Interne Kommunikation verbessern: 9 digitale Tipps

Remotes Arbeiten, wenig Präsenzzeiten im Büro und Mitarbeiter auf der ganzen Welt verstreut: 

Interne Kommunikation ist vor allem in Zeiten von New Work eine Herausforderung geworden.

Doch eine gute Unternehmenskommunikation ist wichtiger denn je - ich habe Tipps gesammelt, wie du deine interne Kommunikation verbessern kannst.

So wichtig ist die interne Kommunikation für Unternehmen

Vor allem in Zeiten der Digitalisierung ist eine gute interne Kommunikation enorm wichtig für den Erfolg deines Unternehmens. Sie ist mehr als nur ein guter Austausch - sie ist ein strategisches Führungsinstrument und sollte dementsprechend gepflegt werden. Zu den wichtigsten Vorteilen einer funktionierenden internen Kommunikation gehören:

1. Bessere Mitarbeiterbindung: Eine effektive interne Kommunikation steigert nicht nur zu Mitarbeiterzufriedenheit, sondern motiviert dein Team auch, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.
2. Veränderungen begleiten: Veränderungen im Unternehmen lassen sich manchmal nicht vermeiden. Eine gute interne Kommunikation trägt dazu bei, deine Mitarbeiter transparent miteinzubeziehen.
3. Zusammenarbeit fördern: Teamarbeit ist in modernen Unternehmen unerlässlich. Mit einer optimalen Kommunikationsstruktur förderst du die Zusammenarbeit und so auch die Produktivität.
4. Krisen bewältigen: Besonders in Krisenzeiten ist die interne Kommunikation entscheidend - so kannst du Konflikte vermeiden und Sicherheit bieten.
5. Identifikation: Unternehmenswerte vermitteln und Identität stiften, mit einer optimalen Kommunikation ist das möglich.
6. In der neuen Arbeitswelt unterstützen: Die moderne Arbeitswelt bringt viele Herausforderungen. Eine effektive Kommunikation hilft dir dabei, deine Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.
7. Engagement und Produktivität steigern: Die Verbesserung der internen Kommunikation hilft dir dabei, Probleme zu vermeiden und so Engagement und Produktivität zu steigern.

Tipp 1: Transparente Kommunikationsrichtlinien etablieren

Transparente Kommunikationsrichtlinien sind wichtig und sollten nicht unterschätzt werden.

Sie legen fest, wie Informationen innerhalb deines Unternehmens weitergegeben und verarbeitet werden.

Dazu stärken Kommunikationsrichtlinien die Unternehmenskultur, fördern die Zusammenarbeit, steigern das Engagement und schützen letztlich auch vertrauliche Informationen.

Das sollte in deinen Kommunikationsrichtlinien enthalten sein:

• Kanäle definieren: Welche Kanäle sollen für welche Art von Kommunikation verwendet werden
• Informationsweitergabe: Welche Informationen dürfen wie weitergegeben werden - und welche nicht?
• Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Übermittlung bestimmter Informationen verantwortlich? Wer wird bei Unklarheiten kontaktiert?
• Feedback: Ermögliche deiner Belegschaft, Feedback zu den Richtlinien abzugeben.

So entwickelst du deine Kommunikationsrichtlinien:

• Bedarf erkennen: Welche Herausforderungen hat dein Unternehmen derzeit? Welche Tools verwendest du - und wie effektiv sind sie?
• Mitarbeiterbefragungen: Frage deine Mitarbeiter, wo sie Verbesserungsbedarf sehen - was gut funktioniert und was nicht.
• Tools auswählen: Welches Kommunikationstool ist für dein Unternehmen das Richtige? Vergleiche verschiedene Anbieter und teste Demoversionen.

Tipp 2: Regelmäßige Meetings und Updates

In unserer immer digitaler werdenden Welt neigen besonders moderne Unternehmen schnell dazu, nur noch per Messenger zu kommunizieren.

Dabei ist der persönliche Austausch oftmals die beste Möglichkeit, zu Entscheidungen zu gelangen.

In regelmäßigen Meetings kannst du deine Mitarbeiter über Veränderungen oder Neuerungen informieren und sie in Prozesse miteinbeziehen.

Wichtig: Egal in welchem Abstand - deine Meetings müssen regelmäßig stattfinden.

Fallen sie zu häufig aus, lässt das den Gedanken entstehen, dass die Entwicklung im Unternehmen stehen bleibt.

Für erfolgreiche Meetings solltest du:

• eine Agenda festsetzen und teilen
• allen Teilnehmern rechtzeitig alle Informationen bereitstellen
• danach Follow-Ups mit offenen Punkten und einem Protokoll versenden

Auch regelmäßige Einzelgespräche können sinnvoll sein.

Vor allem von introvertierten Kollegen bekommst du so leichter ehrliches Feedback und neue Ideen, die vorher womöglich nicht in Gruppenmeetings geteilt wurden.

Tipp 3: Kollaborationstools einsetzen

Kollaborationstools sind für die gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Aufgaben innerhalb eines Teams konzipiert.

So können alle Teammitglieder jederzeit auf alle Dokumente zugreifen, den Status des Projektes sehen und Änderungen vornehmen.

Vor allem für Teams, die remote arbeiten, sind Kollaborationstools deshalb eine große Erleichterung.

Dazu kommt:

• Kollaborationstools vereinfachen die Zusammenarbeit
• Aufgaben lassen sich besser verteilen
• die Organisation wird strukturierter und einfacher
• es entsteht ein zentraler Zugriffspunkt für alle Infos
• externe Personen können miteinbezogen werden

Zu den gängigen Funktionen solcher Tools gehören:

• Onlineverwaltung von Aufgaben und Projekten
• Dokumente hochladen und teilen
• Kommunikationsmöglichkeit innerhalb des Tools
• übersichtliche Darstellung aller Aufgaben und Neuigkeiten

Die beliebtesten Kollaborations-Tools

Slack

Slack ist die zentrale Lösung für die Zusammenarbeit von Teams. Nutzer, Informationen und Tools lassen sich ganz einfach miteinander verbinden - integrierte Sprach- und Videoanrufe machen die Zusammenarbeit einfacher.

Wichtige Funktionen:

• Filesharing
• Notifications
• Suche
• mobile Applikationen

Preis: kostenlose Basisversion

Miro

Miro ist vor allem auf Unternehmen mit überwiegend remote arbeiten Teams spezialisiert. Wichtige Bereiche der täglichen Teamarbeit können auf der Plattform erledigt werden, z. B. Meetings, Brainstorming oder Workflows.

Wichtige Funktionen:

• Mindmapping
• Templates
• Drag- and Drop
• Kommentieren

Preis: kostenlose Basisversion

Notion

Notion ist der All-in-One-Workspace für Organisation und kreatives Arbeiten. Vor allem für die Bereiche Produkt, Engineering, HR, Design, Marketing und Sales ist das Tool optimal geeignet.

Wichtige Funktionen:

• To-Do-Listen
• Aufgabenpriorisierung
• Planung
• Templates

Preis: kostenlose Basisversion

Asana

Asana ermöglicht ortsunabhängigen Unternehmen das Organisieren, Priorisieren und Durchführen von Projekten. Die angelegten Teams können Aufgaben festhalten, verteilen und kommentieren.

Wichtige Funktionen:

• Fälligkeitsdatum
• Priorisierung
• Projektplanung
• Scheduling

Preis: kostenlose Basisversion

awork

Das Hamburger Tool awork bietet alles, was Teams brauchen, um ihre Projekte und Zusammenarbeit zu organisieren. Zusammen mit einem persönlichen Kalender behältst du immer den Überblick über Auslastung und Kapazitäten.

Wichtige Funktionen:

• Abhängigkeiten
• Priorisierung
• To-Do-Listen
• Alignment

Preis: ab 10 Euro monatlich

Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet Lösungen für Meetings, Chats, Telefonate und Webinare - und unterstützt die hybride Zusammenarbeit und nahtlose Kommunikation.

Wichtige Funktionen:

• Filesharing
• Notifications
• Mobile App
• Integrationen

Preis: kostenlose Basisversion

Tipp 4: Offene Feedback-Kulturen fördern

Feedback hat großes Potential - wenn es richtig genutzt wird. Jährliche, lieblose Fragebögen sind da eher kontraproduktiv. Besser ist es, von Anfang an eine offene Feedbackkultur zu fördern.

Denn die offene Feedbackkultur hat viele Vorteile:

• persönliche Konflikte lassen sich schneller lösen
• Missverständnisse lassen sich schneller klären
• Stärken und Schwächen werden erkannt
• Entwicklungschancen entstehen
• Selbst- und Fremdwahrnehmung werden abgeglichen
• Erwartungen werden klar kommuniziert
• die Zusammenarbeit läuft reibungsloser
• Eine offene Feedbackkultur legt den Grundstein für eine gute und effektive Zusammenarbeit.
• Mitarbeiterzufriedenheit steigt

Das macht eine offene Feedbackkultur aus:

• Offenheit und Vertrauen - hierarchieübergreifend
• Feedback ist sowohl horizontal als auch vertikal möglich
• Feedback wird kontinuierlich und regelmäßig gegeben

So gelingt das perfekte Feedback:

• Vorab Notizen machen: Nimm dir Zeit, um alles Wichtige festzuhalten - beispielsweise in einer Checkliste.
• Struktur des Feedbacks planen: Bestenfalls beginnst und endest du mit etwas Positivem - in der Mitte besprichst du Dinge, die verbesserungswürdig sind.
• Kritik aus der Ich-Perspektive: Feedback ist immer subjektiv. Formuliere Kritik deshalb immer aus der Ich-Perspektive.
• Konstruktive Vorschläge: Gib konkrete Vorschläge, was dein Mitarbeiter verbessern könnte.
• Andere Perspektive erfragen: Frage deinen Mitarbeiter "Wie siehst du das?" - und akzeptiere seine Wahrnehmung.
• Selbst nach Feedback fragen: Auch als Führungskraft oder Geschäftsführung solltest du regelmäßig nach Feedback fragen - und das auch ernst nehmen.
• Mediatoren einschalten: In schwierigen Fällen können Mediatoren helfen, zwischen den beiden Parteien zu vermitteln.
• Feedback spontan geben: Du kannst und solltest Feedback auch zwischendurch und spontan geben - auch rein positives Feedback ist natürlich erlaubt.

Tipp 5: Mitarbeiter in Kommunikationsfähigkeiten schulen

Kommunikationsfähigkeit ist die Bereitschaft, mit anderen in Kommunikation zu treten. Sie wird außerdem in verbale und nonverbale Kommunikation unterteilt. Wertschätzende Kommunikation ist die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen.

Kommunikationsfähigkeit besteht aus:

• der klaren Formulierung von Aussagen
• Zuhören und Interpretieren
• Feedback und angemessene Antworten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, deine Mitarbeiter zu schulen:

• Microlearning: Kurze, prägnante Lerneinheiten, die während der Arbeit vermittelt werden.
• Videobasierte Lernmaterialien: Schulungen, die auf Videos basieren und den Mitarbeitern helfen, mehr Zeit für Training und Entwicklung zu finden.
• Interaktive Kurse: Kurse, die eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter erfordern, um ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
• Onboarding-Schulungen: Einführungsprogramme, die Teil des Onboarding Prozesses sind und die Bedeutung von Kommunikation betonen.
• Rollenspiele: Simulationen von Kommunikationssituationen, um praktische Erfahrungen zu sammeln.
• Online-Schulungen: Schulungen, die online durchgeführt werden und den Mitarbeitern Flexibilität bieten.
• Mentoring und Coaching: Erfahrenere Mitarbeiter unterstützen weniger erfahrene Kollegen, um deren Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern

Mögliche Themenideen für Schulungen zur Kommunikationsfähigkeit:

• Effektive Gesprächsführung: Techniken zur Steigerung der Effektivität von Gesprächen, einschließlich aktives Zuhören und Fragetechniken.
• Interkulturelle Kommunikation: Verständnis für kulturelle Unterschiede in der Kommunikation und wie man effektiv mit Menschen aus verschiedenen kulturellen Hintergründen kommuniziert.
• Konfliktlösung und Verhandlung: Methoden zur Konfliktlösung und Verhandlungstechniken, um positive Ergebnisse in schwierigen Situationen zu erzielen.
• Körpersprache und nonverbale Kommunikation: Verständnis für die Bedeutung von Körpersprache und nonverbaler Kommunikation in verschiedenen Kontexten.
• Präsentationstechniken: Entwicklung von Fähigkeiten zur Durchführung überzeugender und wirkungsvoller Präsentationen.
• Kommunikation in digitalen Medien: Umgang mit E-Mails, Chats und anderen digitalen Kommunikationsformen, um klar und effektiv zu kommunizieren.
• Teambuilding und Zusammenarbeit: Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams, um gemeinsame Ziele zu erreichen

Tipp 6: Unterschiedliche Kommunikationsstile berücksichtigen

Jeder Mensch kommuniziert auf seine ganz eigene Art. Ganz grundsätzlich werden vier verschiedene Kommunikationsstile unterschieden:

1. Passiver Kommunikationsstil: Menschen mit diesem Stil neigen dazu, ihre eigenen Bedürfnisse und Meinungen zurückzuhalten und Konflikten aus dem Weg zu gehen.
2. Aggressiver Kommunikationsstil: Dieser Stil ist durch Dominanz, Konfrontation und das Ignorieren der Bedürfnisse anderer gekennzeichnet.
3. Passiv-aggressiver Kommunikationsstil: Personen mit diesem Stil drücken ihre Unzufriedenheit indirekt aus, indem sie subtil Widerstand leisten oder sich passiv verhalten.
4. Selbstbewusster Kommunikationsstil: Dieser Stil basiert auf gegenseitigem Respekt, Zusammenarbeit und der Fähigkeit, die eigenen Bedürfnisse klar auszudrücken.

Wichtig ist: Niemand kommuniziert ausschließlich in einem dieser vier Stile. Vielmehr besteht unser individueller Kommunikationsstil aus einer Mischung der Grundmodelle.

Um die verschiedenen Persönlichkeitsstile angemessen zu berücksichtigen, kannst du in deinem Unternehmen einige Maßnahmen ergreifen:

• Schulungen und Trainingsprogramme: Durch Weiterbildungen können Mitarbeiter sensibilisiert werden, verschiedene Kommunikationsstile zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.
• Individuelle Kommunikationspräferenzen: In regelmäßigen Feedbackgesprächen kannst du die individuellen Präferenzen deiner Mitarbeiter herausfinden - und auch dementsprechend kommunizieren.
• Kommunikationstrainings für Führungskräfte: Insbesondere für Führungskräfte ist es entscheidend, verschiedene Kommunikationsstile zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren. Schulungen und Trainings sind hier in jedem Fall sinnvoll.

Tipp 7: Interne Social Media und Intranet-Plattformen nutzen

Interne soziale Netzwerke gewinnen immer mehr an Bedeutung - und das zurecht, denn die unternehmenseigenen Plattformen, beispielsweise im Social Intranet oder durch Mitarbeiter-Apps, bieten einige Vorteile für die interne Kommunikation:

• Effizienz: Nutzer finden zu jedem Thema schnell den passenden Experten - über Abteilungs- und Ländergrenzen hinaus.
• Resonanz: Mitarbeiter bekommen schnelles und direktes Feedback zu ihren Beiträgen.
• Sichtbarkeit: Relevante Themen bekommen mehr Reichweite, werden wahrgenommen und geteilt.
• Beteiligung: Jeder kann auf Augenhöhe kommunizieren und etwas beitragen - Führungskräfte werden nahbar.
• Resilienz: Vertraute Personen im Umfeld, die man um Hilfe bitten kann, bieten Sicherheit. Selbst zu helfen, ist wiederum sinnstiftend.
• Wirksamkeit: Persönliche Beiträge schaffen Verbindungen und laden zum Teilen eigener Gedanken und Erfahrungen ein.
• Gehör finden: Ideen bündeln und andere dafür zu begeistern - das ist die Macht von sozialen Medien. Insbesondere für Unternehmen kann das fruchtbar sein.
• Kooperation: Egal, von welchem Standort aus - Mitarbeiter können sich vernetzen und so Kosten, Zeit und Aufwand reduzieren.
• Lernen: Know-How teilen, neues Lernen. Mit internen Netzwerken wird Wissenstransfer ganz einfach.
• Innovation: Ungewöhnliche Ideen präsentieren und über den Tellerrand hinausblicken - die Kraft von Intranets ermöglicht immer wieder neue Ideen.

Informelle Kommunikationskanäle haben einige Vorteile:

1. Förderung der Zusammenarbeit: Informelle Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern, was zu einer stärkeren Teamarbeit und einem besseren Verständnis der Unternehmensziele führen kann.
2. Schnelle Informationsverbreitung: Informelle Kanäle ermöglichen eine schnelle Verbreitung von Informationen, insbesondere in Peer-to-Peer-Kommunikation, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens verbessern kann.
3. Stärkung der Unternehmensphilosophie: Durch informelle Kommunikation können Unternehmenswerte und -kultur vermittelt und gestärkt werden.
4. Hohe Reichweite und regelmäßige Informationsvermittlung: Informelle Kanäle bieten eine hohe Reichweite und ermöglichen eine regelmäßige Informationsvermittlung, was zur Verbesserung der internen Kommunikation beiträgt.

Tipp 8: Kommunikation dezentralisieren

Dezentrale Kommunikation bedeutet: Es gibt keinen Knotenpunkt, über den die gesamten Kommunikationsprozesse des Unternehmens laufen. Stattdessen nutzen deine Mitarbeiter verschiedene Medien und Tools, um sich zu den verschiedenen Projekten auszutauschen.

Die Vorteile dezentraler Kommunikation:

1. Flexibilität und Standortunabhängigkeit: Dezentrale Kommunikation ermöglicht es Mitarbeitern, unabhängig von ihrem physischen Standort effizient miteinander zu kommunizieren. Das fördert Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes und unterstützt remote arbeitende Teams.
2. Echtzeit-Kollaboration: Durch den Einsatz digitaler Plattformen können Teams in Echtzeit Informationen austauschen, Dateien teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Das beschleunigt Entscheidungsprozesse und fördert die Zusammenarbeit.
3. Transparenz und Informationszugang: Dezentrale Kommunikation reduziert Barrieren für den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter haben einfacheren Zugang zu relevanten Informationen, was die Transparenz fördert und das Risiko von Missverständnissen oder Fehlinformationen verringert.
4. Innovationsförderung: Eine offene Kommunikationskultur fördert den Ideenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Dies schafft eine Umgebung, die Innovation begünstigt, weil Mitarbeiter ihre kreativen Ideen teilen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können.
5. Effiziente Entscheidungsfindung: Dezentrale Kommunikation ermöglicht es Entscheidungsträgern, schnell auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren. Informationen können schnell verbreitet und Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten getroffen werden.
6. Stärkung der Mitarbeiterbindung: Der Einsatz von digitalen Kommunikationstools fördert ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und ermöglicht es Mitarbeitern, sich besser zu vernetzen. Dies trägt zur Stärkung der Mitarbeiterbindung bei, insbesondere in Unternehmen mit verteilten Teams.
7. Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Dezentrale Kommunikation macht Unternehmen anpassungsfähiger gegenüber Veränderungen, sei es in der Unternehmensstruktur, in der Marktdynamik oder in globalen Ereignissen. Teams können schnell reagieren und sich auf neue Gegebenheiten einstellen.

Tipp 9: Kontinuierliche Bewertung und Anpassung

Die kontinuierliche Bewertung und Anpassung stellen einen entscheidenden Eckpfeiler für eine effektive interne Kommunikation in Unternehmen dar.

In einer sich ständig wandelnden Geschäftsumgebung ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Kommunikationsstrategien regelmäßig überprüfen und anpassen, um mit den aktuellen Anforderungen Schritt zu halten.

Deine Kommunikationseffektivität kannst du mit folgenden Methoden testen:

1. Mitarbeiterumfragen: Regelmäßige Umfragen unter den Mitarbeitern helfen, ihre Wahrnehmung der internen Kommunikation zu verstehen. Fragen können sich auf Klarheit, Relevanz, Zugänglichkeit und Zufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen konzentrieren. Die Analyse von Umfrageergebnissen ermöglicht es, spezifische Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
2. Feedback-Mechanismen: Einrichtung von Feedback-Mechanismen, wie beispielsweise E-Mail-Rückmeldungen, interne Chat-Plattformen oder virtuelle Suggestion-Boxen. Das ermöglicht Mitarbeitern direktes Feedback zu geben und ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Anregungen oder Bedenken zu reagieren.
3. Messung von Klickraten: Bei digitalen Kommunikationsplattformen können Klickraten gemessen werden, um zu sehen, wie oft Mitarbeiter auf Links oder Informationen in E-Mails, Intranet-Artikeln oder anderen digitalen Medien klicken. Hohe Klickraten können darauf hinweisen, dass die Inhalte relevant und interessant sind.
4. Analyse von Mitarbeiterengagement: Die Überwachung von Engagement-Metriken, wie beispielsweise der Beteiligung an Schulungen, internen Veranstaltungen oder Diskussionen, bietet Einblicke in die Wirksamkeit der internen Kommunikation. Ein zunehmendes Engagement zeigt an, dass die Mitarbeiter aktiv an den Kommunikationsaktivitäten teilnehmen.
5. Quantitative Leistungskennzahlen: Verwendung von quantitativen Leistungskennzahlen wie Produktivitätssteigerungen, Reduzierung von Fehlzeiten oder Verbesserungen in der Teamzusammenarbeit. Diese Metriken können indirekt auf eine effektive Kommunikation hindeuten, die die Mitarbeiter befähigt und motiviert.
6. Social-Media-Analyse: Nutzen Unternehmen soziale Medien für die interne Kommunikation, können Analysen von Likes, Kommentaren und geteilten Inhalten Einblicke in die Akzeptanz und Wirkung von Botschaften geben.
7. Erfolg von Schulungsprogrammen: Wenn Schulungen ein Teil der internen Kommunikation sind, können der Erfolg und die Teilnahmequoten von Schulungsprogrammen gemessen werden. Dabei solltest du überprüfen, ob die Mitarbeiter die Informationen verstehen und in der Praxis anwenden können.

Fazit: Interne Kommunikation verbessern lohnt sich

Eine funktionierende interne Kommunikation ist so wichtig wie nie zuvor: Umso mehr lohnt es sich, hier genau hinzusehen und Mitarbeiterkommunikation, Kommunikationsstrategie und Kommunikationsinstrumente regelmäßig zu überprüfen.

So stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter immer gut informiert sind, sich wertgeschätzt und eingebunden fühlen - und dein Unternehmen erfolgreich bleibt.

Welche Instrumente der internen Kommunikation nutzt du, um dein Unternehmen voranzubringen? Schreib uns in die Kommentare!

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