Non-Disclosure Agreements (NDAs) gehören für dich zum Business-Alltag?
Wenn du häufig Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Geschäftspartnern, freien Mitarbeitern oder Lieferanten abschließt, sparst du mit elektronischen Signaturen viel Zeit.
Ich zeige dir, wie du einen NDA Vertrag digital unterschreiben lassen und zusammen mit anderen Vertragsdokumenten effizient organisieren kannst.
Kurzer Recap: Wann ist ein NDA gültig?
Ein NDA ist ein Vertrag zwischen zwei Parteien. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften. Der Vertrag entfaltet allerdings erst dann rechtliche Wirkung, wenn beide Parteien mit dem Inhalt einverstanden sind.
Das bedeutet: Geheimhaltungsvereinbarungen zum Schutz vertraulicher Informationen sind erst mit einer Unterschrift gültig.
Wenn es für dein Unternehmen besonders riskant ist, internes Wissen preiszugeben, sind rechtsgültig unterschriebene NDAs entscheidend für deinen Geschäftserfolg und deine Wettbewerbsfähigkeit.
Kann man einen NDA Vertrag digital unterschreiben?
Ja, es ist möglich (und sogar von Vorteil), einen NDA Vertrag von der anderen Vertragspartei digital unterzeichnen zu lassen.
Da es wie bereits erwähnt für einen NDA Vertrag keine Formvorschrift gibt, reicht theoretisch eine einfache elektronische Signatur (EES). Externe Partner könnten dein NDA also einfach mit einer eingescannten Unterschrift unterzeichnen.
Sicherer ist es aber, wenn du NDAs mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) signieren lässt. Diese Form der elektronischen Signatur bietet dir noch größere Rechtssicherheit als die EES. Die größte Sicherheit bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Warum das so ist und welche Unterschiede es zwischen den verschiedenen Signaturtypen gibt, damit haben wir uns in einem anderen Blogartikel ausführlich beschäftigt.
Welche Vorteile hat es, wenn du den NDA Vertrag digital unterschreiben lässt?
Es gibt immer mehr Unternehmen, die den Stift liegen lassen und bei Verträgen lieber auf elektronische Signaturen setzen.
Eine Studie von Skribble, einem Anbieter von E-Signatur-Software, den ich dir gleich noch näher vorstelle, hat sich in einer Studie mit möglichen Gründen dafür beschäftigt.
Das sind die drei wichtigsten Vorteile, die Unternehmen in E-Signaturen sehen:
- Digitalisierung: Bei 78 % der Befragten hat die Digitalisierung von Verträgen und Signaturen die digitale Transformation im gesamten Unternehmen vorangetrieben.
- Zeit- und Kostenersparnis: Mehr als die Hälfte der Unternehmen gibt an, Verträge auf elektronischem Weg fünf- bis zehnmal schneller abzuschließen als per Hand, und 65 % berichten von finanziellen Einsparungen – daneben sparen die Unternehmen natürlich viel Papier.
- Flexibilität: Für 85 % der Befragten ist es von Vorteil, dass elektronische Signaturen ortsunabhängig geleistet werden können.
Gerade bei NDAs ist es oft wichtig, dass der Vertrag schnell rechtsgültig wird, damit Projekte starten können.
Da NDA Verträge keiner bestimmten Form unterliegen, bist du in der Ausgestaltung flexibel. Das bedeutet allerdings auch, dass es viele Entwürfe geben kann, bevor die finale Version steht.
Auf digitalem Weg lassen sich Anpassungen viel schneller erledigen, so dass du also auch schon vor der Unterzeichnung Zeit sparst. Sollten nach der Unterzeichnung Änderungen notwendig sein, lassen sich diese digital genau dokumentieren.
Wenn das NDA für alle Seiten passt und digital signiert ist, lässt es sich mit einem Tool für digitales Vertragsmanagement zusammen mit anderen Vertragsdokumenten zentral aufbewahren – sicher und übersichtlich.
Prozess der digitalen Unterschrift beim NDA
Du willst von den Vorteilen von digital unterzeichneten NDAs profitieren? Dann brauchst du nur eine passende Software und gehst damit wie folgt vor.
- Zunächst stimmst du den Inhalt des NDAs mit deinem Vertragspartner ab und ihr einigt euch auf eine unterschriftsreife Fassung. Wichtig ist, dass genau festgelegt ist, welche Informationen geschützt werden sollen und was passiert, wenn eine Partei gegen den Vertrag verstößt.
- Sind beide Seiten mit dem NDA einverstanden, geht es ans Unterzeichnen. Mit einem Tool zum digitalen Signieren von NDAs sparst du dir jetzt den Postweg und löst den Signaturprozess stattdessen direkt in der Software aus.
- Willst du ein NDA unterzeichnen lassen, brauchst du einen Account bei einem Anbieter von Signatursoftware. Dann erstellst du in der Regel das Vertragsdokument im Signaturtool oder lädst es in die Software.
- Die andere Vertragspartei bekommt dann eine E-Mail und kann nach Registrierung das NDA direkt im Tool digital unterzeichnen.
Das leisten Tools für digitale Signaturen
Um einen NDA Vertrag mit einer FES unterzeichnen zu können, sind digitale Sicherheitsschlüssel und -zertifikate notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Unterschrift fälschungssicher ist und du die Herkunft und die Echtheit der Signatur prüfen kannst.
Moderne Signaturtools haben alle notwendigen Technologien dafür schon an Bord. Damit deine NDA Verträge sicher digital unterzeichnet werden, erfassen sie verschiedene Daten, um die Signatur eindeutig der unterzeichnenden Person zuzuordnen.
Manche Anbieter ermöglichen es dir auch, die Signaturfunktion in andere Programme zu integrieren, zum Beispiel in Microsoft-Programme.
Wer in deinem Unternehmen ein NDA unterschreiben darf, hältst du am besten in einer Unterschriftenregelung fest. In unserem Blog erfährst du außerdem, wie du selbst eine digitale Signatur erstellst, um Verträge zu unterzeichnen.
Du weißt jetzt, wie das digitale Signieren eines NDAs funktioniert und dass dafür Software notwendig ist.
Da geschäftliche Verträge und insbesondere NDAs vertraulich sind, solltest du auf einen sicheren Anbieter setzen.
Folgende Tools haben sich beim digitalen Unterzeichnen von Vertragsdokumenten bewährt.
Signhost (ehemals Evidos)
Der Anbieter Signhost, unterstützt dich, wenn du für NDA Verträge digitale Signaturen anfordern möchtest.
Mit der Software lassen sich Verträge sicher signieren. Dafür stehen verschiedene Verifizierungsmethoden bereit, damit alles sicher und rechtswirksam ist.
Bei den Integrationen ist die Lösung sehr flexibel und erlaubt dir zum Beispiel, den Signaturprozess per API nahtlos in deine IT-Umgebung einzubetten.
Wichtige Fakten zum Anbieter:
- höchste Nachweisform
- unterstützt FES und QES
- API-Integration
- auch für Branchen mit besonders sensiblen Daten geeignet, wie Banken, Versicherung oder das Gesundheitswesen
- Signhost wird in den Niederlanden gehostet und ist ISO 27001-zertifiziert
- kostenlose Testversion mit 10 Credits verfügbar
Bei Signhost gibt es Jahrespakete, die bei 90 € starten. Außerdem funktioniert die Software Credit-basiert. Für eine Unterzeichnungsanfrage mit zwei E-Signaturen wird zum Beispiel 1 Credit fällig.
Skribble
Mit Skribble ist es ganz einfach, NDAs, Kaufverträge und andere wichtige Geschäftsdokumente digital zu unterschreiben.
Die Software lässt sich in deine bestehende IT-Landschaft integrieren, damit das Signieren schnell und ohne Medienbrüche funktioniert.
Das Unternehmen sitzt in der Schweiz und verarbeitet und speichert deine Daten nach den Vorgaben der DSGVO und in Rechenzentren in der Schweiz.
Wichtige Fakten zu Skribble:
- mobil und im Browser nutzbar
- hohe Usability und ansprechendes Design
- Rechtsgültigkeit für verschiedenste Vertragsarten
- zahlreiche Integrationen
- verschiedene Pakete mit monatlicher oder jährlicher Zahlweise
- Preis: ab 9 € im Monat nutzbar
- kostenlose Testversion verfügbar
inSign
Für papierloses Unterschreiben bietet inSign alle Funktionen, die du brauchst. Es ist mit dem Tool sogar möglich, verschiedene Signaturarten in einem Dokument zu nutzen.
Die Software ist übersichtlich, einfach zu bedienen und bietet unter anderem einen praktischen Formular-Editor. Damit lassen sich Signaturfelder per Drag & Drop in deine NDA Dokumente einfügen.
Wichtige Fakten zu inSign:
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konformes Unterzeichnen
- rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
- Signieren am PC, per Smartphone oder auf dem Tablet
- Transparenz über den Signaturstatus
- Preis: ab 24,90 € pro Monat und Nutzer erhältlich
- kostenlose Testversion verfügbar
d.velop sign
Bei d.velop sign steht die QES im Fokus. Du kannst mit der Software des Anbieters aber auch alle anderen Signaturarten einholen.
Das Tool ist auf Geschwindigkeit und Effizienz ausgelegt und bietet einen umfangreichen Support, damit du schnell starten kannst.
Wichtige Fakten zu d.velop sign:
- umfangreiches Onboarding für alle Bedürfnisse
- intuitiv und auf Wunsch mobil unterzeichnen
- flexible Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel in Microsoft oder Salesforce
- im internationalen Geschäftsverkehr nutzbar
- Tool Made in Germany für DSGVO-konforme Prozesse
- Preis: ab 3,75 € pro Monat kannst du das Tool nutzen und vorher kostenlos testen
fynk
fynk ist eine Vertragssoftware, mit der auch das Signieren von NDAs zum Kinderspiel wird. Du kannst damit aber auch alle anderen Prozesse rund um das Vertragsmanagement abbilden.
Der Fokus liegt ganz klar auf Effizienz. So lassen sich Genehmigungsprozesse automatisieren. Außerdem stehen verschiedene Kollaborations-Tools zur Verfügung, die Abstimmungen von Dokumenten beschleunigen.
Wichtige Fakten zu fynk:
- alle gängigen Arten digitaler Signaturen verfügbar
- Online-Editor für Verträge mit smarten Platzhaltern
- Status-Updates halten dich über den Fortschritt bei Verträgen auf dem Laufenden
- eIDAS-konforme elektronische Signaturen
- KI-Analyse für Verträge verfügbar
- Preis: ab 29 € pro Monat
- Demo auf Anfrage
Fazit: NDA Vertrag digital unterschreiben – mit modernen Tools kein Problem
Viele Unternehmen digitalisieren ihre Verträge, um Zeit, Papier und Kosten zu sparen. Ein wichtiger Schritt dabei ist die digitale Signatur.
Zu den besonders kritischen Vertragsdokumenten in Unternehmen gehören NDAs. Um Geheimhaltungsvereinbarungen möglichst effizient abstimmen und ohne Verzögerungen unterschreiben zu können, sind die vorgestellten Tools unverzichtbar.
Wenn du auch noch die passende Software suchst, mit der du unterschriebene NDAs organisieren kannst, schau mal in unserem großen Vergleich der besten Vertragsmanagement-Software vorbei.
Das wichtigste Argument für die Implementierung einer Signatursoftware für NDAs ist, dass du Projekte schneller starten kannst, bei denen vertrauliche Informationen eine Rolle spielen.
Worauf wartest du noch? Teste dich durch die Anbieter und finde die Software, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.
Für welchen Anbieter hast du dich entschieden? Oder hast du schon ein Tool im Einsatz und möchtest deine Erfahrungen teilen? Ich bin gespannt auf deine Meinung und Erfahrungen dazu – schreib sie mir gerne in die Kommentare!
Wenn du mehr über digitale Verträge und Signaturen wissen willst und passende Tools für Selbstständige oder Geschäftsführer suchst, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!
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