Verträge digital unterschreiben: Das musst du wissen!

Du möchtest einen Vertrag online unterschreiben? Bevor du starten kannst, gibt es einiges zu beachten. Sowohl rechtliche, als auch technische Hintergründe des Ablaufs sind wichtig zu verstehen, um eine qualifizierte Auswahl über Anbieter und Software treffen zu können. 

In diesem Artikel erkläre ich dir, wie eine elektronische Unterschrift so sicher wie eine handschriftliche auf Papier erzeugt wird, welche Verträge und mit welchen Anbietern du digitale Verträge unterschreiben kannst.

Falls du mit digitale Verträge bei dir im Unternehmen zu tun hast, solltest du dir auch das Thema digitales Vertragsmanagement ansehen. Dabei geht es um den gesamten Contract Lifecylce, von Erstellung bist Signatur.

3 Arten der E-Signatur - Aber welche Signatur ist für welchen Vertrag gültig?

Seit dem 01.07.2016 gilt in Europa und Deutschland die EU-Verordnung Nr. 910/2014, auch bekannt als eIDAS-VO. Sie regelt elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel, Zertifikate und Zustellung elektronischer Einschreiben.

Die Verordnung sieht folgende drei Arten der elektronischen Signatur vor, mit denen du online Verträge unterschreiben kannst:

1. Die einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist, wie der Name schon sagt, die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie ist unsicher, manipulierbar, von Dritten verwendbar, kopierbar und bietet keine Möglichkeit zur Identifizierung, reicht aber für Protokolle, Bestellungen, Anträge oder Ähnliches völlig aus. Die Lösung ist schnell und einfach, lässt sich aber nicht eindeutig einer Person zuordnen. Du kannst zum Beispiel einfach eine eingescannte Kopie deiner Unterschrift in ein PDF einfügen.

Grundsätzlich gilt für viele Verträge die Formfreiheit, d.h. es steht dir und deinem Gegenüber frei, welche Art der Signatur ihr bei Vertragsabschluss oder Willenserklärung verwendet. Bei einigen Vertragsarten schreibt das Gesetz jedoch eine Schriftform vor, die sogenannte Schriftformerfordernis.

In der Praxis ist die EES zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift und für Arbeitsverträge, Abmahnungen, Bewerbungen gültig.

2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die "nächste strengere" Art ist die FES. Datenmanipulation muss hier zweifelsfrei erkennbar sein. Außerdem muss die unterzeichnende Person belegen, dass die Unterschrift auch tatsächlich von ihr kommt und mit allen Sicherheitsmaßnahmen erzeugt wurde.

Beim Signieren errechnet ein Algorithmus aus dem Inhalt des Dokuments einen sogenannten Hash-Wert, eine einzigartige Buchstaben- und Zahlenreihenfolge. Der Algorithmus ist deterministisch, das bedeutet, aus gleichem Input erfolgt gleicher Output. Das wird genutzt, um zu überprüfen, ob die Datei integer, also nicht manipuliert ist.

Aus Hash-Wert und privatem Schlüssel wird eine einmalige Signatur erzeugt. Die Datei besteht nun aus Dokument und Signatur und ist bereit zum Versenden.

Der Empfänger kann das Dokument mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels einsehen.

Möchte er die Authentizität prüfen, erstellt er zuerst aus dem Dokument wieder den Hash-Wert. Nun nimmt er den öffentlichen Schlüssel und entschlüsselt die Signatur.

Sind die Hash-Werte von Signatur und Dokument identisch, ist das Dokument integer.

3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES funktioniert im Großen und Ganzen gleich, wie die FES, allerdings mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied: Ein vertrauenswürdiger Zertifizierungsanbieter erzeugt das Schlüsselpaar, wobei der private Schüssel nach Einlesen in die Signaturkarte sofort wieder gelöscht wird. Jedes Schlüsselpaar ist einmalig.

Die Trustcenter unterliegen in Deutschland der Kontrolle der Bundesnetzagentur, die diese akkreditiert. Eine von akkreditierten Trustcentern erzeugte Signatur ist rechtlich mit einer Unterschrift auf Papier gleichgestellt.

Diese Verträge darfst du NICHT elektronisch unterschreiben

Wie schon erwähnt, gilt in Deutschland für viele Verträge die Formfreiheit.

Für

• Rechnungen,
• Einzugsermächtigung,
• Kaufverträge,
• Bestellungen,
• Verbraucherdarlehen,
• Willenserklärungen,
• Gerichtsdokumente,
• Stornierungen,
• Aufträge und
• Geschäftsbriefe

sieht der Gesetzgeber keine Form vor.

Diese können also auch digital und ohne gesetzliche Vorgaben unterschrieben werden. Die Vertragspartner einigen sich auf eine Form.

Bei bestimmten Vertragsformen steht der Schutz einer der beiden Vertragsparteien im Vordergrund, weshalb eine Schriftform gesetzlich vorgegeben ist.

Darunter fallen:

• Mietverträge über ein Jahr gemäß §§ 550, 578 Abs. 2 BGB,
• Bürgschaften einer natürlichen Person gemäß § 766 BGB,
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse gemäß § 780 und 781 BGB.

Lies auch den Artikel zu Mietvertrag digital unterschreiben bzw. auch ob du einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben kannst?

Diese Verträge dürfen nur mit einer QES digital unterschrieben werden.

Solange also beide Parteien mit einer QES einverstanden sind, darfst du JEDEN Vertrag digital unterschreiben.

Doch was ist, wenn dein Gegenüber nicht elektronisch unterschreiben möchte?

Einseitige digitale Unterschrift

Nicht jedes Unternehmen und jeder Vertragspartner möchte digitale Lösungen nutzen. Ob aus Vertrauensgründen, wobei es die QES so sicher ist wie eine handschriftliche auf Papier, aus generellem Technikunverständnis oder aus anderen Gründen.

Das bedeutet nicht, dass du auch handschriftlich auf Papier schreiben musst.

Der Ablauf ist folgendermaßen:

• Du unterschreibst mit einer digitalen Signatur und verschickst den Vertrag in ebenfalls digitaler Form an deinen Vertragspartner. Hältst du die Schriftformerfordernis ein oder es gilt keine, ist dies ein rechtskräftiges Angebot.

• Dein Vertragspartner erhält das Angebot auf digitalem Wege. Nun hat er die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

1. Er unterschreibt digital und sendet den Vertrag zurück.
2. Er unterschreibt handschriftlich und sendet den Vertrag per Post zurück.

• Der Vertrag ist abgeschlossen, wirksam und rechtsverbindlich.

1. Da der Vertrag digital unterschrieben wurde, kannst du ihn digital speichern (oder zur Sicherheit noch ausdrucken).
2. Behalte das Original und hefte es ab. Zusätzlich kannst du den Vertrag digitalisieren.

• Bewahre das Angebot, sowie den beidseitig unterschriebenen Vertrag mindestens noch bis ein Jahr nach Ende der Vertragslaufzeit auf.

Anbieter

Bei meiner Recherche habe ich sehr viele Anbeiter finden können. Einige stelle ich im Folgenden genauer vor, weitere findest du im Digital-Affin Verzeichnis.

Skribble

Skribble ermöglicht es dir, Verträge digital zu signieren. Das in der Schweiz gehostete Tool ist weltweit einsetzbar und wird häufig für Arbeitsverträge, Kaufverträge und Jahresabschlüsse eingesetzt.

Features:

• Zusammenarbeit mit Vertrauensdienstleistern Swisscom und A-Trust (nach eIDAS und Schweizer Recht)
• DSGVO-konform
• AES-256-Encryption
• ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
• Signatur-Reihenfolge festlegen
• persönliche Nachrichten hinzufügen
• externe Unterzeichner brauchen kein extra Konto
• via API an eigene Systeme anbinden
• SSO
• QES, FES und EES

Kosten:

Skribble bietet diese vier Preismodelle an:

1. Individual: 9 € pro Monat für ein Mitglied. Beliebig viele einfache elektronische Signaturen (EES). Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gegen Aufpreis.
2. Team: ab 23 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 72 FES oder QES. Des Weiteren kannst du Mitglieder verwalten und hast die Möglichkeit zur Anbindung via API.
3. Pro: ab 36 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 120 FES oder QES. Zusätzlich zu den Leistungen des Team-Plans erhältst du im Pro-Plan weitere Integrationsmöglichkeiten, Single-Sign-On oder die Option Skribble’s Plattform mit eurem Logo zu versehen (Company Branding).
4. Scale: Preis auf Anfrage. Für Teams, die eine personalisierte Lösung brauchen. 

Signhost (ehemals Evidos)

Die elektronische Signatur gibt es bei Signhost als fortgeschrittene und qualifizierte Variante. Damit hast du höchste Sicherheit bei deinen Unterschriften. 

Features: 

• Elektronische Signatur per FES und QES
• Digitale Identifikation per ID-Lösung
• Online-Verifizierung von Namen und Adresse, Altersüberprüfung, etc.
  
• API-Integration möglich
• Mehrere Unterzeichner und Dokumente
• Mehrsprachige Einstellung

Kosten:

Die Kosten werden bei Evidos über Credits berechnet. Mit dem Pay-as-you-go Modell behältst du stehts den Überblick. Es gibt eine kostenlose Variante mit 10 Credits. Darüber hinaus gibt es mehr Features und mehr Credits ab ab 90 € pro Jahr. 

inSign

inSign ist eine E-Signatur-Lösung made & hosted in Deutschland. Das Tool ist DSGVO-konform und rechtssicher.

Features:

• QES und FES
• AES-256 und RSA-2048 Verschlüsselung
• Beweisbarkeit der Unterschrift
• eIDAS-konform und TÜV-zertifiziert
• cloudbasiert, aber auch mit App nutzbar
• Dokumentenvorlagen
• Status-Benachrichtigungen
• Auditberichte
• Exportmöglichkeiten
• 11 Sprachen
• REST API-Schnittstelle

Kosten:

Für Einzelpersonen und Selbstständige gibt es das inSign 365 Paket für 24,90€ monatlich. Für Unternehmen und Teams gibt es inSign connect und inSign Enterprise. Die Preise für die beiden Pakete sind individuell und auf Anfrage zu erhalten.

d.velop.sign

d.velop.sign ist ein DSGVO-konformes, deutsches Tool, mit dem du online Verträge unterschreiben kannst. Die Lösung ist cloudbasiert, weshalb keine extra Soft- oder Hardware nötig ist. d.velop.sign ist mehrfach zertifiziert. Bei jedem neuen Release wird die Zertifizierung erneut durchgeführt.

Features:

• PDF und XML signieren
• externe Unterschriften einholen
• Prüf- und Verwaltungsfunktion
• einfache Administration
• physische Signatur vor Ort möglich
• Integrationen mit: Asseco, DATEV, Salesforce, SAP, DIAMANT, GWS, Infor, Sage, Microsoft 365 und Dynamics 365

Kosten:

7 Tage lang kannst du d.velop.sign kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl aus dem Basic (38,90€/Monat) oder Business Paket (59,90€/Monat).

fynk

Verträge werden mit fynk direkt im Online-Editor per WYSIWYG erstellt und können anschließend digital unterschrieben werden. Smarte Platzhalter machen es dabei sehr einfach, immer wiederkehrende Verträge zu erstellen und die Personen zum Signieren dazu einzuladen. 

Features: 

• Digitale Unterschrift – SES, AES und QES möglich
• Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern
• Verträge automatisch erstellen und signieren lassen
• KI-Analyse von Verträgen

Kosten: 

Kostenlose und unverbindliche Demo-Vereinbaren. Im Demotermin bekommst du einen guten Einblick, wie die Software in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann. 

tegolySIGN

Besonders für Unternehmen, die mit Microsoft Teams arbeiten, ist tegolySIGN eine tolle Lösung, um Verträge digital zu unterschreiben. Das deutsche Tool ist so in MS Teams integriert, dass du direkt darüber Verträge zum Signieren verschicken kannst. Dein Gegenüber braucht nicht zwingend Teams, um den Vertrag gegenzuzeichnen. 

Features: 

• DSGVO & eIDAS konform
• MS Teams Integration
  
• Speicher nach ISO 27001 in Deutschland
  
• Signatur Vorlagen
  
• unlimitiert rechtsgültige Signaturen
  

Kosten: 

Der Tarif SIGN Basic liegt bei 120 € pro Jahr pro Nutzer. Darüber hinaus gibt es auch einen umfangreicheren SIGN Enterprise Tarif für 360 € pro Jahr und Nutzer. 

MOXIS

Die Software MOXIS von XiTrust ermöglicht es dir, digitale Verträge zu unterzeichnen. Das Unternehmen ist Miteigentümer der staatlich anerkannten Zertifizierungsanbieter A-Trust und hat insgesamt 4 Standorte, alle in der DACH-Region.

Features:

• mehrere Dokumente in einem Vorgang signieren
• Formularfelder und individuelle Workflows
• Zwei-Faktor-Authentisierung
• eIDAS-, DSGVO-, E-DSG- und ZertES-konform
• APi für unkomplizierte Integration
• cloudbasiert oder On-Premise

Kosten:

Für Einzelpersonen ist MOXIS nicht geeignet. Ab 5 Personen gibt es das Professional Cloud Paket für 22€ pro Nutzer. Die Preise für Enterprise Cloud und Enterprise On-Premise erhältst du auf Anfrage.

Frama RSign

Frama RSign ist ein E-Signatur Service aus der Schweiz, mit dem du Vereinbarungen, Laufzettel und Verträge digital, sicher und nachweisbar managen kannst.

Features:

• DSGVO- und eIDAS konform
• FES
• Berechtigungskonzept & Zugriffsverwaltung
• Dokumentenerstellung per Drag-and-Drop
• Dokumentenvorlagen
• individuelle Workflows und Regeln
• API REST Integration
• Massenversand

Kosten:

Für bis zu 3 Unterschriftsvorgänge pro Monat ist RSign kostenlos. Rechnest du mit mehr Unterschriften hast du die Auswahl zwischen dem RSign 365 Paket (1 Nutzer), dem RSign Standard Paket (max. 25 Nutzer) und dem Enterprise Paket mit unbegrenzten Nutzern. Die Preise erfährst du auf Anfrage.

DocuSign

DocuSign ist eine deutsche Software, mit der du Verträge elektronisch unterschreiben kannst. Das 2003 gegründete Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Features:

• Integration mit Dropbox, Google Drive und mehr
• wiederverwendbare Vorlagen
• automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Teamberichte
• Echtzeit-Prüfpfad
• individuelles Branding
• Massensendungen
• Anhänge, Kommentare und Felder zum Zusammenarbeiten
• cloudbasiert

Kosten:

DocuSign kannst du 30 Tage kostenlos testen. Entscheidest du dich nach der Testphase für die Lösung, hast du die Auswahl aus den Paketen “Persönlich” für 14€ pro Monat (9€ bei jährlicher Zahlung), “Standard” für 39€ pro Monat (23€ pro Jahr), "Business Pro” für 62€ pro Monat (38€ pro Jahr) und erweiterten Lösungen für Enterprises.

Yousign

Mit Yousign unterschreibst du Dokumente online in nur wenigen Minuten. Die französische Lösung ist 100% DSGVO- und eIDAS-konform.

Features:

• EES, FES und QES
• in Europa gehostet
• automatisierte Erinnerungen
• Integration in bestehende Systeme mit API
• automatisierte Workflows
• Echtzeitverfolgung
• sicher und rückverfolgbar
• Kollaborationsfunktionen
• Rollen und Berechtigungen
• Yousign-App

Kosten:

Yousign bietet die Cloud Lösung bzw. App und die API separat an. Die Preise für die Cloud Lösung reichen von 9€ pro Monat bis zu 40€. Eine Enterprise Version mit individuellem Preis und Angebot existiert. Die Integration und das Testen der API ist kostenlos, möchtest du sie im Betrieb verwenden, skalieren die Preise mit der Anzahl an monatlich benötigten Unterschriften.

Weitere Anbieter zum Thema Digitale Signatur erstellen

Es gibt echt viele Anbieter, mit denen du eine Signatur erstellen kannst. Eine Auswahl habe ich in diesem Artikel beschrieben. Tiefer ins Thema bin ich auch im Artikel allgemein zu eine digitale Signatur erstellen eingestiegen. 

Fazit - Verträge digital signieren ist genauso sicher wie handschriftlich

Dank dem QES-Verfahren mit zwischengeschaltetem Vertrauensdienstleister sind digitale Unterschriften genauso sicher, wie handschriftliche.

Selbst in Deutschland, wo das Wort “Digitalisierung” in Behörden und Unternehmen Angstschweiß hervorruft, sind digital unterschriebene Verträge rechtsgültig.

Glücklicherweise gibt es viele deutsche, schweizer und europäische Anbieter, die sich per Default an die Vorgaben der DSGVO und eIDAS bzw. der strengen Schweizer Datenschutz- und Vertragsgesetze halten müssen.

Hast du schon einmal digital Verträge unterzeichnet? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Handwerker, Privatnutzer, Immobilienkundige und Geschäftsführer wissen? Dann schau bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.