Die meisten Meetings verschwenden Zeit. Sie sind häufig unproduktiv und es dauert länger, als es sollte, bis es zu einem Ergebnis kommt. Das kann sich mitunter auf bis zu 4 Arbeitstage im Monat belaufen!
Du willst etwas dagegen tun?
Eine Meeting Management Software ist hier die Lösung.
Mit dieser schaffst du es nicht nur, Struktur, Ordnung und Produktivität in deine Meetings zu bekommen, sondern verbesserst auch die Ergebnisse.
Und ganz nebenbei machst du die Erfahrung auch für deine Mitarbeiter angenehmer und motivierender!
Meeting Management Software: Was ist das?
Eine Meeting Management Software ist genau das, was der Begriff sagt: Du kannst mit dieser Software deine Meetings strukturieren, organisieren und die Archivierung vereinfachen.
Die Meeting Management Software hilft dir dabei, Meetings besser vorzubereiten, Meeting-Prozeduren zu standardisieren und Meeting-Protokolle zu optimieren.
Auch eine Videokonferenz kann zum Meeting dazu gehören. Manchmal lohnt es sich aber, hierfür einen extra Anbieter zu nutzen. Alles dazu findest du im Artikel Videokonferenz: Remote Meeting leicht gemacht.
Ein spezialisierter Bereich von Meeting-Management-Software ist auch der Bereich Board Management Software. Hierbei dreht sich alles um die Kommunikation von Verwaltungsrat, Commitee und so weiter.
Warum eine Meeting Management Software: Die Vorteile
Bevor es jetzt an die Meeting Management Software in der Praxis geht, solltest du dir vorher nochmal die Aspekte ansehen, die für eine Nutzung dieser Software sprechen.
Dabei geht es vor allem um die Automatisierung, Standardisierung und Optimierung sämtlicher Meeting-Prozesse:
- Automatisierung der Planung vor dem Meeting
- Integration der wichtigsten E-Mail-Clients
- Desktop- und Online-Zugriff
- Agenda-, Notiz- und Protokoll-Module
- Zugriff auf unterstützende Dateien und Hyperlinks
- Meeting-Tools zur Unterstützung beim Treffen von Entscheidungen
- Professionelle Stile für das Meeting-Protokoll
- Automatische Verteilung von Meeting-Protokollen und Aufgaben an die Teilnehmer
- Online-Archivierung
- Rechtevergabe-System
- Dashboards und Analysen
Alle diese Funktionen bringen den Vorteil mit sich, dass sie dir viele Aufgaben abnehmen und gleichzeitig dafür sorgen, dass weniger Fehler passieren. Außerdem haben du und deine Mitarbeiter so mehr Zeit, euch der Vorbereitung der Punkte zu widmen, die im Meeting entscheidend sind.
Meeting Management Software in der Praxis: So läuft es ab!
Eine Meeting Management Software setzt an 3 Punkten an: Vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting.
Für jede der Stufen hat die Software verschiedene Tools zur Unterstützung und stellt außerdem sicher, dass du bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung des Meetings keinen wichtigen Aspekt vergisst.
Vor dem Meeting
Hier ist es wichtig, dass du möglichst viel für das Meeting im Voraus planst. Dazu gehören:
- Zeitplanung des Meetings
- Erstellen der Agenda
- Zuweisen von vorbereiteten Aufgaben
- Verteilen der Agenda etc.
Die Software schlägt dir diese Punkte im besten Fall bereits vor und du musst nur die spezifischen Informationen eintragen.
Während des Meetings
Während des Meetings solltest du ein paar Punkte abhaken, damit auch das Meeting-Protokoll danach seinen Zweck erfüllen kann und du den Überblick behältst. Folgende Punkte sind dabei wichtig:
- Feststellen der Anwesenheit
- Diskutieren der Themen der Agenda
- Führen des Meeting-Protokolls
- Treffen von Entscheidungen
- Zuweisen von Aufgaben
Nach dem Meeting
Diese Stufe ist wichtig, um die Effektivität des Meetings sicherzustellen. Hierbei erstellst du das Protokoll als Dokument und archivierst es. Bei folgenden Punkten sollte dich die Meeting Management Software unterstützen:
- Zusammenfassen der Meeting-Notizen
- Erstellen des Protokoll-Dokuments
- Verteilung des Meeting-Protokolls
- Archivieren des Meeting-Protokolls
- Überprüfen der nachfolgenden Aufgaben
Du siehst, bei einem Meeting fallen viele verschiedene Aufgaben an. Diese immer im Blick zu behalten und zu erfüllen kann viel Zeit kosten und zu Fehlern führen. Aus diesem Grund gibt es die Software zum Management von Meetings. Sie hilft dir, alle wichtigen Punkte abzuhaken und auch im Meeting nicht den Fokus zu verlieren.
Meeting Management Software: Diese Anbieter gibt es!
Je nach Anforderungen passt natürlich eine andere Software zu dir. Im Folgenden findest du die besten Anbieter für eine Software, die dich beim Management von Meetings unterstützt.
HubSpot Meetings
HubSpot Meetings unterstützt dich nicht nur beim Planen von Meetings, sondern auch bei der Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern, z.B. um schnell und unkompliziert einen passenden Termin zu vereinbaren.
- Kostenlos nutzbar mit dem HubSpot CRM
- Automatisches Planen möglich
- Synchronisation mit Google & Office 365 Kalender
- Gruppen-Meetings arrangieren
- Automatische E-Mail Sequenzen generieren
- Preis: Teil der HubSpot-Abos
- Kostenlos testen
Linkando
Linkando ist eine Meeting Management Software, mit der du sichere und effiziente Meetings abhalten kannst. Egal ob vor Ort, Online oder Hybrid, Linkando ist flexibel einsetzbar und funktioniert mit allen gängigen Videokonferenztools (Teams, Google Meet, GoToMeeting, Webex meeting, Zoom und mehr).
- Einladungs- und Teilnehmermanagement
- Beschlussfähigkeit und Anwesenheiten feststellen
- Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern und Versammlungen mit bis zu 50.000 Teilnehmern
- Interaktive Tagesordnung
- Rechtssicherheit durch automatische Dokumentation der Entscheidungen
- Meeting-Analytics
- DSGVO-konform
- Preis: ab 25€ pro Monat für Meetings, ab 750€ pro Versammlung
Otter.ai
Mit Otter.ai hältst du produktive und kollaborative Meetings ab, die in Echtzeit mit Speech-to-Text Technologie protokolliert werden. Die Notizen lagern sicher auf einem zentralen Platz und sind einfach durchsuchbar.
- Integration mit Zoom, Teams und Google Meet
- Je mehr Meetings, desto besser wird die Speech-to-Text AI beim Verstehen einzelner Sprecher und deren individueller Vokabulare
- Summary Keywords & Wordclouds
- Web und Mobile Recording
- Nach Keywörtern suchen
- Erweiterte Suche nach Sprechern, Datumsbereichen und mehr
- Echtzeit-Anmerkungen (Hervorhebungen, Textnotizen, Kommentare und Bilder)
Fellow
Bei Fellow kannst du nicht nur produktive Team Meetings abhalten, sondern auch 1:1 Gespräche führen, Meeting Agendas erstellen, getroffene Entscheidungen dokumentieren und dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer voll und ganz bei der Sache ist.
- Spezielle Templates nutzen
- Eigene Agenda bauen
- Meeting Notizen erstellen und aufbewahren
- Verschiedene Aktionen Teilnehmern zuordnen
- Ideen übersichtlich organisieren
- Feedback einfach austauschen
- Preis: Kostenlos für Teams mit bis zu 10 Mitarbeitern; Pro-Version: 5$/Monat/Mitarbeiter
- Kostenlos testen
Infinity
Infinity ist eigentlich ein Work Management Tool. Es hat aber auch viele Features, die sich mit dem Management von Meetings beschäftigen. Dabei kannst du dir dein eigenes System für das Meeting Management schaffen und so alle für das Unternehmen relevanten Meetings planen, durchführen und evaluieren.
- Verschiedene Ansichten: Kalender, Tabelle, Liste, Säulen uvm.
- Einfache Zusammenarbeit dank Kommentarfunktion
- Meetings in verschiedenen Gruppen, Ordnern, nach Datum etc. sortieren
- Filter- und Sortierungs-Funktionen
- Dokumenten Management direkt im Tool
- Zapier-Integration
- Desktop- und App-kompatibel
- Preis: Ab 99$ einmalig für 3 Mitglieder
- 30 Tage Geld-zurück-Garantie
Zipdo
Die Software Zipdo gestaltet den Meeting-Prozess neu und setzt dabei verstärkt auf asynchone Kommunikation im Vorfeld eines Meetings. So werden alle Teilnehmer über das Tool eingeladen und können die Agenda bearbeiten.
Das Meeting ist dann nur in Kürze für die finale Abstimmung notwendig. Alle zugeteilten Aufgaben und wichtigen Follow-Ups werden über Zipdo verteilt und automatisiert.
- Meeting-Prozess Automatisierung
- Kalender synchronisieren, um Meetingtermine einfach abzustimmen
- Meeting-Agenda zusammen erarbeiten
- Smarte Automations nach dem Meeting
- Preis: auf Anfrage
nTask
Bei nTask dreht sich zwar alles um das Meeting Management, aber auch für das Risiko- oder Projekt-Management eignet sich der Anbieter sehr gut.
- Intuitives Handling
- Einfach zu bearbeitender Kalender
- Unbegrenzte Anzahl von E-Mails an Teammitglieder möglich
- Integration mit Zoom
- Teilen von Meeting-Materialien möglich
- App für iOS und Android
- Preis: Kostenlose Basisversion; Premium ab 2,99$/Monat/User
- Kostenlose Testversion
Fuze
Fuze bietet dir ein cloudbasiertes Meeting Management. Da die Software klein und schnell ist, eignet sie sich sowohl für kleinere als auch für größere Unternehmen.
- Nutzerfreundliche Bedienung
- Mit allen Geräten kompatibel
- Funktioniert mit allen Browsern
- Gute Audio- und Videoqualität
- Dateien jeglicher Größe teilen
- Mobile App
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version
Meetin.gs
Meetin.gs ist ein einfaches aber effektives Tool, um deine Meetings inklusive Agenda und nachfolgender Kommunikation zu managen.
- Viele verschiedene Integrationen z.B. Office 365, Lync, Salesforce, Skype, sämtliche Google Apps etc.
- Tool zur Terminkoordinierung
- Meeting-Informationen zentral sammeln und für die Teilnehmer darstellen
- Automatisierte Meeting-Vorbereitung und Follow-Up-Informationen, E-Mails etc.
- Preis: Ab 12$/Monat/Organizer
WebEx
Auch mit WebEx kannst du Meetings organisieren und koordinieren. Diese Software eignet sich vor allem für größere Unternehmen.
- Privater Raum für Gespräche vorhanden
- Aufnahme von Audio und Video
- Bildschirm teilen
- Einladungen per SMS, E-Mail und Telefonanruf verschicken
- File Sharing
- Integration mit anderen Apps
- Preis: Kostenlose Basisversion; Danach: 12,95€/Gastgeber/Monat
ClickMeeting
ClickMeeting ist eine leichte und einfach nutzbare Meeting Management Software.
- Konferenz per Audio und Video möglich
- Private Chats und Video Calls möglich
- Recording mit einem Klick
- Warteraum mit Agenda für Teilnehmer
- Individuelle Meeting-Einladungen
- Statistiken zur Evaluation
- Preis: Ab 22€ pro Monat
- Kostenlos testen
Vyte
Vyte kannst du direkt aus dem Browser benutzen ohne ein Programm herunterladen zu müssen. Dafür kannst du den Anbieter aber auch nicht mit einer App nutzen.
- In den Kalender integrieren
- Smarte Benachrichtigungen und Updates
- One-on-One und Gruppen-Meetings möglich
- An Zeitzonen angepasst
- Erinnerungen und Einladungen für Meetings verschicken
- Zeit und Datum per Umfrage festlegen
- Preis: Kostenlose Version; danach ab 8$/Monat
Magic Minutes
Magic Minutes richtet sich an Unternehmen mit vielen Meetings, die diese organisieren und besser machen wollen.
- Meetings vereinbaren
- Post-Meeting Tools
- Material Management
- Aufgaben zuordnen
- Benachrichtigungen für anstehende Meetings
- Preis: Kostenlose Version; danach ab 12£/Nutzer/Monat
Lucid Meetings
Lucid Meetings bietet eine Meeting Software an, die nicht nur sehr universell einsetzbar ist, sondern auch sämtliche, das Meeting betreffende Aufgaben für dich im Blick hat und managed.
- Agenda Erstellung und Management
- Meeting Templates
- Screen Sharing
- Meeting Timer
- Aufnahme-Funktion
- Audio Transkription
- Tools zur Vorbereitung und Nachbereitung des Meetings
- Preis: 12,50$/Monat/Host
Fazit: Meeting Management leicht gemacht mit der passenden Software!
Meetings planen, veranstalten und nachbereiten ist viel Arbeit und am Ende kommt trotzdem oft nicht das optimale Ergebnis heraus.
Mit einer Meeting Management Software machst du Meetings nicht nur effektiv und sinnvoll, sondern sorgst auch dafür, dass deine Mitarbeiter sich besser konzentrieren und zum Erfolg beitragen können.
Welche Software am besten zu dir passt, hängt natürlich von deinen Ansprüchen und dem Unternehmen ab. Alles in allem solltest du die Vorteile dieser Software aber auf jeden Fall nutzen und ausprobieren!
Was hältst du von einer Software zum Meeting Management? Hast du mit einem der Anbieter sogar schon Erfahrungen gemacht? Schreib mir deine Fragen und Weiteres gerne in die Kommentare!
Suchst du noch mehr Inspiration? Dann schau doch mal auf Digital Affin vorbei, um mehr über die Digitalisierung für Geschäftsführer und Selbständige herauszufinden!
Was denkst du?