10 Vorteile, warum ein digitaler Rechnungseingang ein Must-have ist

In deinem Unternehmen gibt es noch keine digitale Poststelle? 

Dann wird es Zeit zum Digitalisieren!

Besonders die Rechnungsverarbeitung profitiert sehr von der Digitalisierung. 

Mit einem digitalisierten Rechnungseingang erleichterst du dir und deinen Angestellten den Arbeitsalltag und gestaltest ihn effizienter.

Wie funktioniert ein digitaler Rechnungseingang?

Am Beispiel des Anbieters getmyinvoice möchte ich einmal erklären, wie ein digitaler Rechnungseingang abläuft.

Am Anfang steht die Rechnung. 

Per App scannst du Papierrechnungen in die Software ein. 

OCR Texterkennung sorgt dafür, dass alle wichtigen Rechnungsdaten extrahiert und die digitalen Zwillinge der Rechnungen durchsuchbar gemacht werden. 

Alternativ erhältst du deine Rechnungen über einen elektronischen Briefkasten, aus E-Mails, 10.000+ Online-Portalen, ein zentrales Postfach, sowie Cloud-Import und APIs. 

Aus allen diesen Quellen kann Software für digitale Rechnungseingänge automatisch Rechnungen importieren. 

Alle erhaltenen Rechnungen werden übersichtlich und sicher in einem Dokumentenarchiv abgelegt. 

Durch smarte und individualisierbare Workflows können sie geprüft, freigegeben, bezahlt und zu Drittsystemen exportiert werden.

Das Prinzip Sammeln von Rechnungen aus allen Quellen, zentrale Ablage und Verarbeitung mit (automatischen) Workflows ist bei jedem spezialisierten Anbieter gleich. 

So kannst du deinen Rechnungseingang einfach digitalisieren.

Mit bestimmten Anbietern und Software ist es möglich den gesamten eigenen Posteingang zu digitalisieren.

Vorteile der Digitalisierung deines Rechnungseingangs

Deine Eingangsrechnungen zu digitalisieren hat viele Vorteile gegenüber klassischen Systemen des Rechnungswesen:

• schnelle und effiziente Rechnungsverarbeitung
• Daten intern besser (ver-) teilen durch Verbindung mit CRM-/ ECM-Systemen
• GoDB-konform und revisionssicher für einfachere Suche und gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• geringere Kosten als Papierarchiv
• weniger Potential für menschliche Übertragungsfehler und steigende Verarbeitungssicherheit
• umweltfreundlich, da Verzicht auf Papier
• schnellere Genehmigungs- und Freigabeprozesse durch digitalen Workflow
• Kreditorenabteilung als Remote Team, da nicht ortsgebunden
• analoge und digitale Rechnungen an einer Stelle
• automatische Erinnerungen an Rechnungen

Diese Features sind besonders wichtig:

1. Rechnungen im Originalformat archivieren

Rechnungen müssen laut GoDB im Originalformat archiviert werden. Papierrechnungen müssen also wie bisher auch physisch archiviert werden. Eine Ausnahme gibt es, wenn eine Verfahrensdokumentation zum Scanvorgang vorliegt.

2. E-Mails archivieren

Bei einer Rechnung per Mail muss unter Umständen nicht nur die Rechnung im Anhang, sondern auch die Mail an sich archiviert werden, sofern sie relevante Informationen zur Rechnung im Anhang enthält. Einige Anbieter archivieren die E-Mail mit Rechnungen daher automatisch.

3. Prozessdokumentation

Um rechtssicher zu arbeiten, können viele Programme zur digitalen Rechnungsverarbeitung digitale Prozessdokumentationen wie Audit-Trails erstellen.

13 Anbieter von Softwarelösungen, um einen digitalen Rechnungseingang einzuführen

Wenn du jetzt also vor der Entscheidung stehst – "Wie führen wir einen digitalen Rechnungseingang ein"? – dann schau dir folgende Software-Anbieter einmal genauer an. 

Diese können dir beim Einführen einer digitalen Rechnungsverarbeitung sicherlich weiterhelfen. 

caya

Caya ist eine Dokumentenmanagement-Software, die auch die Digitalisierung deiner Post übernimmt. Das Tool scannt deine physische Post und stellt sie online zur Verfügung, synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen und du kannst manuell Dokumente hochladen.

Features:

• Echtzeitkollaboration
• Lese- und Bearbeitungsrechte
• OCR-Texterkennung
• automatische Kategorisierung von Rechnungen, Verträgen und mehr
• automatische Verteilung von Post und Dokumenten
• Integrationen mit über 100 Software-Lösungen (Zapier, Salesforce, Google Drive, DATEV und mehr)
• SSO
• ISO & GoBD zertifizierte Scancenter

Kosten:

Bei caya hast du die Auswahl zwischen dem Essential Plan (14,99€/Nutzer/Monat), dem Standard Plan (29,99€/Nutzer/Monat) und dem Professional Plan (99,99€/Nutzer/Monat).

Zahlst du jährlich, sparst du, je nach Plan, zwischen 5-20€ pro Nutzer.

Transferdata

Transferdata scannt, digitalisiert und archiviert deine Eingangspost. Dabei wird mit KI unterstützter Rechnungserkennung gearbeitet, um alle wichtigen Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Damit kannst du dann zielgerichtete Workflows aufsetzen. 

Features: 

• Scannen und extrahieren
• Digitale Rechnungsworkflows
• Integrationen mit ERP-, Fibu- oder WaWi
• Dokumentenarchiv von d.velop verwenden

• GoBD-konform

Kosten: 

Es werden Pakete nach Briefvolumen angeboten. Paket S startet für 10 Briefe bei 11,99€. 

getmyinvoices

Mit getmyinvoices digitalisiert du dein komplettes Rechnungsmanagement. Der Anbieter aus Deutschland ist eine All-in-One-Lösung für das Sammeln von Belegen, Freigaben und Zahlungsverkehr, sowie dem Rechnungsexport.

Features:

• Online Portale Download (10.000+)
• Scan-App für physische Rechnungen
• E-Mail-Import
• GoDB-konformes Dokumentenarchiv mit Volltextsuche, Tag-Management und filterbarer Übersicht
• Rollen- & Rechtemanagement
• automatisierte Rechnungsworkflows
• Dokumentenexport in viele verschiedene ERP- und Dokumentenmanagementsysteme
• Rest-API

Kosten:

Die Kosten für getmyinvoices reichen von 11€ pro Monat bis hin zu 139€ pro Monat. Im Jahresabo sparst du je nach Plan zwischen 37€ und 245€. Ein individuelles Angebot erhältst du auf Nachfrage.

dogado

dogado bietet verschiedene digitale Produkte wie Websiteerstellung & Hosting, Domainregistrierung und E-Mail Postfächer, virtuelle und dedizierte Server und vieles mehr an. Ein weiteres Produkt ist der digitale Briefkasten, bei dem dogado deine Post scannt, digitalisiert und per Web-, iOS- oder Android-App zur Verfügung stellt. Das funktioniert auch für eingehende Rechnungen.

Features:

• Web-, iOS- und Android-App
• Post wird ausschließlich maschinell geöffnet
• sichere Archivierung der Briefpost für 90 Tage
• datenschutzkonforme Vernichtung der Post nach 90 Tagen
• webbasierte Archivierungssoftware mit Volltextsuche
• Originaldokument anfordern

Kosten:

dogado richtet seine Preise nach den eingehenden Sendungen. 15 monatliche Sendungen kosten 16,99€, 50 Sendungen 49,99€, 100 Sendungen 89,99€ und 250 Sendungen 199,99€.

d.velop

d.velop ermöglicht es dir, verschiedene Geschäftsbereiche wie Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Postzustellung und mehr zu digitalisieren. Ebenso bietet d.velop eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung an.

Features:

• Papierbelege als PDF digitalisieren
• X-Rechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD- Format automatisch in Software überführen
• KI-basierte Rechnungserkennung und Extraktion der Daten (OCR)
• Bearbeitung und Sichtkontrolle
• digitale Freigabe-Workflows
• Integration in ERP-, Fibu- & WaWi-Bestandssysteme
• revisionssichere Archivierung

Kosten:

Die Kosten für die Software erhältst du auf Anfrage bei d.velop.

agorum

agorum ist eine Open Source Plattform für Dokumentenmanagement, die Lösungen zur digitalen Transformation im gesamten Unternehmen anbietet. agorum bietet Tools für DMS, ECM, digitale Aktenführung, digitale Zusammenarbeit und mehr an.

agorum bietet außerdem drei Möglichkeiten für einen digitalen Rechnungseingang an:

Standardlösung agorum core invoice Plug-In

Eine schnell implementierbare Lösung, die alle wichtigen Prozessschritte beinhaltet. Es enthält die Erfassung der Rechnung, die Verarbeitung, Freigabe und Erzeugung einer Ausgabedatei inklusive revisionssichere Ablage in einer Lieferantenakte.

agorum-Partner

Der agorum-Partner GODYO bietet einen standardisierten Invoice-Workflow, der angepasst werden kann und mandantenfähig ist.

Individuallösung

Hast du spezielle Anforderungen an deinen digitalen Rechnungsprozess, bietet agorum die Möglichkeit agorum core so zu individualisieren, dass die Software zu den Prozessanforderungen deines Unternehmens passt.

Kosten:

Die Kosten für die drei Lösungen erfährst du auf Anfrage bei agorum.

domonda

Mit domonda kannst du Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltungsvorbereitung und Controlling im Team managen. Das Tool digitalisiert deinen gesamten Rechnungsworkflow.

Features:

• PDF, X-Rechnungen, ZUGFeRD & Co erstellen
• Live-Anbindung an Bankkonten
• automatische Zuordnung von Transaktionen und Belegen
• Firmenkreditkarten ausstellen
• Budgets & Limits verwalten
• Rechnungsfreigaben und Workflows
• GoBD-konformes Belegarchiv
• automatische Belegauslese und Kontierung mittels KI
• Export in gängige Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, BMD und dvo

Kosten:

Die Preise von domonda sind nicht standardisiert, sondern passen sich deinen Anforderungen an, auf Anfrage erhältst du ein maßgeschneidertes Angebot.

humbee

humbee ist ein digitales Tool, das Dokumentenmanagement, Kollaboration, Vorgangsbearbeitung, Aufgabenmanagement, E-Mails und Workflows auf einer zentralen Plattform zusammenbringt. Eine Funktion ist die digitale Rechnungsverarbeitung.

Features (der digitalen Rechnungsverarbeitung):

• Papierrechnungen lokal scannen
• OCR Extraktion und Beleglesung
• Schnittstelle zu DATEV und SAP, auf Anfrage auch weitere ERP-Systeme
• GoDB-konforme und rechtssichere Archivierung
• doppelte Rechnungen erkennen
• Verfahrensdokumentation

Kosten:

humbee kannst du 30 Tage lang in der Vollversion testen. Die Preise für das Tools erfährst du auf Anfrage.

candis

Candis ist ein digitales Tool zum Rechnungsmanagement. Das für Finanzteams entwickelte Tool hilft dir zum Beispiel bei Freigaben, Kostenstellen finden und beim im Blick halten der Zahlungsziele.

Features:

• automatischer Rechnungsimport
• OCR-Technologie
• doppelte Rechnungen erkennen
• individuelle Freigabeprozesse
• SEPA XML
• GoDB-konformes Dokumentenarchiv
• Prozessdokumentation
• Rechnungs- & Datenexport als ZIP, CSV oder XML oder über DATEV, Sage, Sesamsoft und mehr
• mandantenfähig

Kosten:

Bei Candis hast du die Auswahl zwischen vier verschiedenen Plänen mit verschiedenen Funktionsumfängen. Die Preise für diese Pläne oder ein individuelles Angebot gibt es auf Nachfrage.

Amagno

Amagno ist ein Tool, mit dem du deine Dokumente, E-Mails und mehr in einem digitalen, sicheren Dokumentenmanagementsystem archivieren kannst.

Features:

• Restful API
• Kollaboration
• GoDB- und DSGVO-konform
• automatische Ablage und Erfassung
• Datenexport
• Cloud- oder On-Premise Lösung
• Schnittstellen mit DATEV, blue office, Salesforce, SAP und vielen mehr

Kosten:

Die Preise von Amagno beginnen bei 39€ pro Nutzer und Monat als Einzelnutzer. Je mehr Nutzer, desto günstiger wird der monatliche Preis pro Nutzer. Bei 100 Nutzenden zahlst du pro Nutzer 17€ pro Monat.

Docubyte

Docubyte bietet viele Lösungen zum Digitalisieren von verschiedenen Geschäfts- und Personalprozessen an, darunter auch ein Tool für den digitalen Rechnungseingang. Das Tool ist auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgelegt.

Features:

• OCR Texterkennung
• Extrahierung aller wichtigen Informationen für die Buchhaltungssoftware
• Überprüfung der Informationen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• revisionssichere Archivierung
• Workflows
• datenschutzkonforme Vernichtung der Papierdokumente

Kosten:

Die Kosten für Docubyte erfährst du auf Anfrage.

finway

Der deutsche Anbieter finway hat in seinem Funktionsumfang den digitalen Rechnungseingang integriert. Dabei kannst du Belege manuell per Foto-App einscannen, per E-Mail-Weiterleitung ans Postfach senden oder sogar per Bulk-Upload hochladen. Die Rechnungen werden dann mittels OCR automatisch verarbeitet und in Workflows weiterverwendet. 

Features: 

• Rechnungsverarbeitung automatisieren durch Workflows
• Verschiedene Upload-Möglichkeiten
• Sichere Archivierung
• Dashboard mit Überblick über Belege
• Direkte Bezahlung durch Bankanbindung
• DATEV-Schnittstelle
• Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung

Kosten:

Das Preismodell bei finway richtet sich an der Anzahl der Eingangsrechnungen aus. Es beginnt bei 100 Rechnungen pro Monat für 199 €. 

Shakespeare

Die Shakespeare Softwareplattform ist ein Dokumentenmanagementsystem mit Lösungen für Vertragsmanagement, Legal Tech, Qualitätsmanagement und Compliance sowie Workflowmanagement. Shakespeare S-Invoice ist Tool dieser Suite mit Fokus auf digitaler Rechnungsfreigabe und -ablage

Features:

• Rechnungen einscannen
• automatische Rechnungserfassung bei Mails
• automatische Textauslesefunktion (OCR)
• mehrstufige Freigabeprozesse
• Rollen- & Rechtsmanagement
• mandantenfähig
• automatische Erinnerungen an anstehende Rechnungen durch To-Do Listen oder farbliche Kennzeichnung

Kosten:

Preise für die Lösung von Shakespeare erhältst du auf Anfrage.

Fazit - Weniger Fehler und mehr Zeit, dank einem digitalen Rechnungseingang

Ein digitaler Rechnungseingang lohnt sich für Unternehmen jeglicher Größenordnung. 

Durch die automatische Texterkennung werden menschliche Übertragungsfehler ausgemerzt und die Übertragung von Rechnungen in weiterführende Software geht sehr viel schneller.

Dieser Einsatz der Automatisierung spart Kosten und bietet Mitarbeitern Platz für spannendere Aufgaben. 

Besonders bei Selbstständigen lohnt sich die Digitalisierung der Eingangsrechnungen, da sich die erhaltenen Rechnungen einfach oder sogar automatisch in Rechnungsprogramme für Selbstständige einpflegen lassen.

Hast du schon Erfahrungen mit dem digitalen Rechnungseingang gemacht? 

Welche Tools hast du benutzt? 

Schreibe gerne einen Kommentar und stoße mit deinen Erfahrungen eine interessante Unterhaltung an.