Eine digitale Mitarbeiterzeitung erstellen – das brauchst du!

1849 erschien in den USA die erste, uns bekannte Mitarbeiterzeitschrift. Der “Schlierbacher Fabrikbote”, die erste deutsche Mitarbeiterzeitschrift erschien 1888.

Die ersten dieser Zeitschriften wurden als Bindeglied zwischen Produktionsmitarbeitern und Geschäftsleitung konzipiert, um die Produktionsmitarbeiter über das Unternehmen und die aktuelle Situation zu informieren, der Grundgedanke ist also bis heute der Gleiche geblieben.

Aber ist ein physische Mitarbeiterzeitung noch zeitgemäß?

Was versteht man unter einer digitalen Mitarbeitermagazin?

Es gibt drei Formate, in denen Mitarbeiterzeitungen erscheinen. Als physische Kopie (Print), als digitales Magazin (z.B. PDF, Newsletter oder Social Intranet) und als Newsfeed in einer mobilen Mitarbeiter-App. Im Grunde sind die digitalen Mitarbeiterzeitschriften nichts anderes als eine digitalisierte, physische Mitarbeiterzeitung.

Doch das ist zu kurz gedacht. Mit einem anderen Trägermedium für die Inhalte, kommen neue Möglichkeiten hinzu. Umfragen mit Echtzeitauswertung und -Feedback, Mitarbeiterzeitung auch auf Geschäftsreisen oder im Urlaub lesen, bessere und ausführlichere Analytics, asynchrone Kommunikation und vieles mehr.

Die drei Stufen der Digitalisierung

Mitarbeiterzeitungen gibt es in verschiedenen Formen bzw. über verschiedene Kanäle. Aber was für Vor- und Nachteile haben die jeweiligen Modelle?

Generell haben digitale Lösungen erhebliche Kostenvorteile gegenüber physischen. Die Druckkosten und Personalaufwendungen für physische Zeitungen sind höher.

Physische Mitarbeiterzeitung

Ein großer Vorteil der physischen Mitarbeiterzeitung ist die Zugänglichkeit. Ist sie einmal gedruckt, kann sie überall, z.B. am Eingang der Kantine, im Büro oder am Eingang eines jeden Gebäudes ausgelegt werden. So kommen Mitarbeiter aus allen Abteilungen einfach an die Zeitung. Außerdem wirkt Papier hochwertig und “offiziell”, was die Authentizität der abgedruckten Aussagen unterstreicht.

Der größte Nachteil ist die Aktualität. Eine physische Zeitung, die quartalsweise veröffentlicht wird, enthält eventuell veraltete Themen und Aussagen.

Digitales Magazin

Was bei der physischen Zeitung ein Vorteil ist, ist bei den digitalen Lösungen ein Nachteil - die Zugänglichkeit. Um ein digitales Produkt sehen zu können, müssen sich deine Mitarbeiter irgendwo einloggen. Schickst du die Zeitung per Mail zu, braucht jeder Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse. Produktionsmitarbeiter haben zum Beispiel oft keine und würden das Postfach nur zum Empfang der Zeitschrift einmal pro Monat oder Quartal nutzen. Es besteht die Gefahr, dass sie Passwörter oder das Postfach an sich vergessen, da es nicht im Arbeitsalltag präsent ist.

Auch die Aktualität ist hier ein Nachteil. Schließlich kann eine PDF, nachdem sie einmal abgeschickt wurde, nicht noch einmal bearbeitet werden. Veröffentlichst du deine digitale Mitarbeiterzeitung über ein eigenes Social Intranet, fällt dieser Nachteil allerdings weg.

Ein großer Vorteil ist aber die Messbarkeit. Bei einer physischen Mitarbeiterzeitschrift fällt die Messung schwierig aus. Selbst wenn man die übrig gebliebenen Exemplare zählen würde, weiß man trotzdem nicht, ob die mitgenommenen Zeitschriften auch tatsächlich gelesen wurden. Beim digitalen Magazin lassen sich Interaktionen, Kommentare und Umfragebeteiligung einfach messen und auswerten.

Außerdem lassen sich Rich Media Inhalte, wie z.B. Videos einbinden.

Digitale Mitarbeiterzeitung in einer Mitarbeiter-App

Hier finden Mitarbeiter die Inhalte der Mitarbeiterzeitung in einer nativen Mitarbeiter-App, die sie im App Store herunterladen können. Die App ist in deinem Corporate Design gestaltet. Jeder Mitarbeiter bekommt einen Account, mit dem er sich anmelden kann.

Das Problem der Zugänglichkeit ist ein geringeres als beim digitalen Magazin. Ist ein Artikel fertig, kann er direkt veröffentlicht und zur Not auch nochmal live bearbeitet werden. Eine Push-Nachricht holt die Mitarbeiter dann in die App. Ist die Interaktion häufiger als einmal im Monat oder Quartal, werden Zugangsdaten auch nicht so einfach vergessen bzw. merkt sich das Smartphone die Anmeldedaten.

Wer die Durchleserate optimieren will, analysiert, wann die Mitarbeiter die Artikel am häufigsten lesen und stellt einen Content-Plan auf, um die Reichweite zu maximieren.

Rich Media Inhalte, wie Videos, Umfragen, Quizze können außerdem nicht nur einfach eingebunden, sondern auch gezielt an bestimmte Abteilungen oder Zielgruppen von Mitarbeitern ausgespielt werden oder Mitarbeiter können sich die Zeitung selbst personalisieren, in dem sie die Themen, die ihnen angezeigt werden, aus- und abwählen.

Warum sich die Sparda Bank von von ihrer physischen Zeitung verabschiedet hat und nun auf eine digitale Lösung setzt, erfährst du in folgendem Video:

Das musst du bei einer Mitarbeiterzeitung beachten

1. Setze dich mit deinen Mitarbeitern auseinander

Mitarbeiter ist nicht gleich Mitarbeiter. Jede und jeder hat verschiedene kulturelle Hintergründe und Interessen. Eventuell gibt es in einigen Kulturen Tabu-Themen oder auch besonders hohes Interesse an bestimmten Themen.

Informiere dich also, welche Themen für deine Mitarbeiter relevant sind.

2. Spannende Inhalte, spannende Sprache

Hast du herausgefunden, wie deine Mitarbeiter ticken und was sie lesen wollen, solltest du dich damit auseinandersetzen, wie. Damit meine ich nicht das Medium, sondern die Ansprache und Tonalität in den Beiträgen.

3. Professionalität

Eine Mitarbeiterzeitung ist ein einfach zu substituierendes Produkt. Schließlich gibt es mehr als genug Entertainment- und Informationsangebote, sowohl gedruckt, als auch digital. Nur ausreichende Qualität, was Themen, Design und Layout angeht, überzeugt die Mitarbeiter. Das Endergebnis sollte sich in der Qualität an journalistischen Maßstäben, wie Transparenz, Objektivität und Authentizität, messen lasse.

Daher solltest du Themen so recherchieren, schreiben, sowie Bilder erstellen oder auswählen, als wäre dein Magazin ein journalistisches Produkt.

4. Regelmäßige Analysen

Dieser Schritt geht dank dem Einsatz digitaler Medien deutlich schneller, präziser und trotzdem ausführlicher als bei physischen Zeitungen. In Echtzeit kannst du im Dashboard deines Tools auslesen, wie oft die Ausgabe, einzelne Artikel in der Ausgabe angeklickt wurden oder eventuell sogar, bei welchen einzelnen Abschnitten und Elementen in den Artikeln die meiste Zeit verbracht wurde.

5. Eine Strategie!

Der vermutlich wichtigste Punkt. Die Mitarbeiterzeitung ist ein strategisches Mittel, die Ziele der internen Kommunikation zu erreichen. Es ist wichtig zu wissen, was man überhaupt erreichen will, um hinterher den Erfolg der Maßnahme zu bewerten.

Dabei darfst du aber nicht den Blick nur starr auf die gesetzten Ziele richten, schließlich ist die Zeitung für Mitarbeiter. Damit diese die Zeitung lesen, musst du in Erfahrung bringen, was deine Mitarbeiter erwarten.

Welche Inhalte eignen sich?

Das Erste, woran du bei einer Mitarbeiterzeitung sicherlich denkst, sind News rund um das Unternehmen. Eine gute Mitarbeiterzeitung beschränkt sich jedoch nicht nur auf dieses Thema. Emotion muss ebenso bedient werden wie Information. Im folgenden findest du ein paar Beispiele von Themen, die sich gut für eine digitale Mitarbeiterzeitung eignen.

1. Neuigkeiten rund um und im Unternehmen

Neuigkeiten rund um das Unternehmen machen den größten Teil der internen Kommunikation aus. Versuche deine Mitarbeiter in den Texten nicht nur zu informieren, sondern mitzunehmen. Was ändert sich durch bestimme Änderungen im Arbeitsalltag? Warum sind die Änderungen notwendig? Welche Vorteile entstehen dadurch aus Mitarbeitersicht? Welche Rolle spielt welche Abteilung und warum ist es so wichtig, dass alle zusammen an einem Strang ziehen?

2. Mitarbeiter einbinden

Gib Mitarbeitern die Chance, selbst Content zu erstellen und Themen vorzuschlagen. Sie sollen nicht nur interagieren, sondern auch selbst etwas beitragen können. Das schafft ein emotionales Investment, da sie mit ihren Fragen und Meinungen anerkannt werden.

Außerdem wissen Mitarbeiter genau, was Mitarbeiter lesen wollen.

Das müssen nicht nur direkt arbeitsbezogene Themen sein. Artikel über die besten Essens-Tipps für die Mittagspause, die besten Bars für ein Feierabendbier oder Ähnliches kommen sehr gut an.

Oder du schlägst ein Thema vor, zu dem Mitarbeiter Kommentare, Bilder und mehr einsenden oder auch abstimmen können. Wer will denn nicht wissen, welcher Mitarbeiter die süßeste Katze zu Hause hat.

3. Ein persönlicher Blick hinter die Kulissen

Gib deinen Mitarbeitern einen Einblick, wie der Arbeitsalltag in den verschiedenen Abteilungen aussieht. Vor welchen Problemen stehen Produktentwickler? Was für Arbeit steht tatsächlich hinter einer gut geplanten Marketingkampagne? Welche absurden und lustigen Kundenanfragen hat der Support bisher bearbeitet?

Mitarbeiter könnten sich mit ihren Geschichten bewerben oder du suchst dir Mitarbeiter heraus. Diese begleitest du einen Tag lang. Sie berichten von ihren Erfahrungen und zeigen ihren Arbeitsalltag. Das macht den Artikel persönlicher und damit interessanter.

4. Mitarbeiter up-to-date halten

Mitarbeiter wollen neben der Unterhaltung noch weiteren Nutzen aus dem Lesen der Zeitung ziehen. Unterrichte sie in der digitalen Mitarbeiterzeitung über ihre Benefits als Mitarbeiter, informieren sie zu Brückentagen, Urlaubsregelungen, Fort- und Weiterbildungsangeboten und schreibe Artikel zu Firmenausflügen, Vorträgen, Messebesuchen und Team-Events.

Diese Artikel lassen sich auch wunderbar von Mitarbeitern selbst schreiben. Wer kann über die neueste Messe am besten berichten, als die Personen, die vor Ort waren? Wer weiß mehr über Urlaubsregelungen als die Personalabteilung?

Anbieter

IK-up!

IK-up! ist eine Mitarbeiter-App made in Germany, mit der du eine digitale Mitarbeiterzeitschrift umsetzen kannst.

Features:

• einfaches und übersichtliches Kacheldesign
• über App oder Browser lesen
• Snip-Pinnwand für Mitarbeiterbeiträge
• eigenes Branding im Look & Feel des Unternehmens
• integriertes Analytics-Tool und Kennzahlen-Dashboard
• Push-Notifications bei wichtigen Themen

Kosten:

IK-up! kannst du 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Entscheidest du dich für die Lösung, erhältst du ein individuelles Angebot passend zum tatsächlich genutzten Funktionsumfang und zur Anzahl der Mitarbeiter. Du kannst IK-up! dadurch bereits ab 150€ pro Monat nutzen.

Quiply

Quiply hat sich zur Mission gesetzt, interne Kommunikation in den Mittelstand zu bringen. Des Weiteren sieht Quiply Nachhaltigkeit als wichtig an, weshalb sie schon ab 2023 nur noch CO2-neutrale Server nutzen wollen.

Features:

• Channels
• Chats
• Umfragen & Formulare
• Mitarbeiterverzeichnis
• Abstimmungen & Eventkalender
• mit Zusatzmodulen erweiterbar
• eigenes Branding

Kosten:

Die Quiply-App gibt es in drei Versionen. Die Demo-App zum Testen sowie die Essentials und die Professional Version, für die eine einmalige, individuelle Setup-Gebühr fällig wird.

Mehr über Quiply im Software-Verzeichnis

moin App

Die moin App ist eine Mitarbeiter-App mit einer Besonderheit: Für Wohlfahrtsvereine und gGmbHs sind alle Kosten halbiert.

Features:

• flexibel zubuchbares Customizing
• Workshops für erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation
• News für alle, News für Gruppen, Chats
• Dokumente teilen
• Geburtstage und Jubiläen feiern
• Events managen
• Krankmeldungen einreichen
• Schicht- & Kantinenpläne

Kosten:

Für Teams unter 10 Nutzern zahlst du nur 25€ monatlich als Grundgebühr. Wohlfahrtsinstitutionen zahlen bei Überschreiten dieser Grenze 1€ pro Monat und Nutzer, sowie 50€ Grundgebühr, Unternehmen 2€ und 100€ Grundgebühr. Individuelle Angebote gibt es für Teams mit mehr als 100 Mitarbeitern.

Staffbase

Staffbase bietet mehrere Wege an, deine Mitarbeiterzeitung zuverlässig zu verteilen: Eine eigene App, ein Intranet oder E-Mail-Verteiler. Oder alles zusammen.

Features:

• eigener Editor/Designer für E-Mail und App Content
• Analytics
• eigenes Branding
• über Endgeräte hinweg
• Content erstellen, verwalten und veröffentlichen
• HR-Unterlagen und Mitarbeiterverzeichnis

Kosten:

Die Preise für Staffbase erhältst du auf Anfrage.

Beekeeper

Beekeeper ist eine Enterprise-Plattform für betriebliche Produktivität, interne Kommunikation, Employee Experience, Integration und Automation.

Features:

• Chats, Streams, Übersetztungsfunktion
• Umfragen, Dokumente, Formulare, Dienstpläne und Aufgaben
• SSO
• Nutzerverzeichnis
• Administratoren
• biometrisches Login

Kosten:

Die Kosten für Beekeeper sind individuell und auf Anfrage zu erhalten.

lolyo

Mit der Mitarbeiter-App lolyo kannst du alle deine Mitarbeiter in persönlichen Newsfeeds informieren und vernetzen.

Features:

• Beiträge, Newsfeed
• liken, kommentieren
• Messenger inkl. Gruppenchats
• Bibliothek & Dokumentenverwaltung
• Push Benachrichtigungen
• Termine & Events
• Umfragen
• SSO
• eigenes Branding
• Zugang über Webbrowser oder App
• mehrsprachig

Kosten:

30 Tage lang darfst du loylo kostenlos testen. Danach zahlst du für das 2go-Paket 1,90€ pro Mitarbeiter pro Monat, sowie 98€ Grundgebühr. Das Enterprise Paket kostet einmalig 4.990€, sowie 0,84€ pro Mitarbeiter pro Monat.

Fazit - Mitarbeiter-Apps sind die Zukunft

Bei großen und mittelständischen Unternehmen ist eine Mitarbeiterzeitung Pflicht. Produktionsarbeiter sind oft so weit von der Geschäftsleitung und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens entfernt, dass die Frage aufkommen kann, wofür man überhaupt arbeitet. Ob eine digitale Lösung für die eigene Belegschaft die Richtige ist, solltest du vor einem Wechsel unbedingt herausfinden.

Persönlich glaube ich, dass immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen setzen werden. Nicht aber auf eMagazineoder Newsletter, sondern auf vollumfängliche Mitarbeiter-Apps, in denen man sich nicht nur informieren und unterhalten, sondern Urlaub beantragen, Schichtplan einsehen, mit Kollegen chatten und noch viel, viel mehr kann.

Hast du schon einmal eine Mitarbeiterzeitung erstellt oder für eine geschrieben? Was war das Thema? Welche Software hast du benutzt? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Geschäftsführer wissen? Dann schau bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.

Wenn dich die digitale Mitarbeiterzeitung interessiert, dann solltest du dir unbedingt auch mal das digitale Berichtsheft für eure Azubis näher ansehen.