Digitale Rechnungsverarbeitung: Effizient und zukunftssicher digitalisieren

Mit neuen Pflichten für Unternehmen wird auch die Digitalisierung weiter vorangetrieben: Spätestens 2028 müssen Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen erstellen und versenden.

Doch es lohnt sich, schon jetzt auf die digitale Rechnungsverarbeitung umzusteigen. Ich erkläre dir, was dahinter steckt.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Der Wandel zur E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht steht vor der Tür – und sie betrifft alle Unternehmen in Deutschland und der EU.

Aber was genau steckt dahinter, und warum ist sie so wichtig?

Ich habe mich ausführlich mit dem Thema befasst und erkläre dir jetzt alles, was du darüber wissen musst.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen bei bestimmten Geschäftsvorgängen Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form ausstellen, übermitteln und verarbeiten dürfen.

Dabei geht es nicht um einfache PDF-Rechnungen, sondern um strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die maschinenlesbar sind.

Für mich hat sich das zuerst kompliziert angehört - dabei ist es das gar nicht. Die Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, reduzieren so Fehler und beschleunigen Prozesse.

Warum wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Die EU hat die Einführung der E-Rechnungspflicht beschlossen, um Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Gleichzeitig sollen dadurch Kosten gesenkt und der CO₂-Fußabdruck reduziert werden – immerhin werden so weniger Ressourcen für Papierrechnungen und Postwege benötigt, was ich persönlich sehr sinnvoll finde.

Ein weiterer Grund ist die Bekämpfung von Steuerbetrug. Durch die elektronische Nachvollziehbarkeit von Rechnungen können Steuerbehörden besser prüfen, ob alle Vorgaben eingehalten werden.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:

• Seit 2020: Unternehmen, die öffentliche Aufträge in der EU bearbeiten, müssen bereits elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen.
• Ab 2025: In Deutschland wird die Pflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands Geschäfte machen, E-Rechnungen nutzen müssen.
• Ausgenommen sind beispielsweise Kleinunternehmer oder Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.

Übergangsfristen

• Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im B2B-Bereich noch als Papierrechnung oder PDF versandt werden.
• Bis zum 31.12.2027 ist das auch für Umsätze aus 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
• Ab 2028 ist die E-Rechnung dann verpflichtend für alle Bereiche.

Was bedeutet das für dich?

Wenn du bisher noch auf Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen gesetzt hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, umzustellen.

Denn früher oder später wirst du wahrscheinlich keine andere Wahl mehr haben.

Aus Erfahrung kann ich dir aber sagen: Auch wenn die Umstellung zunächst ein bisschen Aufwand mit sich bringt, du wirst es nicht bereuen.

Und noch eine gute Nachricht: Mit der richtigen Software kannst du die Umstellung schnell und unkompliziert umsetzen.

Tools wie d.velop invoices unterstützen dich dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen, indem sie den Empfang, die Verarbeitung sowie die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen.

Was passiert, wenn du nicht umstellst?

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann Konsequenzen haben:

• Rechnungen, die nicht im richtigen Format vorliegen, können von Geschäftspartnern abgelehnt werden.
• Mögliche Bußgelder bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben.
• Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung, weil Rechnungen manuell angepasst werden müssen.

Wie funktioniert die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen?

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist der Schlüssel zur effizienten Abwicklung von Eingangsrechnungen in Unternehmen.

Sie beschreibt den Prozess, bei dem Rechnungen elektronisch empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.

Genauer gesagt handelt es sich um einen automatisierten Workflow, der mithilfe intelligenter Softwarelösungen durchgeführt wird.

Ziel ist es, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und rechtliche Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

Warum digitale Rechnungsverarbeitung?

In Unternehmen fallen täglich zahlreiche Rechnungen an – sei es in Papierform, als PDF oder zunehmend in strukturierter E-Rechnungsform (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).

Traditionelle, manuelle Prozesse sind dabei oft zeitaufwändig und fehleranfällig: Rechnungen werden ausgedruckt, per Hand geprüft und in Ordnern abgeheftet.

Das bindet Ressourcen und verlangsamt die Abläufe.

Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet hier eine moderne Alternative.

Sie ermöglicht es, Rechnungen automatisiert zu empfangen, Daten auszulesen, Freigaben zu steuern und die Dokumente gesetzeskonform zu archivieren.

Kurz gesagt: Je effizienter dieser Prozess gestaltet ist, desto mehr Zeit und Kosten lassen sich einsparen.

Wie funktioniert digitale Rechnungsverarbeitung?

Die digitale Verarbeitung einer Eingangsrechnung basiert auf mehreren Schritten, die nahtlos ineinandergreifen:

1. Rechnungseingang

Alle Rechnungen werden zentral elektronisch erfasst – unabhängig davon, ob sie per E-Mail, als PDF oder in einem strukturierten Format wie XRechnung eintreffen.

Eine moderne Software erkennt diese Formate automatisch.

2. Datenerfassung und -prüfung

Mithilfe von KI liest die Software die relevanten Rechnungsdaten aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit.

Diese Informationen werden anschließend auf Plausibilität geprüft, z. B. ob der Betrag und die Mehrwertsteuer korrekt angegeben sind.

3. Freigabe und Weiterleitung

Die geprüften Rechnungen werden an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet.

Am Beispiel von d.velop invoices können Freigabeprozesse individuell angepasst werden – etwa durch eine doppelte Freigabe für höhere Beträge.

4. Automatisierte Buchung

Nach der Freigabe werden die Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem integriert und verbucht.

Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP sorgen dafür, dass alle Daten nahtlos übertragen werden.

5. Revisionssichere Archivierung

Jede Rechnung wird abschließend GoBD konform archiviert, sodass sie jederzeit abrufbar bleibt – sei es für interne Zwecke oder eine Betriebsprüfung.

Was macht digitale Rechnungsverarbeitung so effizient?

Die digitale Rechnungsverarbeitung nimmt Unternehmen viele manuelle Schritte ab. Sie reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Sicherheit. Alle Rechnungen sind an einem zentralen Ort verfügbar, und durch automatische Erinnerungen werden Zahlungsfristen nicht mehr übersehen.

Mit passenden Tools wird dieser Prozess noch einfacher: Intelligente Technologien sorgen dafür, dass die Rechnungsverarbeitung reibungslos und in Echtzeit abläuft.

Wie kann das in der Praxis aussehen?

Stell dir vor, du bist Inhaber eines mittelständischen Unternehmens, das Büromöbel verkauft. Dein Rechnungsworkflow ist bereits digital - und könnte etwa so ablaufen:

1. Die Rechnung trifft ein

Ein Kunde bestellt Bürostühle für sein neues Büro.

Nachdem die Bestellung ausgeliefert wurde, stellt dein Unternehmen eine Rechnung aus.

Die Rechnung wird automatisch in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung) generiert und an den Kunden verschickt.

Zeitgleich erhältst du selbst eine Rechnung von deinem Lieferanten, der dir die Stühle geliefert hat.

Diese Rechnung trifft in einem maschinenlesbaren Dateiformat ein.

2. Automatische Erfassung und Prüfung

Sobald die Rechnung des Lieferanten in deinem digitalen Posteingang landet, wird sie automatisch in deine Rechnungsplattform importiert.

Das Tool liest alle relevanten Daten wie:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Steuersatz
• Zahlungsziel

Außerdem prüft die Software, ob die Rechnung korrekt ist, etwa:

• Stimmen die Beträge mit der Bestellung überein?
• Sind alle Pflichtangaben wie Steuernummer und Rechnungsdatum vorhanden?
• Entspricht das Zahlungsziel den vereinbarten Bedingungen?

Falls Fehler entdeckt werden – z. B. ein falscher Steuersatz – wirst du sofort benachrichtigt.

3. Genehmigung und Freigabe

Nachdem die Rechnung geprüft wurde, startet der Freigabeprozess. In deinem Unternehmen gibt es klare Regeln:

• Rechnungen unter 1.000 Euro werden automatisch genehmigt.
• Beträge über 1.000 Euro müssen von der Buchhaltungsleitung freigegeben werden.

Die Software leitet die Rechnung automatisch an die zuständigen Personen weiter.

Diese können sie direkt in der App prüfen und freigeben – ganz egal, ob sie im Büro oder unterwegs sind.

4. Buchung und Zahlung

Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch an euer Buchhaltungssystem (z. B. DATEV) übermittelt. Die Zahlung wird vorbereitet und fristgerecht ausgeführt.

Dank des automatisierten Prozesses sparst du dir Zeit und vermeidest Mahnungen oder Verzugsgebühren.

5. Archivierung und Nachvollziehbarkeit

Sobald die Rechnung bezahlt ist, wird sie revisionssicher archiviert. Falls dein Steuerberater oder das Finanzamt die Unterlagen prüfen möchte, kannst du die Rechnung in wenigen Klicks abrufen – mit vollständigem Prüfungsprotokoll.

Digitale Rechnungsverarbeitung mit d.velop invoices

d.velop invoices ist eine speziell entwickelte Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Rechnungsprozess effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Von der Annahme und Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Archivierung läuft alles digital und automatisiert ab.

Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler in der Buchhaltung und sorgt dafür, dass du immer den Überblick behältst.

Wie funktioniert d.velop invoices?

Automatisierte Rechnungsannahme

Egal, ob die Rechnung per E-Mail als PDF oder E-Rechnung eingeht – d.velop erfasst alle Formate und liest die relevanten Daten automatisch aus.

Intelligente Datenverarbeitung

Mit KI-gestützter Technologie prüft die Software die Daten auf Richtigkeit und Zuordnung.

So kannst du sicherstellen, dass z. B. Steuernummern und Rechnungsbeträge korrekt erfasst werden.

Flexible Freigabeprozesse

Die Software erlaubt es dir, individuelle Freigaberegeln festzulegen.

Du kannst z. B. automatische Freigaben für kleinere Beträge definieren oder Genehmigungsschritte für höhere Summen einbauen.

Revisionssichere Archivierung

Jede Rechnung wird nach den gesetzlichen Vorgaben gespeichert und ist jederzeit leicht auffindbar.

Das ist besonders wichtig, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht und steuerrechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Integration in bestehende Systeme

d.velop lässt sich problemlos in bestehende Systeme wie SAP, DATEV oder andere ERP-Lösungen integrieren.

Dadurch läuft der gesamte Prozess nahtlos ab, ohne dass du deine IT-Infrastruktur komplett umstellen musst.

Ganz nebenbei kannst du deine Daten noch in die Cloud migrieren.

Warum solltest du d.velop nutzen?

1. Zeit sparen: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
2. Fehler reduzieren: Die intelligente Erfassung und Prüfung minimiert menschliche Fehler.
3. Rechtssicherheit: Du bist optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet.
4. Transparenz: Du hast jederzeit den Überblick über den Status deiner Rechnungen.
5. Skalierbarkeit: Egal, ob du ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern bist – d.velop passt sich deinen Bedürfnissen an.

Für wen ist d.velop geeignet?

Die Software ist für Unternehmen jeder Größe geeignet, die ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten möchten.

Besonders profitieren Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen oder Firmen, die häufig mit unterschiedlichen Rechnungsformaten arbeiten.

So gelingt die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow

Die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung mag anfangs wie ein großes Projekt wirken. Mit der richtigen Planung und dem passenden Tool klappt das aber viel schneller, als du jetzt vielleicht glaubst - versprochen.

1. Analysiere deinen aktuellen Workflow

Bevor du loslegst, solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, wie dein Rechnungsprozess derzeit aussieht. Frag dich:

• Wie viele Rechnungen bearbeitest du monatlich?
• Auf welchem Weg kommen Rechnungen bei dir an (Papier, PDF, E-Rechnung)?
• Welche Schritte erledigst du manuell, und wo treten häufig Fehler oder Verzögerungen auf?
• Hast du ein ERP-System oder andere Software, die integriert werden müsste?

Ein Tipp von mir: Schreib deinen gesamten Prozess von der Rechnungsannahme bis zur Ablage auf. So erkennst du, wo du Zeit sparen kannst. Mir hat das geholfen, einen ersten Überblick zu bekommen über meinen aktuellen Workflow.

2. Setze dir klare Ziele

Überlege dir, was du mit der Umstellung erreichen möchtest. Typische Ziele sind:

• Weniger manuelle Arbeit – z. B. eine Reduktion um 50 %.
• Erfüllung der E-Rechnungspflicht.
• Pünktliche Zahlungen dank automatischer Erinnerungen.
• Revisionssichere Archivierung deiner Rechnungen.

Mein Tipp: Teile deine Ziele auch mit deinem Team, damit alle wissen, worauf ihr hinarbeitet. Ich habe beispielsweise alle wichtigen Informationen mit meinem Team in einem Online-Meeting besprochen - so waren wir alle auf demselben Stand.

3. Finde die passende Software

Wähle eine Software, die genau zu deinem Unternehmen passt. Mit einer Lösung wie d.velop bekommst du:

• Automatische Erfassung und Prüfung deiner Rechnungen.
• Flexible Freigabeprozesse, die du selbst anpassen kannst.
• Nahtlose Integration in Systeme wie SAP oder DATEV.
• Sichere, gesetzeskonforme Archivierung.

Mein Tipp: Teste die Software erst mit einem kleineren Rechnungsvolumen. So kannst du die Funktionen in Ruhe ausprobieren. Ich habe beispielsweise die kostenlose Demo-Version d.velop genutzt und in der Testphase alle Funktionen auf Herz und Nieren geprüft. Dazu gehört für mich auch, alle Prozesse einmal von jedem beteiligten Mitarbeiter durchführen zu lassen. So kann ich letztendlich sicherstellen, dass auch wirklich jeder meiner Teammitglieder mit der Plattform klarkommt.

4. Optimiere deine Prozesse

Wenn du auf digitale Rechnungsverarbeitung umstellst, solltest du deine internen Abläufe gleich mit optimieren:

• Kläre, wer in deinem Team für welche Freigaben und Prüfungen zuständig ist.
• Automatisiere einfache Schritte, z. B. Freigaben für kleine Beträge.
• Schaffe Schulungsmöglichkeiten, damit alle mit der neuen Software zurechtkommen.

Mein Tipp: Hol dein Team früh ins Boot. Je eher sie verstehen, warum die Umstellung wichtig ist, desto besser läuft die Zusammenarbeit. Auch ich habe währenddessen meinen Workflow optimiert - und mich stetig mit meinem Team ausgetauscht. Am Ende haben wir beispielsweise das Freigabesystem deutlich vereinfacht.

5. Setze die Software um und integriere sie in dein System

Jetzt geht es ans Eingemachte: Die Software wird in deinen Arbeitsalltag integriert. Dabei helfen dir oft die Anbieter wie d.velop. Achte darauf:

• Dass ab einem bestimmten Stichtag alle Rechnungen digital erfasst werden.
• Dass die Software reibungslos mit deinem Buchhaltungssystem zusammenarbeitet.
• Dass du die neuen Prozesse in einem Testlauf überprüfst und optimierst.

Mein Tipp: Teste den Workflow vorab mit echten Rechnungen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Ich habe beispielsweise einen Testlauf mit verschiedenen Kunden gemacht und deren Feedback eingeholt. Erst als klar war, dass alles reibungslos funktioniert, haben wir final auf den neuen Workflow umgestellt.

6. Überwache den neuen Workflow und verbessere ihn weiter

Nach der Umstellung solltest du regelmäßig prüfen, ob alles so läuft, wie du es dir vorgestellt hast:

• Wie schnell werden Rechnungen jetzt bearbeitet?
• Gibt es noch Fehler oder Engpässe?
• Hol dir Feedback von deinem Team, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Mein Tipp: Nutze die Berichte und Dashboards deiner Software, um den Überblick zu behalten. Ich checke einmal wöchentlich alle Daten, die mir d.velop liefert. So erkenne ich schnell, wenn irgendwo Handlungsbedarf herrscht.

Fazit: Mit d.velop Rechnungen digitalisieren

Früher oder später wird der Umstieg auf digitale Rechnungen verpflichtend - doch schon heute sind die modernen Rechnungsworkflows der Rechnung in Papierform deutlich überlegen.

Mit Softwarelösungen wie d.velop invoices lässt sich der gesamte Rechnungsprozess – vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Archivierung – automatisieren und optimieren. Das reduziert manuelle Fehler, spart Zeit und gewährleistet die gesetzeskonforme Archivierung.

Mein Tipp: Steig schon jetzt um und nutze das volle Potential der digital invoice.

Nutzt du bereits die digitale Rechnungsverarbeitung? Schreib es uns in die Kommentare!