Neue Software einführen: So gelingt dir das im Handumdrehen!

Wenn du eine neue Software in dein Unternehmen einführen möchtest, dann solltest du diesen Vorgang bereits im Voraus planen. Die meisten Softwareprojekte führen nicht zum gewünschten Erfolg. Warum? Weil eine umfassende Softwareeinführung vernachlässigt wurde!

Soll eine neue Software eingeführt werden, werden viele Unternehmensprozesse umgestellt. Um die Umstellung gewährleisten zu können, solltest du auf fundierte Planung, durchdachte Schulungen, reibungslose Datenmigration und ein perfekt getakteten Roll-Out achten.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um die Softwareeinführung zum Erfolg zu machen.

Kosten und Schwierigkeiten

Bevor es losgeht, solltest du zunächst einen Blick dafür bekommen, worauf du unbedingt achten musst. So kannst du viele Fehler direkt vermeiden.

Folgende Kosten solltest du bei der Einführung einer neuen Software auf dem Schirm haben:

• Zeitaufwand bei der Definition von Anforderungs- und Kriterienkatalogen
• Zeitaufwand bei der Vorauswahl und der Auswahl von Lösungen
• Zeitaufwand durch mögliche Anpassungen
• Geldaufwand durch den Erwerb von Lizenzen und der anschließenden Wartung und Pflege

Auch auf eine mangelnde Akzeptanz der Software durch deine Mitarbeiter solltest du vorbereitet sein. Die Software darf also nicht nur installiert werden, sondern muss auch erläutert und erklärt werden. Die Mitarbeiter müssen lernen, die Software für ihre Tätigkeiten passend anzuwenden und sich bei Fragen an einen Verantwortlichen wenden dürfen.

2 Strategien, um eine neue Software einzuführen

Grundsätzlich gibt es 2 Strategien, nach denen du die Softwareeinführung ausrichten kannst:

• Big Bang Strategie
• Iterative Strategie

Die Big Bang Strategie

Bei der Big Bang Strategie wird - wie der Name schon sagt - die Software vollständig zu einem klaren Zeitpunkt und bei größeren Unternehmen auch über alle Standorte und Abteilungen hinweg in Betrieb genommen.

Idealerweise geschieht dies zu unkritischen Zeiten, wie zum Beispiel am Wochenende, Feiertagen oder in Urlaubszeiten. Das Ziel ist, dass die Software zum definierten Zeitpunkt an den Arbeitsplätzen und Endgeräten der Mitarbeiter vollständig verfügbar ist.

Vor- und Nachteile im Vergleich mit der iterativen Strategie sind:

• + Kostengünstiger durch Beschränkung der Wartungs- und Pflegekosten auf nur eine Anwendung
• + Sofortige Änderung der Abläufe und Prozesse, daraus folgt ein schnellerer Return of Investment
• - Schwierige Verschiebung der Freigabe bei Anforderungsänderungen an die Software
• - Fehlende Schulung der Mitarbeiter
• - Mangelnde Migration von Daten aus vorhandenen Systemen etc.

Die größten Risiken bei der Big Bang Strategie sind die sinkende Produktivität und die geringe Akzeptanz der Mitarbeiter durch die ruckartige Einführung.

Die iterative Strategie

Bei der iterativen Strategie wird die Software Stück für Stück eingeführt. Dabei muss zeitweise sowohl die alte, als auch die neue Software parallel genutzt werden. So können die Anwender allerdings entspannt Erfahrungen mit der neuen Software sammeln.

Folgende Vor- und Nachteile hat die iterative Strategie verglichen mit der Big Bang Strategie:

• + Anpassungen bereits während der Einführung durch schrittweises Vorgehen und Rückmeldungen möglich
• + Mehr Zeit für Mitarbeiterschulungen und allgemeine Einführung der Software
• - Höherer Aufwand durch paralleles Nutzen mehrere Softwares
• - Höhere Kosten durch temporäre Pflege der vorhandenen und neuen Software sowie aller Schnittstellen und Lösungen
• - Gefahr bei Einführungen über längere Zeiträume: Durch Kosteneinsparungen, veränderte Ausrichtung oder Umstrukturierungsmaßnahmen keinen Nutzen der Software mehr

Besonders der letzte Punkt kann bei nicht abgeschlossener Einführung zum Problem werden, dann bietet die Software keinen Nutzen und hat nur die Kosten erhöht.

Welche Strategie am Ende die beste für dein Unternehmen ist, musst du natürlich selbst abwägen und entscheiden.

Die 5 Phasen der Softwareeinführung

Möchtest du die Einführung einer neuen Software planen und durchführen, solltest du dich an die folgenden 5 Schritte halten.

Phase 1: Projektvorbereitung

Die Projektphase bildet das Fundament deiner Softwareeinführung und sollte nicht übersprungen werden.

Folgende Punkte solltest du auf deiner Checkliste abhaken können:

• Projektleiter festlegen: Ein Hauptverantwortlicher muss ausgewählt werden, der sicherstellt, dass Projektinhalte gemäß der Rahmenbedingungen umgesetzt werden.
• Projektmitarbeiter benennen: Bei einer Softwareeinführung geht es nicht nur um das technische System, sondern auch um das Change Management. Dafür müssen die Mitarbeiter miteinbezogen werden. Diese können durch Projektmitarbeiter repräsentiert werden.
• Umgang mit fehlender Erfahrung: Du solltest dir überlegen, wie fehlendes methodisches, technisches oder fachliches Wissen nachgerüstet oder extern eingekauft werden kann.
• Projektauftrag: Es müssen die Projektziele, der erwartete Liefer- und Leistungsumfang, grobe Meilensteine und das kalkulierte Budget festgelegt werden.
• Erwarteter Nutzen: Schätze diesen zu Beginn auf jeden Fall ab, um herauszufinden, ob sich die Investition überhaupt lohnt. Dabei geht es nicht nur um Kosteneinsparungen und Automatisierungen, sondern auch um Wettbewerbsvorteile, Umsatzsteigerungen oder höhere Mitarbeitermotivation.
• Kick Off Projektteam: Du solltest vor Beginn der Umsetzung alle Projektmitarbeiter in einem Kick Off-Event auf die Softwareeinführung einschwören. So erreichst du eine höhere Motivation und bessere Chancen, deinen Plan wie gewünscht umzusetzen.

Phase 2: Grobkonzeption

Bei der Grobkonzeption und der Festlegung der Ziele und Anforderungen solltest du auch die Ansichten der relevanten Projektmitarbeiter beachten.

Folgende Aspekte sollten bei der Grobkonzeption beachtet werden:

• Fachlichen Kontext für das Projekt festlegen
• Betroffene Geschäftsabläufe und Prozesse erfassen
• Funktionale Anforderungen beschreiben
• Technische Anforderungen beschreiben

Steht das grobe Konzept, kann es auf dieser Basis an die Softwareauswahl gehen.

Phase 3: Softwareauswahl

Die Auswahl läuft natürlich individuell ab. Dennoch bieten sich diese Schritte an:

1. Anbieter- und Produkt-Marktrecherche
2. Grobauswahl (Long List), 5-10 Anbieter
3. Feinauswahl (Short List), 3-5 Anbieter
4. Entscheidung, 1-3 Anbieter

Hast du die Entscheidung getroffen, geht es an die Umsetzung und Einführung.

Phase 4: Umsetzung und Einführung

Nun geht es daran, die Software in deine Unternehmensprozesse einzuführen und deine Mitarbeiter damit bekannt zu machen.

Folgende Reihenfolge bietet sich dafür an:

1. Wähle das Vorgehensmodell aus (agil, klassisch)
2. Etabliere das Projektmanagement und Erstelle einen Projektplan zur Softwareeinführung
3. Erarbeite ein umsetzungsfähiges Fachkonzept (falls Grobkonzept nicht ausreicht)
4. Schließe die Entwicklung inklusive Test und Abnahme ab
5. Stelle die Installation bereit bzw. integriere die Software
6. Migriere die Altdaten
7. Lege das Anwender- und Rollenkonzept fest.
8. Plane und führe Schulungen durch

Sind alle diese Punkte abgehakt, kann die Software live gehen und das produktive Arbeiten starten.

Phase 5: Laufender Betrieb

Auch wenn die Software läuft und die Mitarbeiter sie nutzen, solltest du auf Rückfragen und Verbesserungsvorschläge vorbereitet sein.

Nicht nur du solltest deinen Mitarbeitern bei Problemen helfen, auch der Anbieter sollte eine laufende Support-Hotline anbieten, an die du dich bei Fragen und Problemen wenden kannst.

Die neuen Prozesse müssen kontinuierlich gelebt werden. Das ist vor allem Chefsache. Es sollte sich keine Doppelnutzung bilden, in der die einen Mitarbeiter mit der neuen und die Anderen mit der alten Software arbeiten.

Sei auch bereit, die Software und die Prozesse immer wieder zu verbessern. Das oberste Ziel sollte sein, dass die Mitarbeiter mit dem Handling zufrieden sind und die Software dem Unternehmen eine Verbesserung bringt. Dabei kann es auch sein, dass sie an neue Anforderungen angepasst werden muss.

Daher solltest du in deinem Unternehmen ein Verfahren implementieren, mit dem Optimierungsvorschläge gesammelt, bewertet und umgesetzt werden können.

Tipps für das erfolgreiche Einführen einer neuen Software

Bevor es jetzt an die Anbieter geht, die dir dabei helfen, eine Software sinnvoll und ganzheitlich einzuführen, findest du hier noch ein paar Dinge auf die du achten solltest:

• Klare Verantwortlichkeiten und Rollen, Unterstützung durch die Geschäftsleitung und eindeutige Entscheidungswege.
• Eindeutige Ziele, real kalkulierte Kosten und Aufwände und geklärte Wichtigkeit der Softwareeinführung.
• Genaue Planung des Vorgehens inkl. deren Überprüfung
• Keine Überlastung der Projektbeteiligten mit zusätzlichen Aufgaben
• Sinnvolle und häufige Einbindung der Anwender für eine hohe Akzeptanzrate
• Kein Personalwechsel während der Einführung.
• Nutzung von Experten und Expertenwissen bei der Einführung
• Dokumentation und Kommunikation von Entscheidungen und Testen der Software vor dem Go Live
• Ausreichende und umfangreiche Schulungen

Wenn du darauf achtest, deine Mitarbeiter mit an Board zu nehmen und du sie in die Prozesse integriert, kannst du die Softwareeinführung schnell und effektiv umsetzen.

Anbieter, die dir beim Einführen der Software helfen

Was bei der Einführung einer neuen Software auf jeden Fall hilfreich ist, sind Anbieter, die hierfür Feedback-Plattformen und weitere Tools anbieten, damit du die Software so mitarbeitergerecht und effizient wie möglich einführen kannst.

Sastrify

Sastrify eignet sich für dich, wenn du deine SAAS strategisch verwalten und nutzen willst. Dabei eignet sich der Anbieter für kleine, mittlere und große Unternehmen.

• Automatisierung deiner SAAS innerhalb von 5 Minuten
• Überblick über alle wichtigen Daten, z.B. Nutzung, Ausgaben, Sicherheitsrisiken uvm.
• Optimierung z.B. durch Analyse der Nutzung der Lizenzen
• Keine SAAS Verhandlungen: Sastrify übernimmt die Suche nach dem besten Deal
• Kosten: ab 2.490$/Monat bis 5.490$ monatlich

Basaas

Basaas ist vor allem für die Produktivität geeignet. Hier kannst du alle Apps in einer Lösung verbinden und so die Produktivität deines Unternehmens verbessern.

• Einheitlicher Workplace mit integrierten Apps
• Remotes geräteunabhängiges Arbeiten
• Eingebauter Passwort-Manager
• App-übergreifendes Arbeiten
• Cross-App-Task-Management für bessere Übersicht und Produktivität
• Preis: kostenlos bis 9,50$/Nutzer/Monat
• Kostenloses Testen verfügbar

Userlane

Userlane ist DAS Tool, wenn du deine Mitarbeiter und Kunden schneller in neue Softwares einführen, Support-Tickets reduzieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen möchtest.

• Personalisiertes Training für deine Mitarbeiter möglich
• Kündige Updates an, verbreite Content und hebe die Schlüsselthemen hervor
• Jederzeit Hilfe für deine Mitarbeiter
• Erhöht Produktivität, hilft deinen Mitarbeitern sich zu fokussieren und bietet jederzeit Hilfe an
• Preis: auf Anfrage

Pusch-Data

Bei Pusch-Data handelt es sich um einen Anbieter, der dir dabei hilft, ein neues Tool sinnvoll und effizient einzuführen.

• Geeignet für Mittelstand, Bildungseinrichtungen, Handwerksbetriebe und Konzerne
• Individuelle Beratung und Unterstützung bei dem Einführen neuer Software
• Fokus auf IT-Sicherheit und Stabilität
• Controlling-Features
• DSGVO-konform
• Preis: auf Anfrage

Digital-Affin-Verzeichnis

Das Digital-Affin-Verzeichnis bietet dir eine Ansammlung der besten Anwendungen für das Wachstum deines Unternehmens. Dabei kannst du auf verschiedenste Tools zurückgreifen. Sie alle haben das Ziel, Prozesse zu optimieren, Daten übersichtlicher zu machen und die Handhabung zu vereinfachen.

Dabei gibt es verschiedene Kategorien:

• Online Events
• Virtuelle Messe
• Webinar
• Podcast
• Produktivität
• HR
• Marketing
• Sicherheit
• Buchhaltung uvm.

Fazit: Führe die neue Software sinnvoll ein und profitiere direkt von ihr!

Wenn du die neue Software einführst und dabei auch auf deine Mitarbeiter und deren Umsetzung der Neuerung achtest, kannst du schnell von den Vorteilen der neuen Software profitieren.

Hältst du dich an den vorgegebenen Plan, dann kann bei der Umsetzung nichts schief gehen. Holst du dir dann noch einen passenden Anbieter oder Berater ins Boot, kannst du dabei zusehen, wie die Produktivität deines Unternehmens durch die Decke geht!

Kennst du noch mehr Anbieter, die sinnvoll sind, wenn man eine neue Software einführen möchte? Schreib mir deine Meinung und Vorschläge gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr dazu wissen willst, wie du als Selbständige/r oder Geschäftsführer/in die Digitalisierung für dich nutzen kannst, dann schau gerne in die entsprechenden Kategorien auf Digital Affin!