Digitale Mieterkommunikation: So sparst du dir (und deinen Mietern) mehr als 60 % Zeit

Als Vermieter oder Hausverwalter kommt dir diese Situation vielleicht bekannt vor: 

Es ist Winter und dein Handy klingelt ununterbrochen – denn in dem Mehrfamilienhaus, wo du mehrere Wohneinheiten verwaltest, bleibt das Wasser kalt.

Würdest du schon auf digitale Mieterkommunikation setzen, wären dir einige unangenehme Telefonate und E-Mails erspart geblieben. 

In diesem Artikel zeige ich dir, welche Aufgaben du damit in Zukunft schneller erledigen oder ganz abhaken kannst und bei welchen Anbietern du die Tools dafür findest.

Was gehört alles zur klassischen Mieterkommunikation?

Zwischen der ersten Immobilienanzeige vor der Vermietung einer Wohnung und der Überweisung der Kaution nach einem Mieterauszug gibt es verschiedene Berührungspunkte in der Mieterkommunikation. Das sind typische Situationen, in denen Hausverwalter oder Vermieter sich mit ihren Mietern austauschen müssen:

• Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung
• Meldungen über kaputte Aufzüge
• Ankündigung von anstehenden Reparaturen an der Heizung
• Kommunikation von Ableseterminen
• Aushang mit Müllterminen

Bisher fand die Kommunikation vor allem per Telefon, E-Mail, Brief und über Aushänge am schwarzen Brett statt. Für dich als Vermieter oder Hausverwalter von mehreren Wohneinheiten verursacht das einen hohen organisatorischen Aufwand.

Briefe und Aushänge arten schnell in Zettelwirtschaft aus und haben mit Echtzeitkommunikation nicht viel zu tun. Anfragen per Telefon müssen einzeln bearbeitet und schnellstmöglich beantwortet werden – das bedeutet Stress pur.

Doch das muss nicht so sein. Denn spätestens seit der Corona-Pandemie gibt es in der Wohnungswirtschaft und bei den Mietern ein Umdenken.

Wie funktioniert digitale Mieterkommunikation?

Immer mehr Menschen stehen digitaler Kommunikation positiv gegenüber und sind von den Vorteilen überzeugt. Auch für Mieter und Vermieter bietet dieser Trend viele Vorteile. Verbraucher sind es von Finanzgeschäften oder vom Onlineshopping gewöhnt, bei Problemen einen schnellen und direkten Draht zu ihrer Bank oder Onlinehändlern zu haben.

Diesen Service kannst du deinen Mietern auch bieten. Es gibt immer mehr Softwarelösungen, mit denen du ganz einfach digitale Mieterkommunikation umsetzen und deine Prozesse optimieren kannst.

Beispiele für digitale Mieterkommunikation

Die Kanäle, über die du künftig mit deinen Mietern kommunizieren kannst, sind dabei enorm vielseitig:

• digitales Mietermagazin
• Mieterapp
• digitaler Mieterordner mit allen Unterlagen zum Mietverhältnis
• Social-Media-Messaging
• Chatbots
• digitale Pinnwand im Treppenhaus
• Mieterportal als All-in-One-Lösung

Welche Vorteile bietet die digitale Mieterkommunikation dir und deinen Mietern?

Anstatt dich nach einer überraschenden Eisdusche am Morgen zerknirscht anzurufen, können deine Mieter zum Beispiel über ein Mieterportal eine digitale Schadensmeldung erstellen, die dann direkt bei einem Sanitärdienstleister landet. Dort können sie außerdem jederzeit den Status abrufen und wissen genau, wie lange sie noch auf warmes Wasser warten müssen.

Darüber hinaus bietet die digitale Mieterkommunikation noch wesentlich mehr Vorteile:

• Die Mieterkommunikation wird zuverlässiger und effizienter.
• Du kommst deinem Traum von einem papierlosen Büro einen großen Schritt näher.
• Mietverhältnisse werden transparenter, wenn Unterlagen aktuell und zentral gespeichert sind.
• Deine Mieter können sich einfacher selbst informieren – das spart dir viel Zeit.
• Du musst das schwarze Brett nicht mehr manuell aktualisieren.
• Du kannst Prozesse schneller abwickeln – vor allem, wenn du die digitale Mieterkommunikation mit einer Hausverwalter-Software verbindest.
• Deine Mieter sind zufriedener.

So überzeugst du deine Mieter von digitaler Kommunikation

Die Vorteile von Mieter-Apps und digitalen Pinnwänden liegen auf der Hand. Damit du davon auch wirklich profitieren kannst, sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen. Die Kanäle und Tools müssen benutzerfreundlich und intuitiv sein. Denn wenn es für Mieter einfacher ist, zum Telefon zu greifen, statt ein Mieterportal zu nutzen, hat das digitale Tool sein Ziel verfehlt.

Achte bei der Wahl eines Anbieters für digitale Mieterkommunikation darauf, dass die Funktionen des Tools zu deinen Bedürfnissen – vor allem aber zu den Bedürfnissen deiner Mieter passen. Bei Mehrfamilienhäusern mit wenigen Wohneinheiten muss es vielleicht kein All-in-one-Mieterportal sein, sondern dort reicht auch eine übersichtliche und einfach zu bedienende Mieter-App.

5 Tipps für eine erfolgreiche Tool-Einführung

Du willst sowohl dein Team als auch deine Mieter schnell zu Fans der neuen Mietersoftware machen? Dann habe ich 5 Tipps für dich, mit denen du das Beste aus deinem Tool herausholst:

1. Verschaffe dir vor der Einführung deines neuen Tools einen Überblick darüber, welche Prozesse typischerweise in der Mieterkommunikation anfallen. So weißt du, welche Digitalisierungspotenziale du ausschöpfen kannst und welche Funktionen dein Tool haben muss.
2. Vorhandene Daten rund um die von dir verwalteten Wohneinheiten und Mietverhältnisse sollten möglichst schon digital vorliegen. Falls du kein ERP oder ein ähnliches System nutzt, ist die Implementierung von Tools zwar etwas aufwendiger – doch der Aufwand lohnt sich.
3. Auf jeden Fall sollte dein Tool Schnittstellen zu den Programmen bieten, die du bereits im Einsatz hast.
4. Deine Mieter müssen dein digitales Angebot annehmen. Informiere sie deshalb über ihre Möglichkeiten und Vorteile und animiere sie dazu, sich einzuloggen.
5. Informiere dich über die Sicherheitsstandards der verschiedenen Anbieter. Je sicherer dein neues Tool ist, desto eher werden deine Mieter es nutzen.

Nach der ersten Nutzung deiner neuen Tools werden deine Mieter sicher nicht mehr darauf verzichten wollen. Vielleicht helfen die folgenden Zahlen, sie zu überzeugen?

Beispiel digitale Schadensmeldung an Vermieter: Wie viel Zeit spart das?

Das Beratungsunternehmen Deloitte hat bereits vor einigen Jahren untersucht, ob Mieter-Apps die Performance von Wohnungsunternehmen verbessern können. Eine Auswertung unter den Top 20 der größten Wohnungsunternehmen hat ergeben:

• Schadensmeldungen: Auf klassischen Wegen kostet die Bearbeitung rund 90 Minuten Zeit – mit einer Mieter-App sind es unter 30 Minuten.
• Mieterangelegenheiten: Die Bearbeitung in der App dauert nur noch 20 statt 54 Minuten.

Tool-Anbieter für Mieterkommunikation: Welches ist die beste App für Vermieter?

Du weißt jetzt, welche Vorteile digitale Mieterkommunikation dir und deinen Mietern bringt und wie du sie erfolgreich einführst. Fehlt nur noch das passende Tool. Im Folgenden stelle ich dir kurz und knapp einige der wichtigsten Anbieter vor und fasse Funktionen zusammen, die dir im Arbeitsalltag helfen, Zeit zu sparen.

immocloud

immocloud digitalisiert die komplette Kommunikation zwischen Mieter, Vermieter und Dienstleistern. Alle Kontakte hast du stets im Blick und kannst Nachrichten über das integrierte Mieterportal, SMS, E-Mail oder sogar per Post verschicken. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist möglich. Alles in einer Cloud.

Die Software von immocloud ist eine ganzheitliche Lösung für das online Immobilienmanagement.

Objekte, Einheiten und die Nebenkostenabrechnung können ganz einfach verwaltet werden, um nur einen Teil der Funktionen zu nennen.

Features:

• Strukturiertes Erfassen von Kontakten (Kontakt- und Finanzdetails)
• Mieterportal für digitale Kommunikation und Aushänge
• Textvorlagen und Bausteine (individuell anpassbar)
• Briefpapier für Anschreiben (benutzerdefiniert möglich)
• Postversand direkt aus der Software
• Infos zum Mietverhältnis auf einen Blick
• Dokumentenmanagement (Objekt-, Einheiten- und Vertragsebene)
• Automatische Umsatzverbuchung (Debitoren / Kreditoren)
• Preise ab 4,99 € netto pro Monat

Allthings

Bei Allthings bekommst du eine modular aufgebaute App mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten. Außerdem hat Allthings ein großes Netzwerk von integrierten Partnern im Rücken, die dir die Arbeit leichter machen.

Wichtige Features:

• Ticketing-System
• Omnichannel-Ansatz in der Kommunikation
• Pinnwand für den Austausch zwischen den Mietern
• digitale Dokumentenverwaltung
• Integration von Handwerkern oder Reinigungsdiensten
• Datenanalysen über das Nutzerverhalten
• Preise auf Anfrage

VermietenPlus

Das Tool VermietenPlus nimmt dir als Vermieter sämtliche Aufgaben ab und digitalisiert diese. Das beginnt bei der Objektverwaltung und endet bei der Mieterkommunikation. 

Die Mieterdaten befinden sich gesammelt und strukturiert in deiner Software. Daneben stehen auch alle Dokumente, wie Mietverträge und Notizen immer abrufbereit. 

Auf diese Weise hast du alles auf einen Blick. 

Features: 

• Mieterkontakt strukturiert erfasst (Personen-, Kontakt- und Bankdaten) 
• Infos zum Mietverhältnis (Miete, Nebenkosten, etc.) 
• Vorlagen für Mieterschreiben (Mahnungen, Mieterhöhung, Kündigung, uvm.) 
• Filterbares Adressverzeichnis für alle Objekte
• Preise ab 9,90 € pro Monat

Hinweis: VermietenPlus von ImmoScout24 war vorher Vermietet.de

Animus

Der Anbieter Animus bezeichnet seine Lösung als die „digitale Seele lebenswerter Immobilien“. Denn in der App geht es nicht nur um die reine Verwaltung – sie vernetzt außerdem die Nachbarschaft, Dienstleistungen wie Paketannahme und integriert Urban-Living-Trends wie Elektromobilität.

Wichtige Features:

• Schadensmeldung per Smartphone
• digitale Pinnwand
• digitale Mieterakte für Mietvertrag, Abrechnungen und mehr
• automatisierte Feedback-Umfragen
• Vertriebskanal für freie Wohneinheiten
• Übersicht über Verbrauchszahlen bei Strom, Wasser und Energie
• Preise auf Anfrage, 14-tägige Demo verfügbar

Cunio

Bei Cunio findest du neben Funktionen für die digitale Mieterkommunikation auch Features rund um die Vermietung deiner Wohneinheiten. Das Ziel der Software ist es, Mieter, Eigentümer, Hausverwalter und Dienstleister zu vernetzen, und Abläufe zu beschleunigen.

Wichtige Features:

• Dashboard für Echtzeit-Reporting über Anfragen, Dienstleistungen und Mieter-Feedback
• integriertes Dokumentenmanagement
• Feedback-Funktion für Mieter zu Dienstleistern
• Abwicklung von Mieteranfragen im Portal
• Preise auf Anfrage, kostenlose Demo verfügbar

Easysquare

Easysquare bietet verschiedene White-Label-Apps rund um die Verwaltung von Immobilien. Die App „Mieter“ erlaubt es dir und deinen Mietern, euren Kontakt per App und papierlos zu regeln. Der Anbieter setzt auf intuitive Oberflächen und erweiterbare Funktionen.

Wichtige Features:

• Vertragsdetails direkt einsehbar
• Schadens- und Servicemeldungen einfach aufgeben
• wichtige Informationen und Neuigkeiten werden objektspezifisch in der App veröffentlicht
• anpassbar an dein Corporate Design
• weitere Apps lassen sich nach dem Baukastenprinzip ergänzen, z. B. für Tauschbörsen in der Nachbarschaft
• Preise auf Anfrage

Hausify

Mit der Software von Hausify haben kleine und mittelgroße Hausverwaltungen die Möglichkeit, gleich ein komplettes Mieterportal einzurichten. Positiv hervorzuheben ist, dass die Preise fair und transparent sind.

Wichtige Features:

• auf allen Geräten nutzbar
• Ticketsystem
• digitale Aushänge
• Dienstleisteranbindung per App oder Ticket
• DSGVO-konformes Dokumenten-Management-System inklusive
• kostenloses Portal verfügbar, auf Wunsch lassen sich ab 19 Euro im Monat Premium-Funktionen ergänzen

Immomio

Immomio bietet Mieter-Apps und Mieterportale mit umfangreichen Funktionen an, um einen zeitgemäßen Kommunikationsprozess aufzusetzen. Die Software ist on-premise oder als SaaS-Version verfügbar.

Wichtige Features:

• digitaler Mietvertrag
• bequeme Schadensmeldungen per App
• Feedback-Funktion für Mieter zu Handwerkern
• Umfrage-Tool
• Formulare für Mieter
• Chatbot und Nachrichtencenter
• Preise auf Anfrage, Live-Demo buchbar

Fazit: Klassische und digitale Mieterkommunikation – die Mischung macht’s

Die vorgestellten Tools sind ein idealer Einstieg in das Thema Online-Hausverwaltung und zeigen dir, was in Sachen Mieterkommunikation alles möglich ist.

Die Zahl der Anbieter und Features ist groß. Sieh das als Vorteil: So kannst du klein anfangen und erstmal nur einen digitalen Kanal ausprobieren. Perspektivisch kannst du dann ein digitales Mieterportal aufbauen, das dich und deine Mieter wunschlos glücklich macht.

Zum Schluss noch ein Tipp für dich: Mieter haben unterschiedliche Vorlieben und einige von ihnen sind vielleicht nicht fit mit dem Smartphone oder besitzen keinen PC. Setze also lieber auf einen Mix aus analogen und digitalen Kanälen. Dann bleiben auch deine älteren Mieter zufriedene Mieter.

Wenn du weitere hilfreiche Tools für deine Arbeit suchst, sind unsere Blogartikel für Immobilienkundige der beste Startpunkt für deine Recherche. Und im Verzeichnis findest du alle Immobiliensoftware Anbieter strukturiert aufgelistet.

Planst du auch, mit deinen Mietern auf digitalen Kanälen zu kommunizieren? Oder nutzt du vielleicht sogar schon eine App oder ein Portal für digitale Mieterkommunikation? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen – schreib mir gerne deine Meinung und deine Fragen zum Thema in die Kommentare!