Teams produktiver machen – ein digitaler Ansatz! [Showcase]

Klare Kommunikation sowie regelmäßiger Austausch machen Teams produktiver. Aber wie lässt sich diese Produktivität unter Mitarbeitern auf das nächste Level bringen?

In einem Showcase stelle ich dir in diesem Artikel einige Features vor, die deine Prozesse beschleunigen und die Zufriedenheit deines Teams beim Arbeiten steigern werden.

Wenn nichts zusammen passt

Je größer das Team wird, desto komplexer werden auch die Prozesse. Das ist logisch, denn immer mehr Parteien sind an einem Ergebnis beteiligt und jeder hat ja auch seinen eigenen Kopf.

Als Selbstständiger ist das noch einfach. Du hast eine Idee, beginnst mit der Planung und setzt diese bis zu einem fertigen Ergebnis um.

Im Team kann vieles schief gehen. Nehmen wir als Beispiel eine Marketing Agentur.

Beispiel 1: Unzureichende Kommunikation

Ein Mitarbeiter arbeitet an einer PowerPoint Folie für eine Kundenpräsentation. Jedoch wurde der Termin für die Präsentation und die Vorstellung des Konzepts abgesagt und nicht überall kommuniziert. Der Mitarbeiter verschwendet seine Zeit und ist somit nicht produktiv für das Team.

Beispiel 2: Fehlende Organisation

Ein anderes Beispiel sind unzureichend zugeteilte Aufgaben. Dabei kann es passieren, dass eine Recherche von zwei Personen erledigt wird oder, dass bei der Umsetzung einer Marketing-Kampagne einzelne Schritte ganz vergessen werden. Es hat sich keiner angesprochen gefühlt ist dann die Entschuldigung.

Gute Zusammenarbeit beruht darauf, dass jeder im Team weiß, was wann zu tun ist. So arbeitet das Team gemeinsam produktiver.

Digitale Projektmanagement-Tools visualisieren diese Aufgaben und geben dem Team einen Überblick, um produktiver zu arbeiten.

Die zentralen Ansatzpunkte für produktive Teams

Egal wie groß das Team ist, es gibt einige zentrale Ansatzpunkte, die immer zu beachten sind. Mit Hilfe dieser ist der erste Schritt zu mehr Struktur und einer besseren Produktivität im Team fast automatisch gegeben.

1. Klare Ziele stecken

Damit jeder im Team abgeholt ist und ein einheitliches Verständnis darüber herrscht, was am Ende herauskommen soll, sind klare Ziele zu setzen. Dabei kann ein großes Ziel sich zunächst fremd und unerreichbar anfühlen.

Ein Hilfsmittel dagegen ist, sich das große Ganze aufzuteilen in kleinere Meilensteine, welche einfacher erreicht werden können.

So besteht ein Projekt am Ende aus vielen kleinen Aufgaben und Zielsetzungen, von denen jede gleichermaßen gefeiert werden kann.

Gemeinschaftlich und kollaborativ sollte ein Team diese Ziele festsetzen.

Ein Ziel ist das Ergebnis, der wahre Wert ist allerdings die Teamarbeit auf dem Weg dorthin!

2. Verantwortlichkeit und Zuständigkeit bestimmen

Ein in viele Schritte zerlegtes Projekt kann einfacher auf mehrere Teammitglieder aufgeteilt werden. Größere Aufgaben Blöcke können dabei einem Manager zur Verantwortlichkeit unterliegen, jedoch bestimmt dieser schlussendlich einen Zuständigen.

Produktive Teams wissen genau, welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter erledigt werden. Jeder im Team hat somit auch die Chance sich Unterstützung zu holen, falls einzelne Leute nicht ausgelastet sind.

Wer, was und wann zu tun hat wird in der Regel in wiederkehrenden Meetings beziehungsweise Jour Fixes besprochen.

3. Regelmäßige Kommunikation

Bei produktiven Teams gilt es die klassische Meeting-Kultur zu durchbrechen. Meetings sind für den Austausch und die Wissensweitergabe da. Leider kommt es viel zu oft vor, dass zu jeder Kleinigkeit Meetings abgehalten werden, die schlussendlich zu keinem klaren Ergebnis führen.

Zeitfressende Meetings sind daher abzuschaffen.

Ein wöchentlicher Call als Videokonferenz oder ein wöchentliches Meeting kann genügen, um den aktuellen Stand für alle Teilnehmer am Projekt klarzustellen. 

Die Kommunikation sollte sich nicht ausschließlich auf Meetings beschränken sondern auf einem zielgerichteten Austausch basieren. Je öfter und schneller die Mitarbeiter sich austauschen können, desto effektiver und schneller kommt ein Projekt voran.

Remote Teams haben hier eher eine Herausforderung, doch lässt sich diese heutzutage mit den richtigen Tools digital bestens lösen. Für remote Teams bieten sich beispielsweise ein virtuelles Büro oder auch virtuelles Coworking sehr gut an.

Wenn du dich mit deinem Team für ein Brainstorming o. ä. zusammenfindest, kann auch ein Online Whiteboard Tool sehr hilfreich sein.

4. Überblick über den neuesten Stand haben

Mit einem wöchentlichen Meeting bekommt das Team alle Informationen über den aktuellen Stand. Das schafft ein Gemeinschaftsgefühl, so dass alle am gleichen Strang ziehen.

Es ist wichtig, Mitarbeiter über Änderungen und erreichte Ergebnisse zu informieren und eine persönliche Wertschätzung dabei zu zeigen.

Damit Mitarbeiter auch während eines Projekts produktiv sind und immer auf dem richtigen Weg bleiben gilt es eine Orientierung zu geben. Das lässt sich in wie mit dem Polarstern vergleichen, durch welchen sich Seeleute früher ideal orientieren konnten.

Solch ein Polarstern kann heutzutage digital mit einem Tool aufgesetzt werden, wodurch die Ziele visuell abgebildet werden. Das optimiert die Prozesse und steigert die Produktivität im Team.

Projektgeschäft digital verwalten am Beispiel von awork.io

Kommen wir zurück auf unser Beispiel einer Marketing Agentur. Projekte sind hier ein täglicher Bestandteil, in welchen für Kunden Kampagnen geplant und umgesetzt werden.

Als digitales Instrument, um in der Agentur produktiver und zielstrebiger zu arbeiten wählen wir das Online-Tool awork.

Anhand dieses Beispiels gehen wir im Folgenden darauf ein, welche Funktionen Sinn ergeben und das Arbeiten im Team digitalisieren.

Agil arbeiten: Digitale Boards für mehr Struktur

Ein bekanntes Mittel, um als Unternehmen strukturiert zu arbeiten ist Kanban. Diese Methodik kommt zwar aus der Softwareentwicklung, lässt sich aber auch für Projekte in anderen Bereichen einsetzen.

Der Ansatz dahinter ist, dass Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus visualisiert werden. Jedes Team-Mitglied hat dadurch zu jeder Zeit den vollen Überblick, welche Aufgaben sich wie gut entwickeln.

Bei awork ist das in einem sehr modernen und ansprechenden Design dargestellt. Es lassen sich Projekte anlegen, die wiederum einzelne Aufgaben zum Erreichen des Projekts beinhalten.

• In Planung
• Läuft
• Geschlossen

Unter diesen drei Spalten sind alle Aufgaben einzugliedern. Jede Karte hat dabei einen Verantwortlichen, der für die Erfüllung zuständig ist. Ändert sich der Status einer Aufgabe, kann diese ganz einfach per Drag & Drop verschoben werden.

In unserem Beispiel der Marketing Agentur sind die Rollen und Aufgaben klar verteilt. Es kümmert sich jemand um den E-Mail Versand via Newsletter und einer E-Mail Serie, um Bestandskunden auf dem Laufenden zu halten und damit neue Projekte zu akquirieren. 

Und andere Mitarbeiter sorgen für regelmäßig neuen Content, um neue Interessenten anzuziehen und Futter für bestehende Follower zu bieten. 

Wiederum ein anderer Mitarbeiter sorgt mit den richtigen Kampagnen, dass genügend Leser und Interessenten für die Inhalte und die Themen auf der Website zur Verfügung stehen. 

Für ein produktiveres Arbeiten im Team ist demnach ein klares Ziel gesetzt sowie die Zugehörigkeit eindeutig definiert.

Interner Chat mit Bezug zum Projekt

Alle Inhalte zu einem Projekt werden an einem digitalen Ort diskutiert beziehungsweise festgehalten. So hat jeder Mitarbeiter den Überblick zum aktuellen Stand.

Die Marketing Agentur aus unserem Beispiel kann zum Beispiel in einem Meeting gemeinsam auf den Status schauen und die offenen Punkte besprechen. Idealerweise ergeben sich hierbei im Team Synergien, wodurch sich die Mitarbeiter gegenseitig unterstützen können.

Der Chat in awork bietet hierzu einen klaren Verlauf. Mit der Funktion, Dokumente hochzuladen sind alle wichtigen Daten beisammen. Langes Suchen über wichtige Informationen ist somit abgeschafft und die Effizienz wird gefördert.

Schnelle und regelmäßige Kommunikation ist damit für mehr Produktivität definitiv gegeben!

Workflows durch Integration automatisieren

Ein Thema, welches ich als fortgeschritten einstufe ist, sich im Unternehmen Workflows und Automatisierungen einzurichten.

Dieser Schritt hebt die Produktivität nochmals auf ein ganz neues Level.

Smarte Benachrichtigungen

Zum einen bietet awork hierfür smarte Benachrichtigungen. Deine Mitarbeiter werden demzufolge über wichtige Ereignisse automatisch informiert. Das kann zum Beispiel das zuweisen einer neuen Aufgabe sein oder die Erinnerung über die ausstehende Zeiterfassung für ein Kundenprojekt.

Benachrichtigungen über Zapier

Zum anderen lassen sich mit Zapier und Webhooks auch Daten zwischen awork und anderen Tools ganz simpel austauschen. Mit solchen Integrationen und den daraus resultierenden Automationen wird deinen Mitarbeitern zum Beispiel Verwaltungsarbeit abgenommen.

Benachrichtigungen per Slack

So kannst du beispielsweise auch die Benachrichtigungen über Slack synchronisieren. Dein Team bekommt dann dort in einem Channel eine Nachricht, wenn etwas in awork passiert ist. Das bietet sich besonders für die Unternehmen an, die Slack für ihre interne Unternehmenskommunikation einsetzen.

Alternativ lässt sich die Benachrichtigung auch per E-Mail versenden. Mit der Integration von Zapier kann eine Automatisierung eingerichtet werden, dass wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, eine Mail versendet werden soll.

Hast du beispielsweise eine Korrekturschleife, so kannst du deine Aufgabe verschieben und der nächste Mitarbeiter erhält eine Nachricht mit allen wichtigen Infos.

Neue Tasks automatisiert anlegen

Ein ganz anderes Beispiel ist, dass du dein Projektmanagment-Tool awork mit deinem CRM-System verknüpfst. Neue im CRM eingetragene Projekte lassen sich dann automatisch auch in awork integrieren und anlegen. Das erspart dir einen Arbeitsschritt und garantiert die Richtigkeit beider Systeme.

Es spielt also keine Rolle, wie die aktuellen Prozesse in deinem Unternehmen aussehen, awork kannst du so anpassen, dass du produktiver mit deinem Team arbeiten kannst.

Mobiler Zugriff für unterwegs

In digitalen Jobs ist die Arbeit in der Regel immer präsent. awork bietet dafür mit einer mobilen App den perfekten Überblick und eine Möglichkeit zur schnellen Kommunikation. Besonders in Jobs, die immer mobiler werden und teils mit dem Tablet oder Smartphone erledigt werden, ist der mobile Zugriff wichtig.

Für das Management eines Projekts ist auf eine App daher nicht zu verzichten.

Trotzdem sollte den Mitarbeitern klar gesagt werden, dass eine ständige Erreichbarkeit nicht erwünscht ist und eher die Produktivität schädigt, als diese fördert. 

Klare Zeiten der Erreichbarkeit geben dem gesamten Team die Möglichkeit effizient miteinander umzugehen und dadurch Aufgaben schnell und sinnvoll zu erledigen. 

Fazit: Mach dein Team mit awork produktiver

Du merkst sicherlich Produktivität hängt heutzutage auch davon ab, wie gut Prozesse strukturiert sind und wie einfach sich im Team kooperieren lässt.

Beides ist mit der Digitalisierung und den angebotenen Tools möglich. Mit dem Projektmanagement-Tool awork kannst du die elementaren Ansatzpunkte für produktiveres Arbeiten unterstützen und dein Team auf das nächste Level bringen.

Du kannst awork dafür sogar kostenlos testen und dir selbst ein Bild machen, ob es deinen Anforderungen entspricht.

Welches Feature siehst du für die Produktivität im Team am wichtigsten? Ist es der Überblick über alle To-Dos oder doch die schnelle und einfache Kommunikation? Oder vielleicht etwas ganz anderes? Schreib mir mal deine Einschätzung in die Kommentare, damit du, ich und alle anderen Leser davon profitieren können.