Du solltest eine Digitale Personalakte einführen: Die Top 20+ Anbieter

Die digitale Personalakte ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines modernen HR-Managements.

Sie ermöglicht nicht nur eine platzsparende Archivierung, sondern auch einen standortunabhängigen Zugriff für Vorgesetzte.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb dazu, auf HR-Tools umzusteigen.

Allerdings stellt die Umstellung auf digitale Akten und somit auch auf die digitale Personalakte eine Herausforderung dar, da vielen Unternehmen das nötige Know-how fehlt.

In diesem Blog Artikel erfährst du, wie eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen aussehen kann und welche Top 20+ Anbieter einen Blick lohnen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Personalakte, in der alle relevanten Daten und Dokumente eines Mitarbeiters gespeichert werden. Oft ist sie bereits Teil eines HR-Tools und optimiert zusammen mit anderen Features die Abläufe in HR-Abteilungen.

Mit ihr kannst du die Verwaltung der Mitarbeiterdaten vereinfachen und beschleunigen sowie den Zugriff auf relevante Informationen erleichtern.

Die digitale Personalakte enthält beispielsweise Informationen zu folgenden Themen:

• Gehalt
• Urlaub
• Arbeitsvertrag
• Zeugnisse
• Schulungen

Sie wird von verschiedenen Abteilungen wie Personalwesen, Management und Buchhaltung genutzt.

Die digitale Personalakte ermöglicht Mitarbeitern in der HR-Abteilung eine effiziente und sichere Datenverwaltung und -übermittlung und macht Mitarbeiterdaten transparent und nachvollziehbar.

Auch als Unterstützung von HR-Analysen und zur Identifikation von Personalbedarf kannst du sie anwenden.

Wann lohnt sich die digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte lohnt sich besonders dann, wenn ein Unternehmen eine große Anzahl an Mitarbeitern hat und die HR-Abteilung diese effizient und fehlerfrei managen soll.

Nimmt der Papierkram des Mitarbeitermanagements zu viel Zeit und Platz in Anspruch, sollte die digitale Personalakte eingeführt werden.

Die elektronische Personalakte bietet folgenden Vorteile:

• Reduktion von Papierkram und manueller Dateneingabe
• schnellerer und einfacherer Zugriff auf die Akte und die darin enthaltenen Informationen
• bessere Datensicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen
• einfache Integration mit anderen HR-Systemen und -Prozessen
• höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Aktualisierungen
• Vereinfachung von Prozessen wie Urlaubsanträgen, Abwesenheitsmanagement und Mitarbeiterbewertungen
• bessere Möglichkeit zur Datenanalyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen
• Einsparungen von Kosten durch weniger Papier- und Lagerbedarf
• Möglichkeit zur Mobilität und Fernzugriff auf die Akte
• Reduktion von Fehlern und unvollständigen Informationen in der Akte

Du möchtest weiter optimieren? Dann sind diese Artikel was für dich:

• 8 Punkte für ein digitales Mitarbeiterverzeichnis in Unternehmen
• Die besten Mitarbeiter-Apps im Vergleich – ein zentraler Kommunikationskanal im Fokus
• Eine Employee Experience Plattform bietet mehr als ein HR-Tool
• Interne Unternehmenskommunikation: So kommunizierst du besser mit deinen Mitarbeitern

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte enthält alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter, die für das Personalmanagement von Bedeutung sind.

Dazu gehören unter anderem:

• persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten)
• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Arbeitszeugnisse und Referenzen
• Schulungs- und Weiterbildungsnachweise
• Beurteilungen und Feedback
• Abwesenheits- und Urlaubsplanung
• Gehaltsabrechnungen und Steuerinformationen
• Krankheits- und Unfalldaten
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• weitere Informationen zur Arbeitsleistung und -historie des Mitarbeiters

Wichtig: Die Informationen müssen datenschutzkonform und sicher in der digitalen Personalakte gespeichert und verwaltet werden. Der richtige Anbieter unterstützt dich hierbei.

Excel-Liste vs. HR-Software: 4 Gründe, warum die Entscheidung eindeutig ist

Für viele Unternehmen und HR-Abteilungen ist die Excel-Liste immer noch Gang und Gäbe. Dabei bietet die HR-Software nicht nur vielseitigere Einsatzmöglichkeiten, sondern reduziert auch Fehler, während sie den allgemeinen Workflow optimiert.

Im Folgenden findest du 4 Gründe, warum du dir das mit der Excel-Liste nochmal überlegen solltest:

Datenschutzkonforme Prozesse sind mit Excel eine echte Herausforderung

Für Personalverantwortliche ist es ein wahrer Segen, wenn sie in der HR Software nur die digitale Personal- oder Bewerberakte öffnen müssen, um alle relevanten Daten auf Knopfdruck abrufen und mit Personal teilen zu können.

Im Gegensatz dazu geraten jene, die Informationen in verschiedenen Excel-Listen an verschiedenen Orten auf dem Server gespeichert haben, schnell ins Schwitzen und müssen viel Zeit investieren.

Doch ist es nicht sinnvoller, diese Zeit anderweitig zu nutzen?

Eine HR Software gewährleistet zudem, dass personenbezogene Daten gesetzeskonform behandelt werden. Nicht mehr benötigte Bewerberdaten werden dank automatischer Löschfunktionen zu einem festgelegten Stichtag zuverlässig aus dem System entfernt.

Copy & Paste sorgt für viele vermeidbare Fehler

Nehmen wir an, es kommt zu Veränderungen in den Personaldaten deiner Mitarbeiter. Ein solches Szenario tritt häufig auf, aus den unterschiedlichsten Gründen:

• Namensänderung wegen Heirat
• Änderung der Adresse wegen eines Umzugs
• Veränderung der bisher ausgeübten Position oder Rolle

Es kann vorkommen, dass ein Wechsel der Bank dazu führt, dass die Mitarbeiterakte geöffnet und aktualisiert werden muss, um die Stammdaten auf den neuesten Stand zu bringen.

Wenn es nur um die Anpassung der Daten innerhalb der Akte geht, könnte dies mit Excel erledigt werden.

Allerdings sind bei Änderungen der Bankdaten auch andere Verwaltungsbereiche betroffen. Aus diesem Grund werden die Informationen (nicht datenschutzkonform) in eine E-Mail kopiert und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet.

Doch diese Copy & Paste Methode ist sehr fehleranfällig. Wenn beispielsweise ein Teil der neuen Kontonummer versehentlich ausgelassen wird, können Fehlermeldungen, Abgleiche und Telefonate mit der Lohnbuchhaltung die Folge sein. Das ist äußerst lästig und sorgt im Nachhinein für mehr Arbeit. Mit einer HR-Software und digitaler Personalakte wäre dir das nicht passiert.

Self-Service-Anwendungen mit Excel ein Ding der Unmöglichkeit

Eine HR Software erleichtert auch diesen Prozess erheblich.

Der sogenannte Employee Self Service ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Daten eigenständig in der HR Software zu aktualisieren. Hierfür erhalten sie einen personalisierten Zugang, über den sie bequem ihre Informationen bearbeiten können.

Sobald Änderungen vorgenommen werden, werden diese automatisch an allen relevanten Stellen im System aktualisiert. Das mühsame Kopieren und Einfügen von Daten entfällt somit komplett.

Die Digitalisierung der Personalakte hat den Vorteil, dass die neue Bankverbindung des Mitarbeiters automatisch an das Lohnbuchhaltungstool weitergeleitet und dort hinterlegt wird.

Dadurch werden Fehler vermieden und die Prozesse beschleunigt. Gleichzeitig wird das HR-Team dank Self-Service und Prozessautomatisierung von einer Vielzahl von administrativen Aufgaben entlastet.

Das führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Auswertungen auf Knopfdruck - mit Excel nicht möglich!

Wenn du Prozesse im Unternehmen verbessern willst, musst du Ursachenforschung betreiben können. Das geht nur über eine Auswertung.

Deine Time-to-Hire dauert einfach zu lange? Mit Excel hast du keine Chance, herauszufinden, woran es liegt. Eine HR-Software listet dir direkt alle Daten auf und unterstützt dich bei der Problem- und Lösungsfindung.

Darauf musst du bei der Einführung einer Digitalen-Personalakte-Software achten

Möchtest du jetzt eine Software für die digitale Personalakte nutzen, solltest du nach den folgenden Schritten vorgehen, um erfolgreich zu sein:

1. sorgfältige Auswahl des Anbieters für die digitale Personalakte
2. Schulung der Mitarbeiter für den Umgang mit der digitalen Personalakte
3. Verwendung sicherer Passwörter und regelmäßige Änderung der Passwörter
4. Zugangsrechte für die Personalakte nur an autorisierte Personen vergeben
5. regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datensätze in der digitalen Personalakte
6. Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff durch Firewall, Antivirus-Software und Verschlüsselung
7. Sicherung der Daten gegen Verlust oder Beschädigung durch regelmäßige Backups
8. Einhaltung der Datenschutzgesetze und Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten
9. Dokumentation aller Zugriffe auf die digitale Personalakte
10. Einrichtung eines Notfallplans für den Fall von technischen Störungen oder Cyberangriffen

Die Top 20+ Anbieter der digitalen Personalakte

Mit der Auswahl des passenden Anbieters legst du den Grundstein für eine effiziente Personalverwaltung. Die folgenden Anbieter könnten sich für dich lohnen.

Personio

Personio ist ein Anbieter von HR-Software, der seinen Fokus auf die Digitalisierung von Personalprozessen legt.

• Einsatzbereiche: Personalverwaltung, Talent Management, Entgeltabrechnung
• für kleine & mittelständische Unternehmen
• DSGVO-konform
• zentraler Ort mit allen Daten und intelligenter Unterstützung
• Preis: auf Anfrage
• kostenlos testen möglich

kiwi HR

Dank kiwi HR kannst du jederzeit auf alle Daten und Dokumente deiner Mitarbeitenden zugreifen. Mit der Employee Self Service Funktion spart du wertvolle Arbeitszeit und erhöhst die Datenqualität.

• digitale Personalakte
• Mitarbeiterverzeichnis
• Employee Self-Service
• HR-Datenbank
• klare Organisationsstruktur
• DSGVO-konform
• Mitarbeiterprofil
• Datenimport und -export
• Preis: ab 3,50 € pro Mitarbeiter
• kostenlos testen möglich

GAA

GAA bietet dir mit der Software-Lösung für digitale Personalakten einen Ort, an dem alle Akten sicher und datenschutzkonform abgelegt sind.

• präzise und lückenlose Aufzeichnung
• individuelle Einstellung des Workflows
• weitere Informationen bei Rücksprache mit dem Anbieter
• Preis auf Anfrage

Haufe HR Services

Haufe bietet dir neben der digitalen Personalakte auch noch weitere Einsatzmöglichkeiten der HR-Software, z. B. Digitale Unterschrift, HR Chatbot oder Employee-Self-Service.

• Arbeitshilfen und Vorlagen inklusive
• einfache Implementierung in bestehende Systeme
• rechtssicher & datenschutzkonform
• digitale Zusammenarbeit
• flexibler Zugriff
• Preis: auf Anfrage
• Demo möglich

HR WORKS

Die Software von HR WORKS kannst du mit unbeschränktem Speicherplatz vollkommen remote nutzen. Dabei können folgende Dokumente verwendet werden: Bewerbungsunterlagen, Vertragsdaten, Kontakt- und Stammdaten, Aus- und Weiterbildungsunterlagen.

• alle Daten und Unterlagen übersichtlich an einem Platz
• Überall verfügbar ‒ auch im Homeoffice
• Zugriffs- und Rechteverwaltung
• automatische Erinnerungsfunktion zu Fristen, Jubiläen u.v.m.
• hoher Datenschutz: DSGVO-konform

d-velop

Der Anbieter d.velop hat seinen Fokus auf die Entwicklung von Software-Lösungen für das Dokumenten- und Workflow-Management im HR-Bereich.

• auch für Integration in Microsoft 365 und SAP geeignet
• rechte gesteuerter Zugriff auf Personaldaten
• Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
• Aufgaben und Arbeitsschritte jederzeit im Blick
• Übersichtliche und intuitiv handhabbare Oberfläche
• Preis: auf Anfrage
• Demo auf Anfrage

DocuWare

DocuWare bietet cloudbasiertes Dokumenten-Management und eine Software zur Workflow-Automation. Damit lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren und die HR-Abteilung optimieren:

• DSGVO-konform
• Self-Service
• Versionsmanagement
• beschleunigte Audits
• Aufbewahrungsregeln
• Preis: auf Anfrage
• kostenlose Demo möglich

easy HR

Mit easy HR kannst du Mitarbeiter entwickeln und nicht nur verwalten. Außerdem hast du mehr Zeit für strategische Arbeit.

• Sicher in der Cloud, On-Premises oder Hybrid
• DSGVO-konform
• sichere rollenbasierte Zugangskontrolle
• geeignet für Recruiting, On-/Off-Boarding und Weiterentwicklung
• Preis: auf Anfrage
• Demo möglich

Persis

Die Persis Digitale Personalakte ist viel mehr als eine „normale“ elektronische Personalakte. Sie ist vollintegrierter Bestandteil der Software und deiner Workflows.

• kompletter Ersatz der Papierakte
• Workflowintegration inkl. Notizen und Wiedervorlagen
• flexibles Berechtigungskonzept mit Zeitsteuerung
• leichtes Auffinden via Volltextsuche
• einfach in der Bedienung
• Preis: auf Anfrage
• Demo auf Anfrage

factorial

Mit factorial kannst du einfach und sicher alle Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente verwalten.

• benutzerdefinierte Ordner für jeden Dokumenttyp
• mühelos Dokumente in großen Mengen hochladen
• Unternehmensmitteilungen mit denIhren Mitarbeitern teilen
• Berechtigungen festlegen
• Preis: ab 5,75 €/Nutzer
• Demo kostenlos möglich

forcont

Mit der digitalen Personalakte forpeople | Der Personalmanager kannst du deine HR-Prozesse noch effizienter steuern.

• zentrale Ablage
• Fristwahrung
• Vollständigkeit
• SAP HCM, Loga, PAISY, Datev
• Rechte & Rollen
• Vier-Augen-Prinzip
• Dokumentenmanagement
• Preis: auf Anfrage

Agenda

Agenda bietet verschiedene Funktionen für die Abteilungen Personalwesen, Personalabrechnung und Rechnungswesen, darunter auch die digitale Personalakte.

• Dokumenten-Import
• einfach per Drag and Drop und Massenimport
• Pflichtdokumente verwalten
• Datenschutz korrekt verwalten
• Zugriffsberechtigungen zentral verwalten
• Preis: auf Anfrage

aconso

Mit aconso kannst du alle HR-Dokumente ganz einfach elektronisch verwalten und mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Personaldaten erhalten.

• Cloud-Lösung
• DSGVO-konform
• Beschäftigten- und Dokumentensuche
• automatisiertes Löschen von Dokumenten
• Volltextsuche
• Integration in SAP möglich
• Preis: auf Anfrage

rexx systems

Mit rexx systems machst du deine Personalverwaltung klar und übersichtlich.

• standortübergreifende Verwaltung aller Personaldaten
• komfortable Übersicht
• Data Warehouse
• Digitalisierung der Unternehmensprozesse
• Mitarbeiter- / Management Self Service
• Organisationsmanagement
• Preis: individuell kalkulierbar
• kostenlos testen möglich

Sage

Die HR Software von Sage bietet neben der digitalen Personalakte auch die Features Zeiterfassung, Personalmanagement und Personalentwicklung.

• mehrsprachige Komplettlösung
• Flexibilität durch modularen Aufbau
• einfach bedienbares Recruiting & Onboarding
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten planen und erfassen
• Kommunikationstools & gemeinsamen Kalender auch unterwegs nutzen
• Cloud-Lösung inklusive mobiler App
• Preis: auf Anfrage
• Demo kostenlos möglich

gastromatic

Mit der digitalen Personalakte von gastromatic startest du gut gerüstet in dein Abenteuer und hast eine Menge Möglichkeiten, um deine Herausforderungen zu meistern.

• Stammdatenerfassung
• Dokumentenmanagement
• Vorlagen für Anstellungsarten, Beschäftigungsgrenzen und Urlaubsansprüche
• Abbilden unterschiedlicher Rollen samt Funktionen wie Arbeitsbereichsleiter*in und Administrator*in
• sämtliche Berechtigungen lassen sich für jede Person ganz individuell definieren
• Preis: ab 158 €/Monat
• kostenlos testen möglich

absence.io

absence.io steht für einfaches und zuverlässiges Personalmanagement.

• Personalfragebogen digital versenden und erfassen
• DSGVO konformes Hosting
• standortunabhängige Personalverwaltung
• verfügbar in 7 Sprachen
• Preis: ab 2 €/Monat/Nutzer
• 14 Tage kostenlos testen möglich

perview

Die digitale Personalakte von perview ist die revisionssichere Ergänzung zum Standard-Dokumentenmanagement.

• Revisionssicherheit
• Web-Scanclient zur Anbindung von lokalen Scannern
• gescannte Seiten bearbeiten (drehen, sortieren, löschen)
• moderner Web-Client auf Basis von HTML5
• elektronische Archivierung und digitale Akten
• Preis: auf Anfrage

DMS FACTORY

Mit DMS Factory kannst du alle Personalunterlagen zentral und sicher managen. Alle Dokumente zu allen Mitarbeitern von der Bewerbung, über den Arbeitsvertrag bis hin zu Korrespondenzen und Weiterbildungsnachweisen sind zentral abgelegt und so einfach auffindbar wie in einer Suchmaschine.

• zentrale Verwaltung aller Personaldaten
• gemeinsam bearbeiten
• gewohnte Aktenstrukturen im digitalen Umfeld
• automatisierte & standardisierte Prozesse
• Abbildung des gesamten Mitarbeiterzyklus
• Preis: auf Anfrage

HeavenHR

Dank HeavenHR können alle Angestellten eigenständig zugängliche Bereiche bearbeiten und somit sicherstellen, dass stets aktuelle Informationen vorliegen. Eine klare Übersicht ermöglicht es, benötigte Daten jederzeit und an jedem Ort abzurufen – mit nur einem Klick.

• aktuelle Personaldaten - Immer und überall verfügbar
• terminierte Änderungen vornehmen
• individualisierbar bei höchstem Datenschutz
• Preis: 5,49 €/Monat/Mitarbeiter
• Webdemo möglich

KENJO

Mit KENJO hast du alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort - digital und übersichtlich und kannst alle Dokumente und persönlichen Daten in einer digitalen Akte speichern.

• persönlicher Ordner für jeden Mitarbeiter
• Krankschreibungen können von jedem mobilen Gerät hochgeladen werden.
• Erinnerungen, wenn Visa oder Verträge auslaufen
• die Zugriffsrechte können durch das HR-Team angepasst werden
• Massenimport von Lohndateien - Jeder Lohnzettel wird automatisch dem richtigen Ordner zugewiesen.
• Preis: individuell kalkulierbar
• kostenlose Demo möglich

Fazit: Große Auswahl an Anbietern der digitalen Personalakte

Du hast eine enorm große Auswahl an Anbietern. Das bietet für dich den Vorteil, dass du dir den aussuchen kannst, der am besten in deine HR-Abteilung passt.

Nutze auf jeden Fall die Vorteile der digitalen Personalakte! Mit unserer Anleitung machst du den Übergang leicht und schaffst es schnell, die HR-Abteilung zu optimieren.

Deine Mitarbeiter und Kollegen werden es dir danken, wenn sie nicht mehr alles per Copy & Paste in Excel lösen oder sich durch Papierstapel wühlen müssen.

Fehlt hier noch ein Anbieter? Hast du bereits Erfahrungen gemacht? Schreib mir gerne in den Kommentaren!

Mehr zur Digitalisierung für HR-ler und die Geschäftsführer findest du auf Digital Affin. Schau auch mal unseren Mitarbeiter-App-Vergleich an.