Die Stempeluhr ist das Erste, was die meisten Mitarbeiter zu Beginn eines Arbeitstages sehen. Die Anmeldung funktioniert meist per Karte, PIN oder QR-Code.
Dieses Vorgehen ist nicht nur umständlich, sondern inzwischen sogar veraltet. Möchtest du eine mobile Zeiterfassung, die nicht nur die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter nachvollziehbar darstellt, sondern auch den physischen und zeitlichen Aufwand minimiert, dann solltest du eine digitale Stempeluhr einführen.
Was das ist und wie diese im Unternehmen funktioniert, erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist eine digitale Stempeluhr überhaupt?
Heutzutage zeigen viele Arbeitnehmer und Angestellte anhand von Zeiterfassungssystemen – einer elektronischen Stechuhr oder Software –, dass sie anwesend sind.
Dies ist für beide Parteien – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – von Bedeutung: Für die Vorgesetzten ist es eine Möglichkeit, die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu überwachen und für Beschäftigte eine Gelegenheit, ihre gearbeitete Zeit nachzuweisen.
Dieser Vorgang kann optimiert werden mit Hilfe einer digitalen Stempeluhr. Mit dieser kannst du:
- Fehlerquellen ausschließen
- Unproduktivität verringern
- Aufwand minimieren
Moderne Lösungen bieten ein großes Plus gegenüber herkömmlichen Stempel- und Stechuhren, da sie keine kostspielige Hardware erfordern. Es ist kein Kabeln oder aufwändiges Einbauen notwendig und kein IT-Techniker muss für die Installation oder Wartung verpflichtet werden.
So funktioniert die Zeiterfassung heute
Grundsätzlich kannst du die Dienstzeiten deiner Mitarbeiter auf zwei verschiedene Arten regeln.
Arbeitszeit ohne Kontrolle
Auch Vertrauensarbeitszeit genannt. Der Vorgesetzte vertraut seinen Mitarbeitern, dass diese ihre Aufgaben eigenverantwortlich bewältigen können. Bei dieser Methode ist eine digitale Stempeluhr nicht notwendig.
Arbeitszeit mit Kontrolle
Auch Arbeitszeiterfassung genannt. Personaler sehen genau, wann ein Mitarbeiter kommt und geht.
Eine digitale Stempeluhr protokolliert Start und Ende der täglichen Arbeitszeit. Was zunächst nach Überwachung klingt, bietet den Mitarbeitern einen deutlichen Nutzen: Sie können ihre Überstunden exakt nachweisen.
Warum du Zeiterfassung mit Excel vermeiden solltest!
Natürlich könntest du statt einer digitalen Stempeluhr die Arbeitszeit auch einfach per Excel erfassen lassen. Damit machst du allerdings weder deinem Personaler noch deinen Mitarbeitern eine Freude und hast außerdem am Ende einen größeren Arbeitsaufwand als mit der digitalen Stempeluhr.
Das sind die Gründe, die gegen die Zeiterfassung mit Excel sprechen:
Der Aufwand ist zu groß
Im heutigen Arbeitsalltag benötigt die Tabellenkalkulation häufig zu viel Zeit.
Der Personaler muss verschiedene Arbeitsschichten, Arbeitszeitänderungen und Zeitmodelle wie Teil- oder Gleitzeit regeln.
Darüber hinaus müssen komplexe Formeln für Stundenabrechnungen in Excel erstellt werden. Dies kann selbst einem erfahrenen Personaler Probleme machen und die Freude am Arbeiten schwinden lassen.
Hohe Fehleranfälligkeit
Es können bei der manuellen Eingabe von Stundenzetteln in eine Excel-Liste Fehler passieren: Eine Zeile kann überlesen oder ein Tippfehler nicht bemerkt werden.
Formeln könnten ebenfalls nicht richtig erstellt werden. Zudem ist die Handschrift der Mitarbeiter oft schwer zu lesen. Dadurch wird die Berechnung der Arbeitszeit häufig ungenau.
Gefahr des Zeitdiebstahls
Wer kann sicher sagen, wann die Mitarbeiter an jedem Tag im Unternehmen anwesend sind?
Niemand.
Somit müssen die Controlling-Abteilungen davon ausgehen, dass bei der manuellen Zeiterfassung im Gegensatz zur Stempeluhr manchmal ein paar Minuten aufgerundet werden.
Falls einige Mitarbeiter dieses Schlupfloch ausnutzen, kann das für das Unternehmen teuer werden.
So funktioniert die digitale Stempeluhr
Willst du jetzt eine digitale Stempeluhr in deinem Unternehmen etablieren, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- ortsgebundenes Kiosk-System
- mobile Zeiterfassung
- ein Browser auf dem Desktop
Im Folgenden erfährst du mehr zu diesen drei Varianten.
Ortsgebundene Zeiterfassung mit Kiosk-System
Ortsgebundene Zeiterfassungssysteme, auch als Terminal oder Kiosk bekannt, sind in der Nähe des Eingangs für Mitarbeiter üblich. Früher zogen die Mitarbeiter ihre Zeitkarten durch den Schlitz einer elektronischen Stempeluhr.
Heute erfolgt die Zeiterfassung viel unkomplizierter als bei einer herkömmlichen Stechuhr. Zum Beispiel kann der Mitarbeiter einfach seinen Chip oder seine Stempelkarte vor einen Bildschirm halten. Oder das System benötigt einen Fingerabdruck.
Alle diese Erfassungsformen sind jedoch auch mit einigen Nachteilen verbunden. Beispielsweise können Stempelkarten und Chips verloren gehen, wodurch die Personalabteilung neue kaufen muss. Obwohl dies beim Fingerprint nicht der Fall ist, legen viele Arbeitnehmer großen Wert auf Privatsphäre und Datenschutz und möchten nicht, dass ihr Fingerabdruck benutzt wird.
QR-Code und PIN bieten eine einfache und bequemere Alternative für die Identifizierung von Mitarbeitern als die Fingerabdruck-Erfassung. Dadurch können Unternehmen Probleme vermeiden, die mit Fingerabdruck-Erfassung verbunden sind.
Ein handelsübliches Tablet an jedem zentralen Firmeneingang (oder mehreren, wenn es mehrere Eingänge gibt) ermöglicht das Ein- und Ausstempeln. Dazu muss der Mitarbeiter einfach den QR-Button am Display drücken und seinen Code vor die Kamera halten oder seine PIN in das Nummernfeld eingeben.
Mobile Zeiterfassung
Viele Unternehmen machen sich mittlerweile die Smartphones der Mitarbeiter zunutze, um deren Anwesenheitszeiten zu erfassen.
Dafür kann man eine spezielle App nutzen, die der Arbeitnehmer auf seinem Handy installieren muss.
Bei einigen Anbietern ist es sogar nicht nötig, eine App herunterzuladen, da man einfach über den Browser auf die Zeiterfassungssoftware zugreifen kann. Diese ist für eine mobile Ansicht optimiert.
Stempeluhr im Browser auf dem Desktop
Eine weitere Option zur Erfassung der Arbeitszeit ohne die Notwendigkeit einer Stempeluhr ist das "Stempeln" über den Computer.
Ein Mitarbeiter muss sich einfach am Morgen bei der Arbeit auf seinem Computer anmelden und die entsprechende HR-Software oder ein Programm für die Zeiterfassung öffnen, um anzuzeigen, dass er anwesend ist.
Dabei ist keine klassische Stempeluhr erforderlich.
Vorteile der digitalen Stempeluhr
Die digitale Stempeluhr hat gegenüber sämtlicher anderer Varianten der Zeiterfassung viele Vorteile:
- komplett digital
- kein Bürobedarf
- Pausen und Arbeitszeiten sind schnell und übersichtlich erfassbar
- wenige oder sogar gar keine Zeiterfassungsgeräte notwendig
- keine Stempelkarten mehr nötig
- mobile Arbeitszeiterfassung ganz einfach möglich
- Systeme für die digitale Zeiterfassung sind günstiger
Anbieter einer digitalen Stempeluhr
Wenn du diese Vorteile für dein Unternehmen nutzen willst, dann sieh dir unbedingt die folgenden Anbieter genauer an.
Novatime
Beim Anbieter NovaTime bekommst du eine moderne Zeiterfassung. Das funktioniert per Software oder NFC-Terminal und richtet sich an große und kleine Unternehmen.
- Gesetzeskonforme Zeiterfassung
- Zeit erfassen per App, im Web oder am Terminal
- Kombinierbar mit Zutrittskontrolle
- Schnittstellen zu zahlreichen Anwendungen, wie DATEV, Sage, SAP, etc.
- Preis: auf Anfrage
Mehr Infos findest du auf der Landingpage von dp elektronik, die sind für NovaTime zuständig.
Clockodo
Clockodo erfasst die Zeiten deiner Mitarbeiter sekundengenau und erstellt automatisch Projektberichte.
- sekundengenaue, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
- Stundenkonten mit persönlichen Sollzeiten und Überstunden
- App für PC und mobil
- Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit
- Speicherung aller Daten in Deutschland auf zertifizierten Servern
- Preis: ab 4 €/Monat/Nutzer
- 2 Wochen kostenlos testen
Clockin
Clockin hat sich auf die Zeiterfassung per App und am PC spezialisiert. Hier kannst du Arbeitszeiten mit nur einem Klick rechtssicher erfassen.
- einfaches Ein- und Ausstempeln mit einem Klick
- automatischer Stundenzettel-Export
- digitale Zeiterfassung mobil oder als Terminal
- Projektzeiterfassung mobil per App
- fertige Stundenlisten exportieren
- keine teuren Anschaffungskosten oder Installationsaufwände
- Preis: ab 1 €/Monat
- kostenlos testen
Arbeitszeiterfassung.com
Die digitale Stempeluhr von Arbeitszeiterfassung.com ist die Lösung für alle, die flexibel Arbeitszeiten erfassen möchten, ohne auf die Genauigkeit der Stempeluhr verzichten zu wollen.
- Abwesenheiten eintragen
- Einträge bearbeiten oder nachtragen
- Zeitnachweis erstellen
- Preis: ab 39 €/Monat für bis zu 5 Mitarbeiter
- 14 Tage kostenlos testen
DigitalZEIT
Mit DigitalZEIT kannst du deine analoge Stempeluhr durch die digitale AVERO Zeiterfassung ersetzen. Mitarbeiter erfassen ihre Buchungen dann via PC, Smartphone, Tablet oder mit RFID-Karte am Terminal.
- Arbeits-, Pausenzeiten und Urlaubstage online oder mobil buchen
- minutengenaue Erfassung von Sollstunden, Minus- und Überstunden
- Ergänzung der Applikation durch ein digitales Terminal am PC
- Kombination mit stationären Terminals im Betrieb möglich
- Analysen und Reports der Zeitaufzeichnungen auf Knopfdruck
- Anforderungen des Mindestlohn- und Arbeitszeitgesetzes werden erfüllt
- Preis: auf Anfrage
Crewmeister
Bei Crewmeister kannst du Zeiten intuitiv mobil erfassen und Stundenzettel in Echtzeit aktualisieren.
- PC-, App- und Terminal-kompatibel
- minutengenaue Pausenerfassung oder automatischer Pausenabzug
- Projektzeiterfassung inklusive
- GPS-Standorterfassung
- Schichtplaner
- Urlaubsplaner
- branchenspezifische Arbeitszeiterfassung
- Preis: ab 10 €/Monat
- kostenlos testen
Vacos.time
vacos.time ermöglicht Arbeitgebenden und Beschäftigten eine lückenlose und transparente Erfassung und Verwaltung ihrer Zeitwirtschaft.
- Zeitkonten & Zeitmodelle
- projektbasierte Erfassung
- Lohnabrechnungen für den Steuerberater oder Stundennachweise zu erfassten Arbeitszeiten
- zentrales Dashboard
- Schnittstellen wie z. B. DATEV oder das eigene ERP-System
- Preis: ab 10 €/Monat/Nutzer
Zeitconsens
Zeitconsens ist für jede Branche anwendbar und schafft Lösungen für alle Betriebsstrukturen.
- Echtzeiterfassung von Mitarbeiter-Arbeitszeiten mittels Terminal (Chip oder Fingerprint), webbasiert oder mobil mittels Handy
- Übersicht „welche Dienstnehmer sind anwesend“
- Zeitwirtschaft für Planzeiten, Anwesenheiten, Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Arzt etc. sowie Projekte
- Personalplanung mit Vorausberechnung eingeteilter Arbeitszeiten
- projektbezogene Auftragserfassung
- Stundenliste inkl. +/- Saldo und Überstunden wahlweise nach Kollektiv/Tarifverträge
- Lohndatenexport für alle gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Preis: ab 30 €/Monat für 5 Nutzer
TimeTac
TimeTac ist eine benutzerfreundliche Stempeluhr, die individuell konfigurierbar und anpassbar ist.
- webbasiert in der Cloud
- live oder nachträglich Zeit erfassen
- via PC/Mac und Terminal mit RFID/NFC-Chip bzw. Card und Fingerprint
- mobil via Zeiterfassungs-App, optional mit GPS-Standortdaten für Beginn/Ende
- digitale Zeiterfassung für Kontrollpunkte via NFC-Tags
- kombinierbar mit der Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Preis: ab 20,50 €/Monat
- kostenlos testen
timo24
Mit der digitalen Stempeluhr von timo24 kannst du Arbeitszeiten stempeln und die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Die Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten und Pausen online im Webbrowser.
- verfügbar als Software, App und Terminal
- Zeiten und Pausen stempeln
- Auswertungen und Berichte erstellen
- erfüllt die Arbeitszeitrichtlinie der EU
- kostenlose Support-Hotline
- Preis: auf Anfrage
- 30 Tage kostenlos testen
ADC elektronik
Die Zeiterfassungssysteme von ADC sind für alle Branchen und Betriebsgrößen geeignet. Damit kannst du individuelle Lösungen für dein Unternehmen erstellen.
- Softwarelösungen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: intuitive Bedienung, umfangreiche Möglichkeiten, vielfältige Auswertungen
- Weblösungen zur Zeiterfassung im Browser: Stempeln, Arbeitszeit digital erfassen, Konteneinsicht, Urlaubs-(Fehlzeitanträge), Berichte per Web, Zeitkarte, Genehmigungsverfahren (Workflow)
- Mobile Zeiterfassung: Erfassung außer Haus mit dem Smartphone oder mobilen Scannern, für Dienstleister, Handwerker, Gebäudereiniger, Servicetechniker, Monteure etc., direkte Datenübertragung oder Offline-Stempelung, verfügbar für Android und Apple IOS
- Preis: auf Anfrage
Fazit: Zeiterfassung leicht gemacht mit der digitalen Stempeluhr
Die Zeiterfassung zu optimieren ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum effizienten und papierlosen Büro.
So sparst du nicht nur Zeit, Geld und materielle Ressourcen, sondern kannst die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter leichter nachvollziehen, während diesen die Eingabe deutlich erleichtert wird.
Mehr zur Digitalisierung für Geschäftsführer und Selbständige findest du bei Digital Affin.
Schreib mir deine Erfahrungen und eventuelle Fragen zur digitalen Stempeluhr gerne in die Kommentare!
Was denkst du?