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Zusammenfassung: Wir unterstreichen in diesem Artikel die Wichtigkeit effektiver interner Kommunikation für Erfolg und Mitarbeiterzufriedenheit. Klare Ziele, relevante Inhalte und strategische Tool-Nutzung sind essenziell. So wird das Wir-Gefühl gestärkt und beeinflusst den Unternehmenserfolg. |
Viele Teams arbeiten heute remote und werden immer agiler. Die Digitalisierung und die Pandemie haben diese Trends befeuert.
Umso wichtiger ist eine reibungslose interne Unternehmenskommunikation. Sonst kommt es schnell zu Missverständnissen, Unsicherheit und Ineffizienz.
Interne Kommunikation verbessert die Zusammenarbeit und stärkt das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen. Sie zu organisieren ist allerdings eine Herausforderung.
Zum Glück gibt es Strategien und Tools, die den Kommunikationsprozess in deinem Unternehmen vereinfachen. Du fragst dich, welche das sind? Dann liefert dir dieser Artikel die Antwort.
Was ist interne Unternehmenskommunikation: Definition und Abgrenzung
Grundsätzlich geht es bei der Kommunikation um das Senden und Empfangen von Botschaften. Diese Botschaften können auf verschiedenen Wegen zwischen den Beteiligten übermittelt werden.
Unter interner Unternehmenskommunikation versteht man die Kommunikation zwischen Unternehmensvertretern. Das sind neben Geschäftsführern, Personalern und Teamleitern auch alle anderen Mitarbeiter. Für die Kommunikation werden festgelegte Kommunikationswege genutzt, etwa das Intranet.
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Gut zu wissen: Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verpflichtet Unternehmen rechtlich zur internen Kommunikation. Gemäß §§ 81-83 müssen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer über ihre Aufgaben, Gefahren am Arbeitsplatz und wichtige Unterlagen informieren. |
Kommuniziert wird nicht nur von oben nach unten, sondern in alle Richtungen. Überall, wo Mitarbeiter Informationen austauschen – sei es verbal oder digital – findet interne Unternehmenskommunikation statt.
Zu unterscheiden ist dabei zwischen formeller und informeller Kommunikation.
- Formelle Kommunikation: Informationsaustausch auf offiziellen Kanälen eines Unternehmens. Man spricht auch von Mitarbeiterkommunikation oder von Internal Relations.
- Informelle Kommunikation: Austausch von Informationen außerhalb der offiziellen Kanäle. Oft ist dann von Flurfunk die Rede.
Formelle Kommunikation verläuft in der Regel asynchron. Das heißt, Informationen stehen auch über den Kommunikationszeitpunkt hinaus zur Verfügung. So verpasst kein Mitarbeiter wichtige Infos.
Mehr zur asynchronen Kommunikation erfährst du im Artikel Tools und Tipps für effektive asynchrone Kommunikation.
Unterschied interne & externe Unternehmenskommunikation
Die interne Kommunikation ist nur für Unternehmensvertreter gedacht. Alle Informationen, die mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder der Öffentlichkeit geteilt werden, gehören zur externen Kommunikation.
Externe und interne Kommunikation sind gleichermaßen wichtig. Keine der beiden Seiten sollte vernachlässigt werden. Schließlich beeinflusst du mit beiden Instrumenten aktiv, wie Mitarbeiter und externe Partner dein Unternehmen wahrnehmen.
Interne Unternehmenskommunikation Kommunikationsformen.jpg
Was leistet interne Unternehmenskommunikation? Ziele und Aufgaben
Mit der internen Unternehmenskommunikation erreichst du einen fließenden Austausch zwischen Teams und Mitarbeitern. Richtig umgesetzt zahlt sie außerdem auf den langfristigen Erfolg deines Unternehmens ein.
Grundsätzlich verfolgt der interne Dialog die folgenden 5 Ziele:
- Deine Mitarbeiter identifizieren sich stärker mit deinem Unternehmen.
- Du beugst Missverständnissen vor.
- Du förderst den Dialog zwischen Unternehmensvertretern.
- Du schaffst mehr Effizienz in internen Arbeitsabläufen.
- Du erhöhst das Vertrauen deiner Mitarbeiter.
Aufgaben interne Unternehmenskommunikation
Um diese Ziele zu erreichen, muss deine interne Kommunikation einige Aufgaben erfüllen. Die wichtigste ist die Weitergabe von Informationen und Wissen. Wenn ein Team weiß, was das andere tut, entstehen Synergien viel einfacher. Damit steigt die Effizienz.
Die interne Unternehmenskommunikation soll darüber hinaus
- die Belegschaft up to date halten
- über wichtige Entscheidungen aufklären
- Werte und Identität vermitteln
- Wissen im Unternehmen weitergeben
- die Zusammenarbeit vereinfachen
- Transparenz über Ziele schaffen
- die Mitarbeiter motivieren und binden
- authentisch und emotional kommunizieren
- die Teamkultur fördern
Warum ist interne Unternehmenskommunikation wichtig?
Effizienz, Unternehmenserfolg und zufriedene Mitarbeiter – die Vorteile interner Kommunikation liegen auf der Hand. Was bedeutet das nun konkret für dein Unternehmen? Die folgenden 3 Beispiele unterstreichen die Vorteile interner Kommunikation.
1. HR-Vorteile
Macht der Fachkräftemangel deinem Unternehmen zu schaffen? Potenzielle Mitarbeiter suchen sich heutzutage ihre Arbeitgeber aus, nicht umgekehrt. Bei ihrer Entscheidung lesen sie Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor.
Dort üben Mitarbeiter oft Kritik an der mangelnden Kommunikation im Unternehmen. Wenn deine Belegschaft allerdings zufrieden mit der Kommunikation ist und darüber spricht, sicherst du dir auch gleich noch einen Vorsprung vor deinen Mitbewerbern und gewinnst den War for Talents.
2. New-Work-Vorteile
Am Anfang des Artikels habe ich es bereits angesprochen: Homeoffice, Remote-Teams und agile Workflows sind immer weiter verbreitet und erfordern mehr Kommunikation als je zuvor.
Wenn du New Work in deinem Unternehmen etablieren willst, brauchst du Kommunikationswege, die über den Flurfunk hinausgehen. Egal, ob ihr Videocalls, Chats oder ein Projektmanagement-Tool zur internen Kommunikation nutzt: Wichtig ist, dass die Mittel einen Mehrwert bringen und deinem Team nicht zusätzlich Arbeit verursachen.
3. Onboarding-Vorteile
Interne Unternehmenskommunikation ist keine einmalige Sache, sondern ein Prozess. Das führt zwangsläufig dazu, dass Informationen nicht nur weitergegeben, sondern auch dokumentiert werden und alle Mitarbeiter Zugriff auf Informationen und wichtige Arbeitsdokumente haben.
Das hat den Vorteil, dass neue Mitarbeiter bisherige Meilensteine nachverfolgen können und vom ersten Tag an in die interne Kommunikation eingebunden sind. So sparst du Zeit beim Onboarding neuer Kollegen.
Auf der anderen Seite erleichtert die Dokumentation unternehmensrelevanter Informationen das Wissensmanagement im Unternehmen. Das führt dazu, dass Wissen nicht so schnell verloren geht. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen aus anderen Gründen verlassen.
Wie funktioniert interne Kommunikation bei erfolgreichen Unternehmen?
Möchtest du von den Vorteilen der internen Unternehmenskommunikation profitieren? Dann solltest du nichts überstürzen und deine Maßnahmen gründlich planen.
Gute Unternehmenskommunikation lebt von klaren Zielen, einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools.
Allerdings hat laut Trendmonitor 2022 von Staffbase fast die Hälfte der Unternehmen kein Kommunikationskonzept. Mehr als die Hälfte hat außerdem keine klaren Ziele festgelegt. Das liegt oft an fehlenden Ressourcen. Allerdings sparst du dir später viel Zeit, wenn du deine interne Kommunikation von Anfang an gut planst.
Welche Faktoren über den Erfolg der Mitarbeiterkommunikation entscheiden, hat Staffbase im Rahmen einer weiteren Studie mit der Universität Leipzig untersucht: Besonders erfolgreich sind Arbeitgeber, die nicht nur Kommunikationsprofis zu Wort kommen lassen, sondern Vertreter verschiedener Teams. Das erhöht die Authentizität.
Hier sind 7 Tipps, mit denen du deine interne Unternehmenskommunikation auf Erfolgskurs bringst:
- Ziele festlegen und entsprechende Maßnahmen planen
- relevante Inhalte kommunizieren – hier bist du auf Input deiner Mitarbeiter angewiesen
- Erfolg messen und Feedback einfordern, um Maßnahmen zu verbessern
- Datenschutzfragen klären
- die richtigen Tools nutzen
- Kommunikation organisch wachsen lassen
- auf zu viele Regeln verzichten – sonst wird die Kommunikation unattraktiv
Ob die Aufgabe eine eigene Abteilung übernimmt oder sie im Marketing oder bei Personalverantwortlichen angesiedelt ist, hängt von der Unternehmensgröße ab. Natürlich bedeutet die Pflege interner Kommunikationskanäle einen Zusatzaufwand für dein Unternehmen. Doch der lohnt sich.
Ein Bereich, der besonders von interner Unternehmenskommunikation profitiert, ist die Teamkultur. Welche Tools dir neben der Kommunikation dabei helfen, erfährst du in unserer Übersicht Teamkultur Tools.
Was fällt unter interne Unternehmenskommunikation? Beispiele im Überblick
Die Auswahl an Instrumenten für die interne Unternehmenskommunikation ist riesig. Und jedes Tool hat eigene Benefits. Damit du dir einen Überblick verschaffen kannst, stelle ich dir die wichtigsten Tools und Trends der internen Kommunikation vor.
Social Networking mit Kollegen
Beim Thema Mitarbeiterkommunikation kommt dir sicher als erstes das Intranet in den Sinn. Das Problem: Das klassische Intranet ist von einer hierarchischen Top-Down-Struktur beherrscht.
Um diese Struktur aufzubrechen, nutzen heute immer mehr Organisationen als Vorbild für die interne Unternehmenskommunikation Social Media. Das bedeutet nicht, dass sie Facebook oder LinkedIn nachbauen. Die Rede ist vielmehr von einem Social Intranet.
Mit dem Social Intranet erweitern Unternehmen ihr Intranet um einen sozialen Aspekt und stärken so das Wir-Gefühl unter der Belegschaft. So sind die Mitarbeiter viel motivierter, zur Kommunikation beizutragen und sich aktiv zu informieren.
Angelehnt an die Kommunikation in sozialen Netzwerken sind auch Messaging-Apps. Darüber können sich Mitarbeiter ähnlich locker und bequem wie in WhatsApp oder im Facebook Messenger austauschen.
Jobinformationen an einem zentralen Ort
Der Trend in vielen Unternehmen geht dazu, Workflows zu vernetzen. Warum bündelst du nicht auch alle für deine Mitarbeiter relevanten Informationen zentral? Mitarbeiter-Apps ermöglichen genau das und bieten gleichzeitig eine Plattform für die interne Kommunikation.
In einer Mitarbeiter App findet dein Team wichtige Unternehmensinfos, Unterlagen für das Onboarding und Gehaltsabrechnungen. Du kannst Umfragen starten und die Stimmung im Team einfangen. Oder du bietest einen Chatbot an, der häufige Fragen beantwortet.
Mit Mitarbeiter-Apps sparst du Zeit in der Kommunikation, Papier- und Portokosten.
Weitere Vorteile haben wir in unserem Ratgeber zu Mitarbeiter-Apps für dich zusammengefasst.
Ähnliche Vorteile bietet eine Employee Experience Plattform. Der Unterschied: Eine solche Plattform bringt vor allem für dein HR-Team zahlreiche Benefits. Damit lässt sich sozusagen die gesamte Reise deiner Mitarbeiter vom Einstieg bis zum Ausscheiden abbilden.
Informiere dich über die wichtigsten Fakten in unserem Artikel Eine Employee Experience Plattform bietet mehr als ein HR-Tool.
Virtuelle Arbeitsräume
Virtuelle Verabredungen auf einen Kaffee gehören heute zum Arbeitsalltag vieler Menschen. Auch sie sind ein spannender Kommunikationskanal. Damit das Ganze nicht krampfhaft wirkt, gibt es mittlerweile viele kreative Ideen für gelungene digitale Kaffeekränzchen.
Die besten Ideen und Tools stellen wir dir im Artikel Virtuelle Kaffeepause mit Kollegen – diese 8+ Tools solltest du testen vor.
Generell sollten virtuelle Meetings fester Bestandteil deiner internen Kommunikationsstrategie werden. Denn immer mehr Arbeitnehmer wollen hin und wieder im Homeoffice arbeiten. Virtuelle Meetings sorgen dafür, dass sie keine wichtigen Teambesprechungen verpassen.
Wie du sie effektiv nutzt und spannend gestaltest, erfährst du im Artikel Virtuelle Meetings effektiv & effizient gestalten – Tipps für deine Meetingkultur.
Wenn bei euch im Unternehmen viel über virtuelle Meetings abläuft, kannst du sie mit einem Virtual Workplace abwechslungsreicher gestalten. Im Grunde richtest du damit ein Virtuelles Office ein, mit dem du deine Mitarbeiterkommunikation auf das nächste Level hebst.
Du möchtest wissen, wie ein Virtual Office aussieht? In unserem Virtual Workplace-Ratgeber findest du anschauliche Beispiele.
Klassische Instrumente digitalisiert
Schon Ende des 19. Jahrhunderts gab es die ersten Mitarbeiterzeitungen. Seitdem hat sich einiges verändert. Zeitungen für die Belegschaft gibt es heute zwar immer noch, allerdings erscheinen viele davon im Digitalformat.
Eine digitale Mitarbeiterzeitung ist ihrem Print-Vorbild nicht nur in Sachen Aktualität überlegen. Damit lässt sich auch messen, wie gut die Artikel und Inhalte bei deinen Mitarbeitern ankommen.
Wo wir gerade bei der Aktualität sind: In einigen Unternehmen gibt es noch ausgedruckte Telefonlisten. Je nach Branche ist die Fluktuation hoch. Deshalb lohnt es sich, auch ein Kommunikationsmittel wie das Mitarbeiterverzeichnis zu digitalisieren.
Interessant für Ausbildungsbetriebe ist das digitale Berichtsheft. Auch dieses Mittel der Kommunikation hat ein Print-Vorbild. Heute sind Auszubildende aber in der Regel sehr digital affin und erledigen vieles lieber auf dem Smartphone als auf dem Papier.
Was du rechtlich beachten musst, wenn ein digitales Berichtsheft für deine Azubis von Interesse ist, erfährst du in unserem Artikel dazu.
Eine der größten Herausforderungen der internen Kommunikation besteht darin, wirklich alle Mitarbeiter zu erreichen. Deshalb solltest du Kommunikationswege und Tools wählen, die dein Team gern nutzt.
Wenn dein Unternehmen noch im Wachstum ist, setzt du am besten auf digitale Tools, die flexibel mitwachsen.
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Tipp: Verwende mehr als ein Tool, wenn du jeden in deinem Team abholen willst. Aber übertreibe es nicht. Identifiziert am besten gemeinsam zwei oder drei Tools. |
Was sind die beliebtesten Kommunikationswege im Unternehmen? Eine Studie der School for Communication and Management und MPM Corporate Communication Solutions hat dazu Folgendes herausgefunden:
- 60 % der Befragten bevorzugen digitale interne Unternehmenskommunikation.
- Foto- und Videoformate funktionieren für über 60 % der Befragten am besten.
- Den geringsten Mehrwert bieten Livestreams oder Podcasts.
- Nur knapp ein Viertel der Unternehmen nutzt Mitarbeiter-Apps.
- Mit rund 57 % ist das Intranet noch immer das Mittel, über das Unternehmen die meisten Mitarbeiter erreichen.
Fazit: Interne Unternehmenskommunikation nutzen und Wir-Gefühl stärken
Du kennst jetzt die wichtigsten Instrumente der internen Unternehmenskommunikation und ihre Vorteile. Mit der richtigen Software lassen sich viele dieser Instrumente ohne viel Aufwand einsetzen und bringen deine interne Unternehmenskommunikation auf ein ganz neues Level.
Möchtest du in deinem Unternehmen den Teamzusammenhalt stärken und dafür sorgen, dass alle an einem Strang ziehen, führt kein Weg an interner Kommunikation vorbei.
Setze dich am besten mit den Vorteilen der Tools und Trends auseinander und überlege mit deinen Mitarbeitern, welche Funktionen euch im Alltag weiterbringen. So stellst du sicher, dass am Ende alle die schönen neuen Tools gern nutzen.
Eine Strategie und klare Ziele sind die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung und sparen dir später viel Zeit.
Was hältst du von den Trends in der internen Kommunikation? Und was sind für dich die größten Hürden bei der Umsetzung? Schreib mir deine Meinung in die Kommentare!
Wenn du nicht nur die Kommunikation, sondern auch andere Prozesse in deinem Unternehmen digitalisieren willst, dann bieten dir die entsprechenden Kategorien für Geschäftsführer auf Digital Affin umfangreiche Inspiration und Tipps!
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