Eine Employee Experience Plattform bietet mehr als ein HR-Tool

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Employee Experience Plattform ist und welche Chancen sie bietet.

Deine Mitarbeiter sind erfolgreicher, wenn ihnen die für ihre Arbeit wichtigen Informationen leicht zugänglich sind.

Wie eine Employee Experience Plattform genau dies ermöglicht, erfährst du jetzt.

Legen wir los!

Was ist eine Employee Experience Plattform?

Eine Employee Experience Plattform dient dazu, deinen Mitarbeitern im Laufe ihrer gesamten Employee Journey den Berufsalltag so einfach wie möglich zu gestalten.

Es ist eine Plattform, die alle notwendigen Funktionen von HR Software vereint und so eine All-in-One Lösung für digitales Personalmanagement darstellt.

Eine Employee Experience Plattform begleitet deine Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Offboarding.

Welche Funktionen bietet eine Employee Experience Plattform?

Eine Employee Experience Plattform bietet typische Funktionen einer HR Software wie u.a.

• Mitarbeiterakte
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeittracker
• Learning Management System
• Kommunikation, z.B. via Chat
• Unternehmensorganigramm inkl. Kontaktmöglichkeiten
• Ablage und Archiv
• Wissensmanagement
• Employee Self Service

Der Fokus liegt auf der Bereitstellung von Erklärungen und Wissen. Alle wichtigen Informationen und Dokumente sind in einer Anwendung zu finden.

Mit Hilfe des Self Service können deine Mitarbeiter kleine Aufgaben erledigen z.B. selbst ihre Adresse ändern, ihre restlichen Urlaubstage einsehen oder ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einpflegen.

Eine Employee Experience Plattform unterscheidet sich also deutlich zu einem normalen Intranet.

Welche Funktionen bei einem normalen Intranet fehlen und welche Alternativen es hier gibt, erfährst du in unserem Artikel: Social Intranet: Effektiv, produktiv und motiviert im Unternehmen.

Darum brauchst du eine Employee Experience Plattform

Es gibt viele Anbieter, die Software mit den genannten Funktionen anbieten, warum also eine Employee Experience Platform in Erwägung ziehen?

2019 wurden in den USA durchschnittlich 22 verschiedene Tools für das Personalmanagement verwendet. Das kann leicht unübersichtlich und ein echter Produktivitätskiller werden.

Wenn du mit einer einzige Anwendung alle notwendigen Funktionen anbieten kannst, die deine Mitarbeiter für ihre Personalangelegenheiten brauchen, spart das enorm viel Zeit und reduziert die Komplexität.

Die Employee Journey

Nun schauen wir uns die Touchpoints in einer typischen Employee Journey an und ich zeige dir, wie du von einer EEP als Personalverwaltung Software profitieren kannst.

Bewerbung:

Im ersten Schritt ist unbedingt eine DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung der Bewerbung zu beachten. Eine mögliche Umwandlung der Daten von einem Bewerber zu einem Mitarbeiter spart enorm viel Zeit.

Ein Self Service ermöglicht es den Bewerbern und zukünftigen Mitarbeitern, fehlende Unterlagen und Informationen zu ergänzen.

Onboarding:

Der Mitarbeiter ist neu im Unternehmen und muss alle Prozesse kennenlernen. Das digitale Onboarding erleichtert diesen Prozess und gibt immer eine Anlaufstelle für Fragen.

Anstatt vieler neuer Tools (inkl. Login-Daten und Passwörtern) findet er alle wichtigen Informationen, alle Lernmaterialien und Zuständigkeiten an einem Ort.

So braucht er nicht seinen Vorgesetzten oder in der Personalabteilung nach fachlichen oder organisatorischen Dingen fragen, wie beispielsweise wo er sich krankmelden oder an wen er sich bei technischen Problemen wenden soll.

Im Berufsalltag:

An diesem Punkt sind deine Mitarbeiter gut eingearbeitet und haben ihre Routinen. Doch auch in dieser Phase fallen nicht weniger zu klärende Fragen an. Deine Mitarbeiter können spezielles Equipment, Weiterbildungen oder ein Sabbatical anfragen.

Generell geht es immer wieder um die Mitarbeiterzufriedenheit, die als Unternehmen im Blick behalten werden sollte.

Auch der Self Service bietet weiterhin diverse Nutzungsmöglichkeiten.

Offboarding:

Nun verlässt dein Mitarbeiter das Unternehmen. Er kann selbst einsehen, wie viele Urlaubstage er noch übrig hat und nachschauen, wohin er seine Arbeitsgeräte und -utensilien bringen bzw. schicken soll.

Ohne eine Employee Experience Platform müssen all diese Fragen immer und immer wieder mit einzelnen Mitarbeitern geklärt werden. Oft werden dafür Leitfäden eingesetzt, doch führt das meist zu vielen verschiedenen Dokumenten, wo keiner so recht weiß, in welchem man die gewünschten Infos findet und welches das aktuelle ist.

Wissensmanagement

Die umfangreiche Datenbank einer EEP ermöglicht allen Mitarbeitern den Zugriff auf Neuigkeiten, Leitfäden, Handlungsanweisungen und Prozesse. Bei Unklarheiten können die benötigten Informationen über die Suchfunktion gesucht werden.

So sparen Mitarbeiter und Kollegen, Führungskraft oder Personaler, die sonst nach diesen Informationen gefragt worden wären, einiges an Zeit. Insbesondere, wenn diese die Antwort selbst nicht kennen und wiederum eine andere Führungskraft fragen müssen.

Gemeinschaftsgefühl schaffen

Durch die gemeinsame Nutzung von einer einzige Plattform und die Kommunikation darüber kann ein Gefühl von Gemeinschaft entstehen.

In Zeiten von Homeoffice und Remote Teams entfällt einiges an persönlicher Kommunikation, was ein Wir-Gefühl erschweren kann. Eine Employee Experience Plattform kann hierfür ein Ausgleich sein, da sie einen zentralen digitalen Ort für Unternehmenskultur bietet.

Eine weitere Lösung für die Schaffung eines Wir-Gefühls sind virtuelle Büros. Wenn du mehr erfahren willst, dann schaue unbedingt bei unserem Artikel Virtual Workplace: Ein virtuelles Office für dein Team vorbei!

Welche Anbieter gibt es?

HR-Tools gibt es viele am Markt. Eine Employee Experience Plattform zielt als All-in-one Tool auf bessere Usability und einen ganzheitlichen Blick auf den Mitarbeiter ab. 

Spezialisiert auf dieses Szenario sind zum Beispiel diese Software-Anbieter hier: 

reteach

reteach ist eine Lernplattform, die ihren Fokus auf dem Wissenstransfer durch E-Learning hat. Sie eignet sich daher super für Online-Weiterbildungen, aber auch um eine eigene Employee Experience Plattform zu erstellen.

Der Anbieter stellt unter anderem die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Live, On-Demand und Präsenzschulungen
• Newsfeed
• Kommunikation über Mail und Kommentare
• Lerninhalte und Lernpfade erstellen
• interaktive Erlebnisse mit Video, PPT, SCORM, Quiz uvm.
• Onboarding
• individuelle Lernräume
• Teilnehmer automatisiert schulen, verwalten und managen
• Corporate Design
• Administrationsbereich
• DSGVO-Konformität

Du kannst zwischen 3 Paketen und zusätzlich weiteren Add-Ons wählen:

1. Grow für 99€ monatlich
2. Premium für 199€ monatlich
3. Enterprise für 399€ monatlich

Addons: E-Commerce, extra Teilnehmer, Mandanten

Staffbase

Staffbase bietet nach eigenen Worten eine “Plattform für alles, was deine Mitarbeiter im täglichen Arbeitsleben brauchen. Für eine positive Kultur, höhere Bindung und mehr Interaktion.”

Verfolgt wird der “Mobile First”-Ansatz, weshalb dir und deinem Team eine App zur Verfügung steht.

Die Personalmanagement Software ist intuitiv zu bedienen und bietet unter anderem die folgenden Funktionen:

• Newsfeed
• Messenger
• Town Hall Meetings
• Umfragen
• Integrationen, z.B. mit Google Drive oder Survey Monkey
• Suchfunktion
• Wissenbibliothek
• Zuteilung von Rollen und Rechten
• Reportings und Statistiken
• DSGVO-, GDPR-Konformität und ISO-Zertifizierung

Übrigens: wenn du eine andere Software weiterhin nutzen möchtest, kannst du diese mit der Plattform von Staffbase kombinieren, da sie vollständig personalisierbar ist.

Du kannst entweder erst eine kostenlose Demo vereinbaren und dir gleich ein individuelles Angebot einholen.

Personio

Personio bietet eine All-in-One Personalsoftware, mit der deine HR Prozesse automatisiert und vereinfacht werden.

Die Plattform des Münchener Unternehmens bietet unter anderem diese Funktionen:

• Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement
• digitale Personalakte
• Onboarding
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
• vorbereitende Entgeltabrechnung
• elektronische Signatur für Arbeitsverträge
• e-Learning Schulungen
• Zuteilung von Rollen und Rechten
• Reportings und Analysen
• Integrationen, z.B. Slack, DATEV, Indeed, Arbeitsagentur uvm.
• DSGVO-Konformität
• Employee Self Service

Du kannst zwischen drei Plänen wählen: Essential für ca. 3€ pro Monat und Mitarbeiter, Professional für ca. 4,50€ pro Monat und Mitarbeiter und einem maßgeschneiderten Angebot auf Anfrage.

rexx systems

rexx systems bietet HR Software in zwei Bereichen an, dem Bewerbermanagement und dem Personalmanagement. In der rexx Suite werden diese beiden Bestandteile vereint und du erhältst eine vollständige Employee Experience Plattform.

Folgende Features werden dir geboten:

• Bewerbermanagement
• Empfehlungsmanagement
• Jobportal
• Onboarding
• Personalmanagement
• Ausbildungsmanagement
• digitale Personalakte
• Talentmanagement
• 360 Grad Feedback
• E-Learning
• DSGVO-Konformität
• Employee Self Service

rexx systems macht keine Angaben zu den Preisen, es gibt aber einen Rechner auf der Website, mit dem du dein individuelles Angebot berechnen kannst.

factorialhr

Bei factorialhr handelt es sich um eine Plattform für Zeit-, Talent- und Dokumentenmanagement. Dabei berücksichtigt der Anbieter die speziellen Anforderungen verschiedener Branchen wie beispielsweise Herstellung, Gesundheitswesen, Consulting oder auch die Besonderheiten von Remote Work.

Das Angebot erhält unter anderem die folgenden Funktionen:

• Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement
• digitale Personalakte
• Onboarding und Offboarding
• Zeiterfassung, Schichtsysteme und Abwesenheitsmanagement
• Entgeltabrechnung
• elektronische Signatur
• Reportings und Mitarbeiterperformance
• Kommunikation und Events
• Mitarbeiterportal

Es gibt verschiedene Varianten zur Auswahl, z.B. das Complete Bundle Business für 6$ im Monat pro Mitarbeiter. Du kannst aber auch ein individuelles Angebot mit einer Demo anfragen. 

Fazit: Digitaler Wissenstransfer leicht gemacht

Eine Employee Experience Plattform vereint viele Funktionen verschiedenster Personalmanagement Software Anbieter. Dadurch benötigen deine Mitarbeiter weniger Tools für ihre tägliche Arbeit, was die Komplexität reduziert.

Im weitesten Sinne können auch Mitarbeiter-Apps oder ein Social Intranet die Aufgaben abdecken. 

Alle wichtigen Informationen und Neuigkeiten werden an einem Ort gespeichert und zugänglich gemacht. Mit der Suchfunktion können z.B. Handlungsanweisungen oder Zuständigkeiten leicht gefunden werden.

Der Self Service ermöglicht deinen Angestellten das eigenständige Erledigen und in Erfahrung bringen kleiner Personalangelegenheiten.

Außerdem bietet eine solche Plattform einen digitalen Ort für Unternehmenskultur.

Was hältst du von einer Employee Experience Plattform? Wie schließt du eventuelle Wissenslücken deiner Belegschaft? Wir freuen uns über deinen Kommentar!