungen
inSign
inSign – made & hosted in Germany, eIDAS-konform und TÜV-zertifiziert. QES und FES, Dokumentenvorlagen, Auditberichte. Ab 24,90 €/Monat (inSign 365). inSign Erfahrungen
ContractHero
ContractHero vereint Vertragsmanagement und elektronische Signatur – Verträge erstellen, versenden und Status in Echtzeit verfolgen. Ideal für HR, Einkauf und Vertrieb. ContractHero Erfahrungen
fynk
fynk erstellt Verträge im Online-Editor mit smarten Platzhaltern und lässt sie anschließend digital unterschreiben – SES, AES und QES. Kostenloser Einstieg, Tarife ab 19 €/Nutzer/Monat. fynk Erfahrungen
tegolySIGN
tegolySIGN integriert Vertrags-Signatur direkt in Microsoft Teams – eIDAS- und DSGVO-konform, Speicher in Deutschland. Ab 120 €/Nutzer/Jahr. tegolySIGN Erfahrungen
MOXIS
MOXIS von XiTrust richtet sich an Unternehmen ab 5 Personen – eIDAS-, DSGVO- und Schweizer Recht konform, Cloud oder On-Premise. Ab 22 €/Nutzer/Monat. MOXIS Erfahrungen
DocuSign
DocuSign ist der internationale Marktführer für elektronische Verträge – über 350 Integrationen, wiederverwendbare Vorlagen und Echtzeit-Prüfpfad. 30 Tage kostenlos testen, ab 9 €/Monat. DocuSign Erfahrungen
Weitere Anbieter
Daneben gibt es etablierte Alternativen – Erfahrungsberichte findest du im Software-Verzeichnis:
Alle Signatur-Tools im Überblick: Digitale Signatur im Software-Verzeichnis. Für die Verwaltung aller Verträge siehe Vertragsmanagement-Software.
d.velop sign ist zudem eine DSGVO-konforme Cloud-Lösung aus Deutschland – PDF und XML signieren, Integrationen mit Microsoft 365, SAP und DATEV.
Fazit: Verträge digital unterschreiben ist 2026 sicher und alltagstauglich
Verträge digital unterschreiben ist dank eIDAS rechtlich anerkannt – die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichwertig, die AES reicht für die meisten Geschäftsverträge. Tool wählen, PDF hochladen, signieren, fertig.
Deutsche, schweizerische und europäische Anbieter halten sich an DSGVO und eIDAS. Probiere die kostenlosen Testversionen aus und finde die Lösung, die zu deinem Vertragsvolumen passt.
Hast du schon Verträge digital unterschrieben? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Schreib gerne deine Meinung in die Kommentare!
Mehr Inspiration für Selbstständige, Geschäftsführer und Handwerker findest du auf Digital-Affin.
zu deinem Artikel muss ich sagen: Einfach super.
Als ich meine Recherche zu diesem Thema startete, bin ich zum Glück direkt hier gelandet und meine grundlegenden Fragen wurden vollständig beantwortet. Das passiert selten. :-) Die von mir zur Recherche eingeplante Zeit wurde so mehr als deutlich unterschritten. Echt super.
besten Dank für dein Feedback. Das macht uns sehr stolz und dankbar, dass unsere Arbeit geschätzt wird.
Unser Ziel ist es mit unseren Artikeln den Einstieg in das Thema Software und Digitalisierung zu vereinfachen und abzukürzen.
Hat hier ja perfekt geklappt.
Grüße
Jan
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