Papierloses Büro starten – Anleitung zu 100% Tool-Einsatz

Ordner, Post, Belege, Notizzettel, Druckerpapier, Prospekte, der obligatorische Stehkalender – aus einem gewöhnlichen Büro ist Papier kaum wegzudenken.

833 Blatt Papier verbraucht ein Mitarbeiter pro Monat. Das sind fast 10.000 Blatt Papier pro Jahr!

Die Lösung: Ein papierloses Büro

Das papierlose Büro gehört zum Bereich “New Work”.

“New Work” bedeutet mehr Selbständigkeit, Handlungsfreiheit und Flexibilität in Arbeit und Arbeitsorganisation.

Wie der Name schon sagt, verzichtest du beim papierlosen Büro auf Papier. Und zwar am besten komplett!

Ist dir das zu viel auf einmal, kannst du dich auch an dem papierminimierten Büro orientieren. Der Unterschied ist, dass du da nur versucht, so gut wie möglich auf Papier zu verzichten. Das bedeutet für dich weniger Aufwand - und trotzdem viele Vorteile.

Wie soll so ein papierloses Büro also aussehen und vor allem funktionieren?

Das Zauberwort: Digitalisierung

Die Digitalisierung beschäftigt nicht nur den Mittelstand sondern jedes Unternehmen. 

Benötigt werden ohnehin nur die vom bisherigen Trägermedium Papier losgelösten Informationen, die du digital um einiges platzsparender und übersichtlicher verwalten kannst.

So schonst du nicht nur die Umwelt, sondern machst dich auch unabhängig von einem speziellen Raum und kannst arbeiten, wo auch immer du Lust hast.

Eins, zwei, papierfrei?

Die Anleitung - So gelingt dir der Umstieg

Gleich einmal vorweg: Der Umstieg ist meist die größte Hürde, die du bei der papierlosen Arbeit bewältigen musst. Um ihn dir so einfach wie möglich zu machen, findest du hier alles zu den wichtigsten Themen beim Umstieg auf das papierlose Büro.

Der Zeitpunkt

Am besten steigst du so früh wie möglich auf die Technik um. Je weniger Dokumente du zu digitalisieren hast, desto besser. Lege dir aber unbedingt einen Tag X fest, ab dem du alle neuen Dokumente digitalisierst. So vermeidest du, dass du zwar die alten Dateien ins System einspeist, aber durch das Aufkommen der neuen Dateien nie mit der Digitalisierung fertig wirst.

Die Dauer

Die Dauer hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter dein Unternehmen hat bzw. wie umfangreich deine zu digitalisierenden Dokumenten-Berge sind und wie schnell ihr arbeitet. Damit die Arbeit schnell vonstatten geht, solltest du unbedingt die passende Technik parat haben und deine Mitarbeiter ausführlich über ihre Aufgaben aufklären.

Der Aufwand

Am Anfang ist der Aufwand am größten: Die Dokumente müssen digitalisiert werden, neue Softwares eingeführt und neue Arbeitsweisen und -prozesse geschaffen werden. Wenn aber erstmal Routine entsteht, arbeitet dein Unternehmen effektiver und du sparst viel Geld, Zeit und Ressourcen.

Die Ausrüstung

Wie viel Geld du in Summe für Tools und Anschaffungen investieren musst und wie viel die Tools einzeln kosten hängt hauptsächlich von den Anforderungen an dein Unternehmen und der Menge an zu digitalisierenden Dokumenten ab. Gerade für den Anfang gibt es aber einige kostenlose Tools und Softwares, die ich dir später im Artikel auch noch zeige.

Das Mindset

Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten ist es wichtig, dass von Anfang an das richtige Mindset herrscht. Damit alle an einem Strang ziehen solltest du vorher mit deinen Mitarbeitern sprechen und ihnen vermitteln, wieso du dich für das papierlose Büro entschieden hast und welche Vorteile sich daraus ergeben. Außerdem sollte der Umstieg immer mit dem Chef beginnen, der dann als Vorbild für die Mitarbeiter fungiert.

Die Gesetzeslage

Wenn du auf das papierlose Arbeiten umsteigst, dann sollten ein paar Gesetze und Vorgehensweisen in deinen Fokus rücken:

• Nimm den Datenschutz ernst! Investiere in sichere Technologie und informiere dich zu den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
• Frage nach, welche weiteren Gesetze individuell für dich und dein Unternehmen relevant sind, da das sehr unterschiedlich ausfallen kann
• Überlege dir, wie du mit Schriftformerfordernissen, schriftlichen notariellen Beglaubigungen und Verträgen umgehst. Vieles geht bereits digital, z.B. mit digitalen Signaturen, aber eben nicht alles.

Die Hindernisse

Bereite dich besser jetzt schon auf möglich Hindernisse vor, damit sie dich nicht erwischen, wenn du nicht damit rechnest:

Deine Mitarbeiter sind skeptisch. Weihe sie am besten von Anfang an in deine Pläne mit ein, damit ihr alle an einem Strang zieht und es für keinen unvorhergesehen kommt.

Du digitalisierst planlos drauf los. Erstelle dir unbedingt einen Plan, in dem du notierst, wer was bis wann erledigt haben soll, welche Dokumente zuerst eingescannt werden sollen und wie ihr am besten vorgeht. Digitalisiere nicht einfach planlos drauf los!

Du ertrinkst in Arbeit. Gerade bei größeren Unternehmen solltest du auf einen Anbieter zurückgreifen, der die Digitalisierung für dich erledigt. Das spart Zeit und Energie, die du in Wichtigeres stecken kannst

Du denkst nicht an die Kleinigkeiten. Zum Beispiel solltest du dir und deinen Mitarbeitern Tablets zulegen, auf denen ihr auch unterschreiben könnt. Sonst müsstest du die Dokumente ausdrucken, um sie dann unterschrieben wieder einzuscannen. Du verstehst, was ich meine, oder?

So gehst du konkret vor

Wenn du dein Büro digitalisieren möchtest, solltest du nach folgender Reihenfolge vorgehen:

1. Erörtere den aktuellen Stand: Wie viel Arbeit ist zu tun und welche Kapazitäten stehen zur Verfügung?
2. Definiere das Ziel und lege fest, wie dein papierloses Unternehmen am Ende aussehen soll
3. Führe Schritt für Schritt den Übergang zum papierlosen Büro durch.

Wie du die bestehenden Dokumente am besten digitalisierst

Orientiere dich nicht an dem Alphabet. Stattdessen solltest du von diesen Kunden alle Unterlagen in einem Schwung digitalisieren:

• Die 20 Prozent deiner Kunden, die am wichtigsten für dein Unternehmen sind
• Die 20 Prozent der Kunden, mit denen du den meisten Kontakt hast

Alle anderen Dokumente scannst du erst dann ein, wenn du sie in der Hand hältst.

Nach einem Jahr kannst du nachsehen, welche Akten noch übrig sind. Wenn du sie ein Jahr lang nicht gebraucht hast, kannst du den Großteil wahrscheinlich im Archiv lagern oder ganz wegwerfen.

Mit welchen Must-Have Tools du dir die Digitalisierung der Dokumente und die interne und externe Kommunikation leicht machst und welche Hardware für das papierlose Büro geeignet ist, zeige ich dir jetzt.

Altes Einscannen

Natürlich benötigt die Umstellung auf ein Büro ohne Papier Zeit und einen guten Plan. Vor allem, wenn du kein Startup gründest, sondern bereits Schränke voll Ordner mit Angeboten und Belegen hortest.

Als erstes gilt es, bereits bestehende Dokumente zu digitalisieren und neu hinzukommende erst gar nicht in Papierform zu erhalten. Um Dokumente oder auch Briefe zu digitalisieren brauchst du einen Dokumentscanner, zum Beispiel deinen ganz normalen Scanner im Büro oder Scanapps wie:

• Scanbot
• ScannerPro
• Scannable

Du benötigst dafür Zeit und einen großen Papierkorb. Außerdem solltest du unbedingt daran denken, Optical Character Recognition (OCR = Texterkennung) als Qualität zu wählen, um eine spätere Suche innerhalb der Dokumente zu ermöglichen.

Auf meinem Smartphone ist die App Scannable installiert. Die Qualität der Scans ist bei Dokumenten sehr gut. Die App selbst führt keine OCR Erkennung durch, dafür lade ich die Scans allerdings direkt zu Evernote hoch.

Alternativ kannst du auch einen Scandienstleister beauftragen, der all deine Dokumente digialisiert.

Nicht ohne meine Cloud

Ist der Papierberg erst digitalisiert, möchte er natürlich auch gespeichert und die digitalen Dateien organisiert werden. Praktisch wäre es obendrein, von überall darauf zugreifen zu können und zwar nicht nur du, sondern auch etwaige Mitarbeiter.

Auch dafür gibt es eine Lösung: der Cloud Speicher.

Der Cloud-Speicher funktioniert so, dass dir Speicherplatz, Rechenleistung und verschiedene Anwendungssoftware im Internet bereitgestellt werden und du dir diese Ressourcen auf deinem PC sparen kannst.

Für die Cloud sollten sich also Leute entscheiden, die mehr Speicherplatz, eine bessere und schnellere Leistung und einen ortsunabhängigen, unkomplizierten Zugriff auf ihre Dokumente und Dateien möchten.

Wie du den passenden Cloud-Anbieter findest, hängt ganz von deinen persönlichen Anforderungen an den Service ab. Ich nutze zum Beispiel Google Drive, aber auch Dropbox oder OneDrive sind sehr beliebt.

So gut ist Dropbox

Allgemein befindet sich Dropbox im Mittelmaß. Dir wird eine solide und sichere Cloud geboten. Jedoch kannst du keine besonderen Extra-Features erwarten. Wenn du dich für die bezahlte Version entscheidest, erhältst du aber zumindest extra Speicherplatz. Alles in allem also eine gute Basic-Version. Dass Dropbox bei vielen so beliebt ist, liegt an ihren Vorteilen, die dir das Leben leichter machen:

• Sicherheit wird für eine Dropbox, die sowohl private als auch geschäftliche Kunden geeignet ist, groß geschrieben
• Viele Freigabe-Optionen für das Teilen der Dokumente für verschiedene andere Konten
• Kompatibel mit Microsoft und Google

Wenn dir Dropbox nicht so gefällt, kannst du zwischen vielen Alternativ-Produkten wählen.

Da sich die Server von Dropbox in Amerika befinden, genügen diese nicht unbedingt den deutschen Datenschutzbestimmungen, die den Serverstandort in Deutschland fordern. Ist der Datenschutz also essentiell fürs Business, kannst du auf YourSecureCloud, NextCloud oder CenterDevice setzen.

Der Umzug in die Cloud

Wenn du dich dafür entschieden hast, deine Daten auf ein Cloud-System umzuziehen, dann solltest du auf ein paar Dinge achten:

• Mach dir vor Beginn des Umzugs einen Plan, wie viel Speicherplatz du wirklich brauchst und welche Anbieter deinen Bedingungen entsprechen
• Hol dir einen Experten oder Mitarbeiter mit entsprechender Expertise ins Haus, der dir beim Umzug hilft und sich in den entsprechenden betriebswirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Aspekten auskennt
• Tue jetzt schon alles dafür, um einen Datenverlust zu verhindern. Du kannst zum Beispiel die Datensicherung vorher mit dem jeweiligen Cloud-Betreiber besprechen, regelmäßig überprüfen ob der Anbieter seine Aufgaben erledigt und dich auch schon mal auf eine Trennung und Kündigung vorbereiten, damit du gewappnet bist wenn es zum Ernstfall kommt.

Eingehende Briefe digital erhalten

So ganz papierlos ist es mit Briefen schwierig. Eine Möglichkeit der Digitalisierung der Briefpost ist dabei ein digitaler Briefkasten. Deine Post kannst du dabei gleich Caya, dogado oder Dropscan anvertrauen, die dir deine Post in digitaler Form zustellen.

So schlägst du mehrere Fliegen mit einer Klappe, denn diese Unternehmen bieten auch die Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen in Papierform aufbewahrt werden müssen. Und abhängig davon, welche Features du möchtest, ist die Investition für diese Tools auch überschaubar.

Ausgehende Post digital zustellen

Auf der anderen Seite kannst du als Arbeitgeber natürlich probieren direkt Papier und Briefpost zu vermeiden. So machst du es deinen Mitarbeitern einfacher, wenn diese auch bei sich privat das papierlose Büro umsetzen wollen. 

Das funktioniert beispielsweise mit dem Service namens d.velop postbox. 

Im Grunde werden Serienbriefe auf diese Weise digitalisiert und dann nicht per E-Mail verschickt, sondern in einem digitalen Briefkasten zugestellt. 

Diese Software sorgt für hohe Sicherheit, du findest schnell die Dokumente wieder, nach denen du suchst und alles ist digital aufbewahrt. 

Am besten eignet sich das zum Beispiel für eine digitale Gehaltsabrechnung, die monatlich verschickt wird. 

Im Privaten-Umfeld solltest du dir hier auch mal die Möglichkeit ansehen, Briefe online zu verschicken.

Papierlos arbeiten, mit SaaS-Tools

Es kann durchaus sinnvoll sein, die Briefpost In-House zu digitalisieren. Allerdings ist die Devise, nur ja keine Ausdrucke produzieren, Zettel bekritzeln oder Post-Its rumkleben eher gut gemeint. Denn ein 100% papierloses Büro ist schwer zu erreichen.

Außerdem kann es meiner Erfahrung nach zwischenzeitlich gut und förderlich sein, bestimmte Punkte auf Papier festzuhalten.

Wer sich davon komplett befreien will, sollte ein digitales Notizbuch bzw. eine digitale To-Do-Liste einsetzen. Viele dieser Tools kannst du sogar kostenlos nutzen.

• Wunderlist
• ToDoIst
• Evernote
• OneNote
• Moleskine App (+ Digitalisierung deines Kalenders)

Rechnungen und Angebote digital erstellen und verwalten

Eine weitere Quelle für Papier sind das Erstellen von Angeboten und Rechnungen.

Digital lösen das Rechnungsprogramme, die die komplette Verwaltung übernehmen. Ich verwende Fastbill, es gibt aber noch weitere, die an dieser Stelle das papierlose Büro unterstützen.

• Fastbill
• Debitoor
• sevDesk
• LexOffice
• usw.

Ausgangsrechnungen erstellst du digital und verschickst sie als PDF. Eingangsrechnungen lassen sich online ablegen bzw. mit einer App einscannen und archivieren.

Damit ist deine Buchhaltung komplett digital aufgestellt und du hast zusätzlich eine bequeme Verwaltung, anders als bei der Arbeit mit Word und Excel dafür.

Das papierlose Büro via Google

Du kannst dein papierloses Büro auch mit den Google-Diensten starten, denn Google hat im Bereich der Digitalisierung einiges zu bieten. So kannst du zum Beispiel Notizen oder neue Dokumente einfach per “Docs” erstellen, Daten in Tabellen festhalten oder mit der App G-Suite alle Funktionen gesammelt verwalten.

Der Vorteil an Google ist, dass du deine Daten mit allen deinen Mitarbeitern teilen kannst und Collaboratives Arbeiten so ganz einfach ist.

Überzeuge auch die Kunden

Natürlich müssen auch die Kunden davon überzeugt werden, dass sie durch das papierlose Büro mehr Vorteile haben. Dazu ein paar Tipps:

• Taten sagen mehr als Worte, also zeige ihnen, wie sich das papierlose Büro für sie lohnt
• Erkläre ihnen wieso du dich für das digitale Büro entschieden hast und biete ihnen an, dass du ihnen eine Kostprobe davon gibst
• Und vergiss nicht: Digitalisierung, Umweltschutz und Effektivität sind ganz hoch im Kurs, also trau dich und geh auf die Kunden zu

Fazit: Bewusst auf Papier verzichten

Das papierlose Büro ist mit Sicherheit eine Bereicherung für jeden Unternehmer, da es allein durch ein paar Vorteile wie die leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten, Mobilität und Ortsunabhängigkeit glänzt. Genauer gesagt, sind das die Gründe, wieso du auf ein papierloses Büro umsteigen solltest:

• Du hast persönlichen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Daten und Dateien
• Das Büro ist ordentlicher und du hast mehr Platz für die Arbeit und neue Ideen
• Ein schnelleres Suchen und einfacheres Finden von Dateien ist möglich
• Du kannst ganze einfach intern sowie extern digital kommunizieren
• Das wirkt sich auch auf den Umsatz des Unternehmens aus: Du sparst nämlich Geld durch geringere Fixkosten, wie die Anschaffung von Papier, Toner und Drucker
• Du musst nie wieder aufräumen
• Es ist effizienter, zeit- und energiesparend und du tust etwas für die Umwelt

Natürlich gibt es - wie bei jeder Sache - auch Nachteile. Wie stark diese ins Gewicht fallen, hängt von deinen Vorstellungen und der Bereitschaft ab, etwas aktiv zu verändern.

• Der größte Nachteil sind die Umstellung und der Aufwand, bis alles digitalisiert ist
• Deine Mitarbeiter müssen mit dir an einem Strang ziehen, damit alles reibungslos läuft
• Du musst die Technik anschaffen (allerdings sind das nur einmalige Kosten)
• Du bist von Technik, Internet und Strom abhängig. Bei einem Stromausfall kannst du erstmal nicht mehr arbeiten
• Ganz papierlos wird es nicht gehen, da du vor allem für Behörden immer noch Dokumente in Papierform benötigst
• Angriffe von Hackern und die Datensicherheit können ein Problem werden, wenn du dich nicht vorher ausreichend darum gekümmert hast

Diese Nachteile kannst du allerdings alle vermeiden, wenn du dich vorher für den Ernstfall rüstest und dir einen Plan B zurecht legst. Dann kann dir im Zweifelsfall auch ein Stromausfall nichts mehr anhaben

Es muss nicht das zu 100% papierlose Büro sein

Ganz ehrlich: Ein 100% papierloses Büro ist sehr schwer umsetzbar. Du wirst trotzdem immer mal wieder Dokumente in Papierform verschicken oder offizielle Dokumente beim Amt einreichen müssen. Außerdem macht dich die Umstellung auf komplett papierlos unflexibel, was das spontane Reagieren auf unerwartete Situationen betrifft.

Wenn du den Schritt wagen möchtest gilt es, bewusst auf Papier zu verzichten und die Digitalisierung für dich sinnvoll zu nutzen. Die Tools und Services dafür kannst du Schritt für Schritt für jeden Prozess im Unternehmen einführen.

Welchen Prozess wirst du als erstes digitalisieren? Die Buchhaltung, den Briefverkehr oder was ganz anderes? Schreib es mir in die Kommentare.

Wenn du noch Fragen hast die dieser Artikel nicht beantwortet hat oder du dir noch weitere Informationen einholen möchtest dann schreib mir am besten und ich erweitere den Beitrag um deine Antwort. 

P.S. schau dir auch mal meinen Beitrag über meine virtuelle Telefonnummer an. Damit digitalisierst du deinen Festnetzanschluss und bist überall auf der Welt erreichbar. Die Vorteile und Nachteile von VoIP habe ich hier beschrieben.