Digitale Urlaubsverwaltung leicht gemacht: Mit diesen 10+ Tools!

Sich von der Arbeit frei nehmen und in den Urlaub fahren ist eigentlich eine schöne Angelegenheit. Mitunter kann das Thema Urlaub aber in Unternehmen auch zu einem richtigen Zeit- und Energiefresser werden. Nämlich dann, wenn bei der Urlaubsverwaltung etwas schief gelaufen ist oder sich diese kompliziert gestaltet.

Der Überblick über die restlichen Urlaubstage fehlt, es sind alle gleichzeitig im Urlaub und das Büro ist quasi leer oder der Urlaub wurde aufgrund eines Versehens nicht genehmigt, obwohl er eigentlich möglich gewesen wäre. Die Fehlerliste ist lang und führt das ein oder andere Mal zu ungehaltenen Mitarbeitern und einer überforderten Personalabteilung.

Hier kommt die digitale Urlaubsverwaltung ins Spiel. Sie punktet mit Übersicht, Einheitlichkeit und einem ortsunabhängigen Zugriff für Mitarbeiter und Personalabteilung.

Nie wieder eine undeutliche Handschrift entziffern, Mitarbeitern wegen sich überschneidender Urlaubswünsche hinterher laufen oder händisch nachrechnen müssen, wie viel Urlaubsanspruch Mitarbeiter xy noch übrig hat.

Wie sowas geht? Das erfährst du in diesem Beitrag.

Wie Urlaubsverwaltung bisher funktionierte

Die bisherige Verwaltung des Urlaubs der Arbeitnehmer sieht meistens so aus:

• Arbeitnehmer trägt die Tage, die er frei nehme möchte handschriftlich in einen Kalender ein - Geschmiere und Unübersichtlichkeit durch Überschneidungen der Einträge mit inbegriffen
• Wird der Urlaubsanspruch per Mail geregelt, sieht sich die Personalabteilung regelmäßig mit unzähligen Mails konfrontiert und muss die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter selber prüfen - Fehler, unzufriedene Mitarbeiter und ein extremer Aufwand sind auch hier inklusive
• Egal wie, am Ende muss die Personalabteilung die verschiedenen Urlaubsanfragen koordinieren und dafür sorgen, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub sind, Urlaubsansprüche nicht überzogen oder zu wenig genutzt werden und den Mitarbeitern dann einzeln mitteilen, ob ihr Urlaub bewilligt wurde oder nicht.

Mit nur wenigen Mitarbeitern ist dieses System bestimmt ausreichend. Wenn aber 50 bis mehrere Hundert Mitarbeiter zu einem Unternehmen gehören, ist dieses Unterfangen schier unmöglich.

Mit der Online Urlaubsverwaltung kannst du den Urlaub von nur einem Mitarbeiter oder von mehreren Hundert ganz einfach per Online-Anwendung verwalten. Diskussionen, Unklarheiten und Hinterherlaufen sind damit Geschichte.

Die Funktionen der digitalen Urlaubsverwaltung

An sich hängt das Angebot der Funktionen natürlich vom Tool ab. Trotzdem gibt es ein paar, die eigentlich jedes Tool aufweist. Sie alle dienen einem geringeren administrativen Aufwand für die Personalabteilung:

• Urlaubsverwaltung: Urlaubswünsche digital abgeben
• Abwesenheitsverwaltung: Fehlzeiten einfach digital einreichen
• Web App statt Urlaubsplaner Excel Tabellen
• Automatische Berechnung und Überprüfung der Urlaubsansprüche auf Überschneidung, Antragstellung und Genehmigung per automatischer Mail
• Transparente Übersicht per Kalender
• Automatische Kollisionsprüfung

Urlaubsplaner für Unternehmen: Zwei Use Cases

Tools für die digitale Urlaubsverwaltung werden bereits von vielen Unternehmen genutzt. Wie das den Arbeitsalltag und die Organisation erleichtert, kannst du besonders gut an den folgenden beiden Use Cases erkennen.

1. Case Study: audibene und Personio

Audibene ist ein Unternehmen für Hörgeräte. Die bisherigen Erlebnisse mit der Urlaubsverwaltung lassen sich folgendermaßen beschreiben:

“Früher hatten wir einen Flickenteppich an Lösungen, Excel-Tabellen und Ordnern zur Dokumentenablage. All das musste das People Team parallel pflegen”, erzählt Valentin Neumann, VP People & Recruitment. “Das Resultat war eine löchrige Datenlage.” (Quelle: Webseite Personio, Case Study audibene)

Die Anwendungen waren nicht nutzerfreundlich und sorgten eher für mehr als für weniger Aufwand.

Das hat sich mit Personio geändert.

Nach einer kurzen Einarbeitungsphase und der Integration des Systems in die vorhandene technische Landschaft, hat audibene jetzt eine einzige Anwendung für alle personalbezogenen Ansprüche. Das führt zu insgesamt 80% weniger Fehlern, schnellerer Bearbeitungszeit und Zufriedenheit im ganzen Unternehmen.

2. Case Study: Zahnarztpraxis Hildesheim und Papershift

Auch für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten ist ein Tool zur digitalen Urlaubsverwaltung ein echter Gewinn. Das zeigt die Case Study einer Zahnarztklinik mit Papershift. Mit insgesamt 2 Standorten, 15 Zahnärzten und 60 Mitarbeitern eine ganz schöne Aufgabe in puncto Urlaubsverwaltung. Hierbei galt es die Menge an Mitarbeitern, flexiblen Arbeitszeiten und die Garantie von qualifiziertem Personal am richtigen Ort zu gewährleisten. Für die Personalabteilung händisch wohl unmöglich.

Papershift hat nicht nur dort Übersicht hinein gebracht, sondern sich auch an die individuellen Besonderheiten der Personalbesetzung innerhalb der Zahnarztpraxen angepasst.

Die größten Pluspunkte sind laut David “das Eliminieren von Zettelwirtschaft, die Verfügbarkeit von überall und auf jedem Gerät, die Übersichtlichkeit und die Mitarbeiterintegration.” (Quelle: Webseite Papershift, Case Study Zahnarztpraxis Hilidesheim)

Du siehst also an diesen beiden Beispielen, dass du - egal mit welchem Tool - immer eine Verbesserung der jetzigen Situation im Bereich Urlaubsmanagement erreichen kannst. Du musst dich nur durch ein paar Produkte durchprobieren, um das am besten zu dir passende zu finden.

10 Tools für die digitale Urlaubsverwaltung

Tools, die eine Software für die Urlaubsverwaltung anbieten, gibt es viele. Aber nicht alle sind gleich gut. Die besten 10 findest du in diesem Kapitel.

Clockodo

Die Software von Clockodo ist eine super Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei kannst du neben Urlaubsanträgen auch die tägliche Arbeitszeit erfassen und projektbezogene Zeiten dokumentieren. 

Du hast eine klare Aufstellung, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter noch zur Verfügung hat und wann sie genommen wurden. Beim Jahreswechsel kannst du die nicht eingesetzten Urlaubstage per Klick ins neue Jahr übertragen. 

Besondere Merkmale von Clockodo sind: 

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Team-Anträge genehmigen
• Urlaubstage-Überblick und Übertrag ins neue Jahr
• Zeiterfassungsberichte + Rechnungsintegrationen
• Verwaltungswerkzeuge für Kunden & Projekte
• Automatische Arbeitszeitberechnung
• Detaillierte Berichtsfunktion
• Mehrsprachig & Währungsunterstützung
• Integration mit anderen Anwendungen

HR Works

HR Works bietet mit der HR Management Software ein Gesamtpaket für die HR. Dazu gehört auch die Funktion der Urlaubsverwaltung per Software und App. Alles in allem konzentriert sich die Software darauf, die Personalvorgänge zu automatisieren und zu vereinfachen.

• Reisekostenabrechnung
• Automatische Erkennung von Terminüberschneidungen und Personalknappheit
• Erfassung und Administration von Krankmeldungen
• Automatische Berechnung des Bradford-Faktors und Headmap
• Unterstützung von Arbeitszeiterfassung im Home Office
• Kostenlose Demoversion
• Preis: 6€ monatlich pro Nutzer

timr

timr bietet verschiedene Features zur Zeiterfassung, die die Arbeits- und Projektzeiterfassung abdecken. Zusätzlich kannst du außerdem das finanzamtkonforme Fahrtenbuch nutzen, das per GPS deinen Standort automatisch erfasst und einträgt - und dir somit diese lästige Aufgabe erspart.

• Urlaubsplaner & Urlaubskalender integriert inklusive E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen oder Urlaubsanträgen
• Zentrale Verwaltung von Benutzern, Zeitbudgets und Aufgaben für eine bessere Übersicht
• Ausgabe der Auswertung bezüglich An- und Abwesenheit der Mitarbeiter möglich
• Individuelle Anpassung der Auswahlmöglichkeiten, wie z.B. Taggeldanspruch oder Einsatzgebiet 
• Apps für alle Plattformen vorhanden, auch ohne Internetverbindung funktionsfähig
• Kostenloses Testen möglich
• Preis: 3 verschiedene Modelle vorhanden; Preis beginnend bei 8€/Benutzer/Monat

absence.io

absence.io ist ein einfacher Urlaubskalender, in den sich die Mitarbeiter eintragen und so Urlaub beantragen können. Daraufhin erhält der zuständige Vorgesetzte eine Mail und kann mit einem Klick bestätigen oder ablehnen.

• Integration in andere Kalendertools
• Weitere Funktionen: Fehlzeitenmanagement, Digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung
• 15 Tage Kostenlose Demoversion
• Preis: 1,50€ monatlich pro Nutzer

Timetape

Timetape arbeitet nicht nur mit Kalenderübersichten und automatischen Freigabeprozessen von Urlaubsanfragen, sondern auch mit einem aktuellen Urlaubskonto, mit dem deine Mitarbeiter den Überblick über ihren Urlaub und den restlichen Anspruch haben.

• Automatisierte Freigabeprozesse
• Kalenderübersichten
• Mitarbeiterverwaltung mit individuellen Arbeitszeitmodellen
• Automatische Kollisionsprüfung
• Preis: 1,75€ im Monat pro Mitarbeiter (Rabatt ab 50 Mitarbeitern)

Time Card von REINER SCT

Mit Time Card von REINER SCT kannst du die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter, wie Urlaub, Gleitzeit, Messen, Dienstreisen uvm. erfassen und planen.

• Automatische Ermiltlung des Urlaubsanspruches
• Persönliches Mitarbeiterkonto
• Integration der Deadlines vom Resturlaub der Mitarbeiter möglich
• Zugang via Internet, Software auf dem PC und App
• Auswertung und Export der Datei per Mausklick
• Kostenlos testen
• Preis auf Anfrage

Vacatonizr

Mit Vacationizr hast du ein Tool, das sich für alle Arten an Unternehmen eignet, von Zahnarztpraxen mit 5 Mitarbeitern bis zu größeren Konzerne mit mehreren Abteilungen.

• Für Mitarbeiter: Ansicht über alle Fehlzeiten und verbleibenden Jahresurlaub
• Individuell anpassbare Freigabewege für schnellere Zuordnung zu verantwortlichen Vorgesetzten
• Entscheidungshilfen wie Resturlaubsstände
• “Meine Kollegen”: Übersicht über An- und Abwesenheit der Kollegen
• Allgemeine Übersicht per Dashboard
• Preis: Kostenlos für bis zu 5 Benutzer, danach 1€ monatlich pro Benutzer

Personio

Eine automatisierte Urlaubsberechnung, Antragsverwaltung per Knopfdruck und ein tagesaktuelles Reporting von Abwesenheiten bekommst du mit Personio.

• App- und Web-Version
• Übersicht über alle Krankenstände, Urlaubstage und Abwesenheiten
• Weitere Funktionen, wie Überblick über Gehälter & Löhne, Google Single Sign-On uvm.
• Kostenlose Web-Demoversion
• Preis: Ab 94€ im Jahr

Papershift

Auch Papershift eignet sich nicht nur als Software zur Urlaubsverwaltung, sondern auch zum Überblick über sämtliche anderen Abwesenheiten, darunter auch Krankheit, Weiterbildung und Mutterschaft.

• Flexibel anpassbarer Urlaubskalender durch diverse Filtermöglichkeiten
• Automatische Berechnung von Urlaubstagen
• Konflikthinweise bei Überschneidungen
• Such-Funktion für leichtere Durchsuchung der Abwesenheiten
• Individuelles Festlegen der Genehmigungsprozesse
• Umfangreiche Auswertungen
• 14 Tage kostenlos testen
• Preis: Ab 5€ pro Benutzer pro Monat

Timebutler

Timebutler bietet ein Tool zur digitalen Urlaubsverwaltung, das du individuell an dein Unternehmen anpassen kannst.

• Kalender- und Listenansichten für einen besseren Überblick
• Genehmigungsworkflow
• Smartphone-, Tablet- und Desktop-Version
• Nutzerrechte, Abwesenheiten und Feiertage präzise justierbar
• Branding-Optionen: Eigenes Firmenlogo und Farben
• Kostenlos testen
• Preis: 24€/ Monat

Timeout

Timeout gibt es ganz im Sinne der Digitalisierung nur als App. Das Tool gibt es lediglich in Kombination mit einem Office 365-Account.

• Geeignet für die Übersicht über Abwesenheiten, Dienstreisen und Urlaub
• Unterstützung bei der Koordination der Mitarbeiter
• Administrationsfunktionen für Vorgesetzte; Direkter Zugang und Übersicht für Mitarbeiter
• Kommunikation über Microsoft Teams
• Kostenlose Demoversion
• Preis: Kostenlos für bis zu 50 Benutzer, danach 1,50€ pro Nutzer im Monat


Fazit: Einfacher und schneller für Vorgesetzte und Mitarbeiter!

Wenn du dir immer noch nicht sicher bist, ob die digitale Urlaubsverwaltung etwas ist - hier sind nochmal alle Vorteile zusammengefasst:

• Für Mitarbeiter und Vorgesetzte immer einsehbar
• Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Vorgesetzten durch schnellere Bearbeitung von Anträgen
• Mehr Übersicht über anstehende und bestehende Urlaubsanträge und dadurch weniger Missverständnisse
• Bessere Leserlichkeit, da digital und nicht handschriftlich
• Verbesserung des Workflows
• Anträge und Genehmigungen innerhalb weniger Klicks
• Geringerer administrativer Aufwand (Automatische Abwesenheits- und Urlaubsübersicht, keine Pflege der Urlaubskonten)
• Korrekte Urlaubsanspruchsberechnung bei Vollzeit- und Teilzeitkräften
• Weniger Zeitaufwand und höhere Zuverlässigkeit
• Oftmals weitere Funktionen, wie z.B. Management der Fehlzeiten und Krankheitstage, Arbeitszeiterfassung oder Dienstreisen

Das spricht doch für sich, oder? Und das alles bekommst du für einen angemessenen Preis.

Und selbst wenn du dir noch nicht ganz sicher bist:

Mit der kostenlosen Demoversion kannst du selber herausfinden, ob du den Urlaub weiterhin ohne Tool an deiner Seite managen möchtest oder nicht.

Worauf wartest du also noch - probier dich aus!

Wie findest du die Möglichkeit, Urlaub digital zu verwalten? Nutzt du eines der Tools bereits oder kennst eines, das hier noch fehlt? Schreib mir deine Meinung und Empfehlungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst zum Thema Digitalisierung für Geschäftsführer oder für Selbständige, dann schau mal in der entsprechenden Kategorie bei Digital Affin für mehr Inspiration vorbei!