Mit dem digitalen Angebotsmanagement schneller und einfacher zu mehr Kundenaufträgen

Für viele gehört es zum Arbeitsalltag: Angebote erstellen und dann an den Kunden übermitteln. Dieser Vorgang ist oftmals sehr zeitraubend, da du für jeden Kunden ein individuelles Angebot erstellen musst und oft nicht auf bereits bestehende Dateien zurückgreifen kannst. Außerdem kommt es oft genug vor, dass sich der Kunde nachdem er dein Angebot erhalten hat, ewig nicht mehr meldet und nur auf Anfrage dann Rückmeldung gibt.

Das alles kostet dich Zeit und Energie, die du eigentlich sinnvoller in dein Unternehmen stecken könntest.

Aber was sollst du tun? Immerhin musst du doch für jeden Kunden ein individuelles Angebot erstellen! Die Lösung heißt digitales Angebotsmanagement.

Die digitale Angebotsverwaltung optimiert viele der Prozesse, die dich im “analogen” Angebotsprozess viel Zeit und Energie kosten.

Wie genau das geht und wie du davon profitieren kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Das perfekte Angebotsmanagement

Das Angebotsmanagement ohne die Features der Digitalisierung läuft mehr oder weniger immer nach demselben Schema ab.

Zuerst fragt der Kunde ein Angebot an, auf das du als Angestellte/r oder deine Mitarbeiter/innen mit einem individuell zusammengestellten Angebot antwortet.

Das sollte im besten Fall sehr schnell und prozessoptimiert geschehen, damit der Kunde sein Angebot zeitnah vor sich hat und deine Mitarbeiter nicht zu viel Energie aufwenden müssen.

Im Optimalfall antwortet dir der Kunde dann bald positiv auf dein Angebot und ihr könnt den Vorgang direkt abschließen.

So wird das Angebotsmanagement zur Qual

Dass es nur sehr selten so reibungslos abläuft, wie oben beschrieben, dürfte dir auch klar sein. Denn oftmals stolperst du oder deine Mitarbeiter/innen über die Tücken des Angebotsmanagements.

Hier mal ein paar der besten Beispiele (Achtung: Teilweise etwas überspitzt formuliert):

• Selbständige schreiben noch immer jedes Angebot per Word-Dokument pro Kunde neu und wundern sich, wieso das jedes Mal so lange dauert
• Vertriebsmitarbeiter, die ihre eigene Suppe kochen und ihre Angebote lokal auf dem eigenen Rechner speichern und verschicken, damit die Anderen nicht genauso gute Angebote stellen können und sich nicht weniger Arbeit machen müssen
• Geschäftsführer, die sich den Kopf zerbrechen, wieso die Firma nicht effizient wirtschaftet und als Lösung die Betriebsausflüge streichen
• Kunden, die sich wochenlang nicht zum Angebot melden und deine 3284 Mails und 196 Telefonanrufe ignorieren, nur um dir dann Monate später mitzuteilen, dass sie sich leider für ein anderes Angebot entschieden haben

Das alles kostet Zeit, Nerven, Motivation und ist obendrein auch noch sehr ineffizient.

Gerade wenn du dich in einem der Punkte wieder erkennst, solltest du mal über das digitale Angebotsmanagment nachdenken.

Das macht das digitale Angebotsmanagement besser

Die digitale Angebotsverwaltung setzt an den Punkten an, die dich viel Zeit und Energie kosten, die du eigentlich viel effizienter einsetzen könntest:

1. Angebotserstellung und Individualisierung
2. Geschäftsprozesse im Kundenmanagement
3. Analyse der Kundendaten
4. Marketing und Vertrieb für mehr Kunden

Alle diese Punkte werden beim digitalen Angebotsmanagement mit einem Tool bearbeitet, das allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Das Beispiel “Proposify”

Damit du dir besser vorstellen kannst, wie das digitale Angebotsmanagement deine Prozesse verbessert, zeige ich es dir anhand des Tools Proposify, das eine Gesamtlösung, die das gesamte Angebotsmanagement digitalisiert und vereinfacht, anbietet.

Eine Bereicherung ist Proposify zum Beispiel dann, wenn du schnell ein Angebot oder mehrere Angebote gleichzeitig an verschiedene Kunden schicken musst. In diesem Fall kannst du nämlich auf die im Tool enthaltenen Vorlagen für verschiedene Angebote zurückgreifen, was dir viel überflüssige Arbeit erspart und dir die Chance gibt, dich auf die wirklich wichtigen Dinge, zum Beispiel die Personalisierung des Angebots zu konzentrieren.

Du hast Mitarbeiter, die viel Kundenkontakt pflegen und viel unterwegs sind? Dann gestaltet sich der Zugriff auf die Dateien oftmals als schwierig - besonders, da Standard-Anbieter wie Dropbox oder Google Drive und einen begrenzten Speicherplatz anbieten. Auch hier ist Proposify gut ausgestattet, denn das Tool stellt dir auch einen digitalen Speicherort für einen ortsunabhängigen Zugriff zur Verfügung. Damit sparst du deinen Mitarbeitern viel Stress und machst die Arbeit für alle leichter.

Die Konkurrenz ist groß, weshalb Individualität mit der wichtigste Faktor ist. Der Kunde erhält viele Angebote, die sich alle ähneln, alle in schriftlicher Form verfasst sind und bei Nachfragen erhält der Kunde die Antwort vermutlich selten sofort sondern erst nach dem Durchlaufen eines Anruf-Rückruf-Zirkels. Das passiert mit Proposify nicht, denn da hast du die Möglichkeit, moderne Features wie Videos oder einen Live-Chat für eine Bessere Buyer-Experience einzubauen. Damit signalisierst du Professionalität und gibst dem Kunden das Gefühl, dass du dich um seine Wünsche und Fragen kümmerst.

Ein erfolgreicher Abschluss des Deals hängt meistens auch maßgeblich von dem Moment ab, in dem du den Kunden um eine Zu- oder Absage bittest. Ohne Unterstützung ist das häufig ein Glücksspiel und kostet Zeit und Nerven - mit einer geringen Wahrscheinlichkeit des Gelingens. Proposify hat auch hierfür eine Anwendung entwickelt, die dir bei der Analyse der Effektivität des Angebots beim Kunden hilft und so den perfekten Zeitpunkt für den Abschluss des Deals bestimmt. Für eine höhere Abschlussrate und zufriedenere Kunden.

Welche Features du verwenden kannst, hängt natürlich immer von dem Tool ab, das du benutzt. Hier stelle ich dir 7 Anbieter und ihre Tools vor, damit du das Eine finden kannst, das am besten zu dir passt.

7 Tools für das digitale Angebotsmanagement

Angebote digital erstellen und verwalten kannst du mit vielen Tools. Je nachdem, auf welchem Bereich dein Fokus liegt oder ob du eine Lösung möchtest, die den gesamten Prozess digitalisierst, sind manche Anbieter besser und andere weniger für dich geeignet.

Proposify

Auch Proposify bietet ein Tool, das das gesamte Angebotsmanagement digitalisieren soll. Du kannst sogar die Aktivität deines Kunden tracken um so den perfekten Moment für den Abschluss des Deals abzupassen.

• Vorlagen für verschiedene Angebote
• Digitaler Speicherort der Dateien für ortsunabhängigen Zugriff
• Hinzufügen moderner Features wie Videos und Live-Chat für eine bessere Buyer-Experience
• Analyse der Effektivität des Angebots beim Kunden für die Abstimmung des perfekten Moments für den Abschluss des Deals
• Kosten: ab 19$ monatlich für 3 Besucher
• Kostenlose Demo-Version

Prospero

Prospero zeichnet sich unter anderem durch die eigenen Builder aus, die dich beim Erstellen deines Angebots inklusive Bildern, Videos und Texten auszeichnet.

• Individualisierung der Angebote durch Hinzufügen von Logos, Bildern und Videos
• Gleiche Performance auf verschiedenen Geräten
• Eigener Builder für das schnelle Erstellen von speziellen Angeboten
• Vorgefertigte Texte für perfekte Anschreiben
• Tracking der Aktivität des Kunden
• Rechnungen per Klick erstellen
• Preise: 8$ monatlich
• 21 Tage testen für 1$

Lexoffice

Lexoffice bietet dir eine Software, die verschiedene Features für dich und für den Kunden bereithält und somit den Prozess auf beiden Seiten vereinfacht.

• Verschiedene Extra-Optionen: Optionale Positionen für Extra-Angebote, die für den Kunden zusätzlich interessant sein könnten, Freitext-Optionen zur Individualisierungen uvm.
• Automatische Errechnung des Gesamtbetrages
• Autofill-Funktion: Zahlungsbedingungen, Kundenkontakte, alle Produkte und Leistungen etc.
• Angebot bequem per Link senden, als PDF oder in ausgedruckter Form
• Optimierung der Prozesse auch für den Kunden, wie z.B. die Annahme per einfachem Klick
• Preis auf Anfrage
• Kostenlose Demo-Version

TIPP: Lexoffice ist zusammen mit Kontist ein mächtiges Tool für die Verwaltung der Finanzen für KMU. Dazu habe ich hier geschrieben.

Odoo

Den Bereich digitales Angebotsmanagement deckt Odoo anhand einiger Basics ganz gut ab.

• Angebote per Builder aus verschiedenen Bausteinen erstellen
• Kommunikation per Mail direkt aus Angebot heraus
• Digitale Signatur möglich
• Benutzerdefinierte Alarme
• Preislistenregeln für den richtigen Preis auf Grundlage der Kundenkonditionen
• Automatisches Vorschlagen weiterer Optionen und weiteren Zubehörs für den Kunden
• Ab 8€ monatlich
• Kostenlose Demo-Version

Nusii

Nusii bietet dir ebenfalls hauptsächlich Basics an, deckt allerdings trotzdem die wichtigsten Features ab, die du brauchst, um Angebote digital erstellen und verwalten zu können.

• Individualisierung durch Einfügen deines Logos
• Speichern deiner bisherigen Angebote zur Übernahme und Bearbeitung weiterer Angebote
• Automatische Aktualisierung der Kundendaten
• Benachrichtigung sobald der Kunde dein Angebot geöffnet hat
• Erinnerungen an unbeantwortete Angebote
• 60-Tage-Geld-zurück-Garantie
• Kostenlose Demo-Version

Bidsketch

Auch Bidsketch ist ein Basic-Tool, mit dem du die digitale Angebotsverwaltung zu deinem Vorteil nutzen kannst.

• Builder für schnelles Erstellen der Angebote: Texte, Bilder, Preise etc.
• Landing Page für den Kunden: Ansicht, Export und Kommentieren ihres Angebotes
• Tracking der Aktivität des Kunden im Bezug auf dein Angebot
• Digitales Unterschreiben möglich
• Preis auf Anfrage
• Kostenlose Demo-Version

Acta Nova

Mit Acta Nova hast du eine Gesamtlösung, die das gesamte Angebotsmanagement digitalisiert und vereinfacht.

• Vorlagenverwaltung: Verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Angebote und Kunden
• Automatische Datenübernahme: Automatische Befüllung der Dokumente mit den Kundendaten
• Automatische Vergabe der Angebotsnummer auf Basis der Eigenschaften des Angebots
• Kontrollfunktionen, z.B. Freigabe durch Geschäftsleitung ab vorher festgelegter Größe des digitalen Angebots oder Einbauen von Feedback- und Korrektur-Loops
• Termin- und Fristenüberwachung
• Statusverfolgung des Angebots sowohl bei der Erstellung als auch während der Entscheidungsfindung des Kunden
• Klassifizierung und Auswertung von Kundendaten für einen besseren Überblick und Analysen des Unternehmens

Qwilr

Mit Qwilr beschleunigst, automatisierst und skalierst du deine gesamte digitale Angebotsverwaltung.

• ROI-Rechner
• individuelle Video-Grußbotschaften hinzufügen
• personalisierte Angebote mit Daten aus anderen Systemen in einem Klick erstellen
• vorgefertite Templates
• auf deine Brand anpassbar
• interaktive Preisgestaltung
• digitale, rechtlich wirksame Unterschriften einholen, auch mit mehreren Unterzeichnern
• automatisierte Angebotserstellung
• Management Dashboard mit Ordnern, Tags und Teamverwaltung
• Integration mit HubSpot, Slack, Stripe, Pipedrive, Zapier, Salesforce, QuickBooks und Xero
  

Fazit: Nutze die Vorteile des digitalen Angebotsmanagements für dich!

Das digitale Angebotsmanagement hat eigentlich nur Vorteile für dich - wenn du bereit bist, deine Prozesse zu digitalisieren. Auch spannend ist das Thema digitale Vertragsverwaltung, wenn du Angebote direkt als Vertrag inkl. digitaler Unterschrift abgeben möchtest.

Der Aufwand zu Beginn und die Einarbeitung in ein neues Programm lohnt sich allerdings, denn du wirst effektiver, zufriedenstellender und erfolgreicher arbeiten:

• Effizienter durch Automatisierung vieler aufwendiger Arbeitsschritte
• Qualitätssteigerung durch Standardisierung der Prozesse
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das Aufdecken von Problemen und zu aufwändigen Arbeitsschritten
• Einhaltung von Terminen und Fristen
• Einfache Statusverfolgung der Angebote und Erfolgsdarstellung zur Auswertung und Analyse

Jedes der Tools, die ich dir hier vorgestellt habe, eignet sich für das digitale Angebotsmanagement. Je nachdem, welche Features du benötigst und welches Unternehmen sie im Geschäft unterstützen sollen, kannst du dich für eines der Tools entscheiden. Denn am Ende muss es zu deinem Verkaufsprozess passen und dich optimal unterstützen, mehr Angebote und Abschlüsse an den Kunden zu bringen.

Was hältst du von dem digitalen Angebotsmanagement? Oder nutzt du es vielleicht sogar schon? Schreib mir deine Meinung dazu und Tools, die hier noch nicht zu finden sind, gerne in die Kommentare!

Suchst du nach weiterer Inspiration für Ansätze der Digitalisierung als Geschäftsführer? Schau in unserer Kategorie, welche Themen noch zu dir und deinem Unternehmen passen.

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