Heizkostenabrechnung online erstellen: So rechnest du schnell und digital ab

Mit den richtigen Tools kannst du die Heizkostenabrechnung online erstellen und jede Menge Zeit in deinem Vermieteralltag sparen.

Als Vermieter profitierst du von passivem Einkommen und bist fürs Alter abgesichert. Doch Immobilien sind auch mit Arbeit verbunden. Gut, dass die Digitalisierung viele Aufgaben wie das Abrechnen von Heiz- und Nebenkosten vereinfacht.

In diesem Artikel führe ich dich durch den Prozess der Online-Heizkostenabrechnung und zeige dir, wie du als Vermieter von digitalen Möglichkeiten profitierst. Damit du die nächste Abrechnung gleich online erledigen kannst, stelle ich dir außerdem passende Tools vor.

Die Heizkostenabrechnung – eine wichtige Pflicht für Vermieter

Als Vermieter musst du die Heiz- und Betriebskosten deiner Immobilie einmal im Jahr gegenüber deinen Mietern abrechnen.

Rechtliche Grundlage dafür ist die Heizkostenverordnung. Sie gilt für

• Vermieter, Hausverwalter und Eigentümer, die zum Erstellen einer verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung verpflichtet sind.
• Mehrparteienhäusern mit zentraler Heizungs- und/oder Warmwasserversorgungsanlage
• Gebäude mit Fernwärmeversorgung

Seit 2021 gibt es einige neue Pflichten für Vermieter. So dürfen nur noch fernablesbare Heizkostenverteiler und Zähler installiert werden – bis 2027 sollen alle analogen durch digitale Zähler ersetzt werden.

Außerdem gelten zusätzliche Informationspflichten für dich. In die Heizkostenabrechnung gehören jetzt unter anderem Angaben darüber, welche Energieträger eingesetzt werden und wie sich der Verbrauch im Vergleich zum Vorjahr entwickelt hat.

Dort, wo schon neue Zähler installiert sind, müssen Vermieter ihren Mietern außerdem monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen. Am einfachsten geht das in digitaler Form.

Warum du Heizkosten sorgfältig und digital abrechnen solltest

Eine korrekte Abrechnung ist nicht nur Pflicht, sondern erspart dir Kosten und Ärger. Denn wenn Informationen fehlen oder du dich nicht an die Heizkostenverordnung hältst, dürfen die Mieter die Heizkosten kürzen.

Darüber hinaus trägt eine korrekte und verständliche Heizkostenabrechnung dazu bei, den Energieverbrauch von Gebäuden zu senken: Sie hilft den Bewohnern deiner Wohneinheiten zum Beispiel dabei, ihr Heizverhalten zu optimieren.

Das alles funktioniert am einfachsten, wenn du den digitalen Weg wählst und die Heizkostenabrechnung online erstellst.

Wie kann man Heizkosten abrechnen?

Um die Heizkosten für jeden deiner Mieter abzurechnen, hast du verschiedene Möglichkeiten. Was du brauchst, sind

• die Verbrauchsdaten der Heizkörper deiner Mieter,
• die Größe der Wohneinheiten und
• der Preis des eingesetzten Rohstoffs.

Die Berechnung muss dann getrennt in Grund- und Verbrauchskosten ausgewiesen werden – also in einen Teil, der etwa für den Betrieb der Heizanlage anfällt und auf alle Mieter umgelegt wird und einen verbrauchsabhängigen Teil.

Viele große Energiedienstleister bieten ein Rundum-sorglos-Paket für Vermieter. Sie kümmern sich um das Ablesen der Zähler und erstellen bei Bedarf die komplette Betriebskostenabrechnung. Das ist allerdings mit Kosten verbunden.

So kannst du die Heizkostenabrechnung online selbst erledigen

Dank digitaler Tools ist es heute für Vermieter und Hausverwalter problemlos möglich, die Heizkostenabrechnung online selbst zu erstellen.

Dafür musst du nur einige Objektdaten und die Ablesewerte der Zähler in ein entsprechendes Programm eingeben, das dann automatisch die Abrechnung erstellt. Bei Funkzählern erfolgt die Erfassung von Verbrauchswerten automatisch.

Du könntest die Berechnung der Heizkosten auch in Excel oder sogar auf einem Blatt Papier durchführen. Allerdings werden die Vorgaben für die Heizkostenabrechnung immer komplexer. Eine Software gibt dir mehr Sicherheit bei der Kostenaufstellung.

Welche Vorteile hat die Online-Erstellung einer Heizkostenabrechnung?

Wenn du deine Heizkostenabrechnung online erstellst, kannst du den gesamten Prozess effizienter gestalten und alle Schritte von der Erfassung der Verbrauchsdaten bis zur Erstellung der Abrechnung bequem und transparent online erledigen.

Das bringt mehrere Vorteile für Vermieter und Hausverwalter:

• Die digitale Erfassung und Abrechnung von Heizungszählern spart viel Zeit.
• Automatische Berechnungen reduzieren Fehlerquellen.
• Die Kommunikation mit Mietern kann weiter digitalisiert werden und wird effizienter und transparenter.

Mit vielen Tools kannst du außerdem gleich noch die Nebenkostenabrechnung online erstellen und sparst noch mehr Zeit.

Was ist zu beachten, wenn man die Heizkostenabrechnung online erstellt?

Beim Einsatz digitaler Tools ist es grundsätzlich wichtig, den Datenschutz zu berücksichtigen. Verwende deshalb am besten nur Software, die den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. Anbieter sollten sicherstellen, dass sensible Daten sicher verwaltet werden.

Denk außerdem daran, dass nicht alle Mieter technikaffin sind und vielleicht Berührungsängste mit modernen Zählern haben. Informiere deine Mieter über anstehende Veränderungen und kommuniziere, dass auch sie von digitalen Prozessen profitieren.

Mit diesen 5 Anbietern erstellst du deine Heizkostenabrechnung online

Schauen wir uns als nächstes an, welche Anbieter für die Onlineabrechnung von Heizkosten infrage kommen.

Hellohousing

Mit Hellohousing ist es ebenfalls ganz einfach möglich, eine digitale Heizkostenabrechnung zu erstellen.

Daneben lassen sich viele weitere Verwaltungsaufgaben rund um die Immobilienvermietung bequem online erledigen.

Besonderheiten des Tools:

• Heizkostenabrechnung nach HKVO
• inklusive digitale Dokumentenablage
• komplette Betriebskostenabrechnungen schnell und einfach als PDF erstellen
• Daten werden DSGVO-konform und verschlüsselt übertragen und gespeichert

Kosten: Für die Online-Heizkostenabrechnung von bis zu 25 Wohneinheiten brauchst du den Premium-Tarif für 4,50 € pro Monat. Ob das Tool von Hellohousing für deine Zwecke geeignet ist, kannst du mit dem kostenlosen Testmonat herausfinden.

immocloud

Das Tool von immocloud ist modern gestaltet und bietet dir ein übersichtliches Vermieter-Dashboard. Damit hast du deine Objekte und Finanzen immer im Blick und gestaltest die Mieterkommunikation einfach und transparent.

Vorteile des Tools:

• Überblick über umlegbare Kosten
• digitale Archivierung von Dokumenten und Abrechnungen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung für Nebenkostenabrechnung
• Datenspeicherung in Deutschland und verschlüsselte Übertragung

Kosten: Die Testversion der Software steht dir ganze 45 Tage lang zur Verfügung. Der Einstiegspreis danach liegt bei 4,99 € netto im Monat. Damit lassen sich bis zu fünf Einheiten verwalten.

objego

In dem Tool objego steckt das Expertenwissen des Energiedienstleisters ista. Deshalb findest du bei dem Anbieter viele Funktionen und Know-how rund um Zählererfassung, CO2-Steuer und den Energieausweis.

Das bietet die Software:

• intuitive Bedienung und gute Übersichtlichkeit
• Schritt-für-Schritt-Führung durch die Nebenkostenabrechnung
• Verwaltung von Mehrfamilienhäusern, Eigentumswohnungen, Gewerbe- und Mischimmobilien möglich
• Datenschutz und Datensicherheit sind laut Anbieter gewährleistet

Kosten: Du kannst mit dem Tool direkt kostenlos starten. Für Funktionen wie die Heizkostenabrechnung werden mindestens 7,95 € im Monat bei jährlicher Abrechnung fällig.

VermietenPlus

Hinter der digitalen Lösung VermietenPlus steckt der Immobilienmarktplatz ImmoScout24. In dem Portal findest du zahlreiche Tools und Lösungen, die dich bei der Verwaltung und Vermietung deiner Wohneinheiten unterstützt.

Neben der Nebenkostenabrechnung erledigst du mit dem Tool die Neuvermietung von Objekten und hast deine Finanzen jederzeit im Griff.

Das Tool bietet unter anderem:

• personalisierte Abrechnung
• einfache Berechnung der Heizkosten
• intuitive Nutzerführung
• DSGVO-konform

Kosten: Du kannst das Tool 30 Tage lang kostenlos testen und anschließend ein Abo starten. Die Kosten liegen bei 9,90 € für die erste Einheit und 0,99 € für jede weitere Einheit.

Vermieterwelt

Die Software von Vermieterwelt kann von Hausverwaltern und Vermietern als zentrale Plattform für alle Immobilienangelegenheiten genutzt werden. Der Fokus liegt darauf, Mieteinnahmen rechtssicher und effizient zu verwalten und zu optimieren.

Zum Funktionsumfang gehört aber auch die digitale Heizkostenabrechnung.

Fakten zu Vermieterwelt:

• versandfertig formatierte Abrechnung auf Knopfdruck
• automatische Eingangsprüfung von Nachzahlungen
• Möglichkeit, Abrechnungen als Vorlagen zu speichern
• Made in Germany – DSGVO-konformer Umgang mit Daten

Kosten: Nachdem du das Tool 30 Tage lang kostenlos getestet hast, liegen die Kosten bei 9,70 € Grundbeitrag plus 2 € pro Wohneinheit.

Fazit: Heizkosten online erstellen spart Zeit und schont die Nerven

Wenn du deine Vermieter- oder Hausverwalteraufgaben vereinfachen und Prozesse optimieren möchtest, ist die Online-Erstellung von Heizkostenabrechnungen eine Überlegung wert.

Es gibt bereits zahlreiche digitale Tools, die dafür zur Verfügung stehen. Damit sparst du Zeit, vermeidest Fehler und hast immer den Überblick über deine Abrechnungen. Außerdem kannst du mit den meisten Tools nicht nur einfacher abrechnen, sondern auch andere Aufgaben rund um die Vermietung digitalisieren.

Achte bei der Auswahl eines Anbieters darauf, dass der Datenschutz gewährleistet ist und deine Mieter mit der Online-Abrechnung zurechtkommen. Wichtig ist natürlich auch, ein einfach zu bedienendes Tool zu wählen, das sich deinen Anforderungen und Workflows anpasst.

Nutze also die Testversionen, die dir bei den vorgestellten Anbietern zur Verfügung stehen.

Hast du schon einen Favoriten entdeckt oder nutzt du bereits die Vorteile der Online-Heizkostenabrechnung?

Dann teile deine Erfahrungen und Empfehlungen gerne in den Kommentaren!

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