Digitale Buchhaltung: Effizient und rechtskonform

Die digitale Buchhaltung ist ein Teil des papierlosen Büros.

Stell dir vor: Keine Archivschränke, keine Papierstapel und keine Kartons voller Dokumente, die am Ende des Quartals an den Steuerberater gesendet werden müssen...

Immer mehr Unternehmen nutzen schon die digitale Buchhaltung und ihre Vorteile. Damit das auch bei Prüfungen durch das Finanzamt und bei der Kommunikation mit deinem Steuerberater nicht zu Problemen führt, solltest du ein paar Dinge beachten.

In diesem Artikel findest du alles, was du wissen musst, um die digitale Buchhaltung in deinem Unternehmen erfolgreich umzusetzen.

Was ist digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass manuelle Vorgänge in der Buchhaltung und im Rechnungswesen, wie z. B. die Finanzbuchführung und die Lohnbuchhaltung, digitalisiert werden.

Die digitale Buchhaltung umfasst dabei sämtliche Prozesse von der ersten Rechnung bis hin zu Steuererklärung und Dokumentation:

• Rechnungen werden gescannt oder abfotografiert und in digitaler Form gespeichert.
• Der Steuerberater kann auf diese Dateien ganz einfach über ein Programm, wie z. B. DATEV, zugreifen und sie bearbeiten.
• Rechnungen können in elektronischer Form automatisiert bezahlt werden, z. B. über hinterlegte Kunden und deren Bankverbindungen
• rechtskonforme Führung des Kassenbuchs
• Digitalisierung von Lohnabrechnung und Personalakte

Voraussetzungen für eine funktionierende Buchhaltung sind in jedem Fall:

• die passende Buchhaltungssoftware
• ein GoBD-konformes Archivierungssystem für Belege
• Prozesse, die in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden
• ein Dokumentenscanner

Zusammengefasst tut die digitale Buchhaltung Folgendes:

Sie digitalisiert: Bei Ausgangsrechnungen bedeutet das, dass sie direkt digital erzeugt und über digitale Wege versendet werden. Eingangsrechnungen werden dagegen eingescannt und in einer digitalen Datei gespeichert. Darüber hinaus verfügst du über eine Buchhaltungssoftware, mit der alle Buchhaltungsarbeiten ausgeführt werden können.

Vorschriften und Pflichten, die du beachten solltest

Die digitale Buchhaltung optimiert sämtliche Prozesse. Gerade hier solltest du aber dafür sorgen, dass alle Vorschriften und Pflichten beachtet werden.

Relevant sind vor allem 2 Punkte:

• GoBD-Konformität: Hierbei handelt es sich um eine Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen, die verlangt, dass alle steuerlich relevanten Dokumente in einem Unternehmen ordnungsgemäß aufbewahrt und verwaltet werden.
• Verfahrensdokumentation: Hier hältst du fest, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen in deinem Unternehmen ergriffen werden müssen, um sicherzustellen, dass alle gespeicherten Dokumente den Vorgaben der GoBD und des Handelsgesetzbuchs entsprechend überprüfbar und nachvollziehbar sind.

Vorteile und Nachteile der digitalen Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung bietet viele Chancen, bringt aber auch Herausforderungen mit sich.

Folgende Vor- und Nachteile hat die digitale Buchhaltung:

Der Start mit einer Buchhaltungssoftware

Wenn du ganz neu bist im Bereich “digitalisierte Buchhaltung”, dann solltest du mit einem Programm für die klassische Buchhaltung starten.

Funktionen sind zum Beispiel:

• Erstellung und Versand von Rechnungen
• Angebotserstellung
• Belegerfassung ggfs. mit einer Scan-App oder per Scandienstleister
• Dateiablage/Archivierung
• EÜR und GuV
• Kundenmanager
• Lieferantenmanager
• automatischer Versand von Mahnungen etc.

Sobald du dich eingearbeitet hast, gibt es viele Wege, wie Softwarelösungen in deine Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Mit einer Software zur Ausgabenkontrolle bekommst du beispielsweise einen vollen Einblick aller Ausgaben im Unternehmen – alles in Echtzeit.

Du kannst individuelle Grenzen und Richtlinien setzen und Zahlungen automatisiert erfassen. Diese Daten können dann ganz einfach in deine Buchhaltungssoftware importiert werden und diese weiter optimieren.

In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung für dein Unternehmen

Willst du jetzt eine digitale Buchhaltungssoftware in deinem Unternehmen einsetzen, solltest du diese nicht einfach kaufen und deine Mitarbeiter vor die Aufgabe stellen, sich Hals über Kopf einzuarbeiten.

Um schnell und nachhaltig von der manuellen zur digitalen Buchhaltung wechseln zu können, solltest du nach den folgenden 5 Schritten vorgehen.

1. Beziehe die Mitarbeiter aus dem Finanzteam mit ein

Du solltest am Anfang unbedingt mit deinem Finanzteam sprechen.

Nicht nur, damit alle Mitarbeiter die Umstrukturierung vorbereiten und ausgebildet werden können, sondern auch, weil sie die Buchhaltungsprozesse an sich besser kennen und den Wechsel so unterstützen können.

Zusammen solltet ihr analysieren, welche Prozesse automatisiert, welche Aufgaben entfernt und welche hinzugefügt werden müssen.

Ihr solltet auch gemeinsam die passende Buchhaltungssoftware auswählen.

2. Sprich dich mit deinem Steuerberater ab

Wende dich danach an deinen Steuerberater. Das ist aus den folgenden 2 Gründen wichtig:

• Dein Steuerberater kann dir die steuerrechtlichen Anforderungen an ein digitales Buchhaltungssystem erklären.
• Informiere deinen Steuerberater darüber, dass sich gewisse Abläufe durch die Digitalisierung ändern werden.

Folgende Informationen solltest du deinem Steuerberater an die Hand geben:

• Wirst du die Daten künftig auf anderem Wege übermitteln oder die Umsatzsteuervoranmeldung selbst übernehmen?
• Wie wirst du seine Leistungen in Zukunft in Anspruch nehmen?
• Welche Prozesse wirst du selbst erledigen?
• Frag auch nach, wie sich das auf die Honorarkosten auswirken könnte.

3. Soft- und Hardware-Anschaffungen

Nun geht es ans Kaufen.

Mit der Hardware ist es durch den Kauf eines Dokumentenscanners erledigt.

Beim Erwerb der Buchhaltungssoftware kann es sich um ein größeres Projekt handeln. Im nächsten Kapitel findest du ein paar Anbieter, die du dir direkt mal ansehen kannst.

Wichtig ist, dass du erstmal mit der Finanzbuchhaltungssoftware und einem Archivierungssystem anfängst, um deine Daten revisionssicher aufzubewahren.

4. Verfahrensdokumentation nach GoBD

Um rechtlich abgesichert zu sein, musst du eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Wenn es eine Betriebsprüfung von deinem Finanzamt oder Steuerprüfer gibt, wird beurteilt, wie gut deine digitale Buchhaltung der GoBD entspricht.

Um zu beweisen, dass du diese Prinzipien befolgst, musst du deine Arbeitsabläufe und Software-Einsätze dokumentieren.

5. Belege durch Scannen digitalisieren

Wenn du mitten im Geschäftsjahr auf die digitale Buchhaltung umstellst, ist es eine gute Idee, alle Belege und Rechnungen seit Beginn des Jahres einzuscannen.

Dabei musst du die Belege über den Dokumentenscanner registrieren und sie gemäß den Anforderungen der GoBD speichern.

Stellst du erst mit Beginn des neuen Geschäftsjahres um, kannst du direkt den neuen Workflow einsetzen und Belege und Rechnungen scannen und in deine digitale Buchhaltung einfügen.

Anbieter einer digitalen Buchhaltungssoftware

Wichtig bei der Auswahl des passenden Anbieters ist, dass dieser zu deinem Unternehmen und deinen Anforderungen passt.

LexOffice

Mit der Buchhaltungssoftware von LexOffice kannst du die Lohnabrechnung automatisieren und die Online-Buchhaltung möglich machen. Von der digitalen Belegerfassung bis zur Rechnungsstellung in Sekunden.

• Überblick über Kontostände, Finanzamtzahlungen, Einnahmen und Ausgaben
• Rechnungen und Angebote schreiben
• Kunden auf dem Tablet Angebote unterschreiben lassen
• Online Lohnabrechnung
• App inkl. Zugriff über Apple Watch
• Preis: ab 5,90€/Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Getmyinvoices

Die Software Getmyinvoices ist ein Automatisierungs-Tool für Rechnungen und Belege. Du kannst einstellen, aus welchen Portalen immer wieder Rechnungen anfallen. Diese werden dann automatisch per Schnittstelle exportiert und in deine Buchhaltungssoftware hochgeladen.

• Portalanbindungen automatisch abrufen
• Scan-App für iOS und Android
• Zentrales Postfach für Rechnungen per E-Mail empfangen
• Rechnungsprüfung, Zahlungsüberprüfung, Bankkontoabgleich 
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater möglich
• Preis: ab 11€/Monat

SevDesk

Mit SevDesk kannst du deine Buchhaltung zentral an einem Ort einfach und übersichtlich erledigen.

• Rechnungsstellung
• Belegverwaltung
• Onlinebanking
• Auswertungen (EÜR, GuV, Umsatzsteuervoranmeldung)
• Verwaltung von Kunden- und Dokumenteninformationen
• Mobile App
• Preis: ab 17,90€/Monat
• kostenlos testen

FastBill

FastBill erleichtert dir die tägliche Arbeit, indem es deine Rechnungen, Belege und Banking organisiert und vereinfacht.

• Rechnungen schreiben und versenden
• Belege erfassen und kategorisieren
• Kunden verwalten
• Produkt- und Leistungsverzeichnis
• UStVA und Finanzauswertung
• mehr als 30 Partnerintegrationen
• API und Zapier-App
• Preis: ab 9€/Monat
• 14 Tage kostenlos testen

SumUp

SumUp bietet Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen die Möglichkeit, mühelos Rechnungen zu erstellen.

• Unterstützt Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen
• automatische Zahlungserinnerungen
• Rechnungsstatus in Echtzeit
• Sofortige Zahlungsbenachrichtigungen
• Angebote mit nur 1 Klick in Rechnungen umwandeln
• Preis: ab 8€/Monat
• kostenlos testen

DATEV

Die DATEV-Buchhaltungssoftware hilft mittelständischen Unternehmen, ihre Buchhaltung und Buchführung effizient und korrekt durchzuführen.

• Automatisiertes Erzeugen von Buchungsvorschlägen von digitalen Belegen (OCR-Erkennung) und elektronischen Kontoumsätzen von Banken und Zahlungsdienstleistern wie PayPal und Amazon sowie von Belegstapeln aus Kassenbuch online
• automatische Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem Rechnungsbeleg
• Unterstützung bei der Digitalisierung von Belegen
• revisionssichere Ablage von Belegen und Dokumenten
• termingesteuertes Holen der Bankkontoumsätze (EBICS, RZ-Bankinfo)
• automatische Übergabe der Zahlungsdaten aus dem Rechnungswesen
• Preis: ab 52€/Monat

BuchhaltungsButler

Mit BuchhaltungsButler erhältst du eine maximal automatisierte Buchhaltung, die optimal auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

• smarte Kontierung deiner Belege und Transaktionen
• Buchhaltungsmodi: EÜR vs. Bilanz
• Kontierungs- und Workflow-Regeln
• Kommentarfunktion und Kostenstellen
• und vieles mehr
• Preis: ab 34,95€ monatlich
• Für 5 € pro Monat testen

finway

Mit der Software von finway organisierst du deine Buchhaltung automatisiert. So ist der Monatsabschluss mit der vorbereitenden Buchhaltung mit deutlich weniger Aufwand verbunden. Um das zu erreichen kannst du die automatisierte Belegerfassung nutzen, Beleg-Erinnerungsmails für Transaktionen versenden und per Schnittstelle direkt an die Buchhaltung übermitteln.

• Digitale Rechnungsverarbeitung zur vorbereitenden Buchhaltung
• Automatisierte Workflows und mehrstufige Freigabeprozesse möglich
• Bessere Zuordnung durch virtuelle & physische Karten
  
• DATEV-Export und Schnittstellen
  
• Reisekostenmanagement
  
• Preis ab 199 € für 100 Rechnungen (Preis richtet sich nach Anzahl der Eingangsrechnungen)
• Kostenlos Testen für 14 Tage

WISO MeinBüro

MeinBüro von WISO bietet ein professionelles Werkzeug zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Steuerunterlagen.

• Anlagenverzeichnis
• vorbereitende Buchhaltung
• Steuerauswertungen
• Unterstützung bei der Einhaltung der GoBD
• Kontenrahmen bestimmen
• verschiedene Buchführungsarten
• Preis: ab 6,90€/Monat

Papierkram

Alle administrativen Aufgaben, wie Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA), Projektzeiterfassung und das digitale Archivieren von Belegen kannst du mit Papierkram erledigen.

• Angebotseditor
• Mailversand
• Zeiterfassung
• Projektbudgets
• Rechnungsdesigner
• Rechnungsabos
• individuelles Design
• Preis: ab 8€/Monat

OrgaMax

OrgaMax bietet eine All-in-one-Bürosoftware, mit der du dein gesamtes Unternehmen managen kannst.

• einfaches Rechnungsmanagement inkl. Mahnwesen
• Buchungen im DATEV-Kontenrahmen
• automatische Vergabe von Steuerkategorien
• digitaler Ablageort für Belege
• digitales Kassenbuch
• Preis: ab 8€/Monat
• kostenlos testen

Billomat

Billomat ist die optimale Buchhaltungslösung für Gründer und Unternehmer. Erstelle Angebote und Rechnungen und verwalte deine gesamten Belegdokumente.

• Rechnungsprogramm
• automatische Belegerkennung
• automatisches Mahnwesen
• Angebot, Auftragsbestätigung & Lieferschein
• EÜR
• automatischer Zahlungsausgleich
• Preis: ab 15€/Monat
• kostenlos testen

REVISO

Reviso in der Cloud ist eine Buchhaltungs- und elektronische Rechnungssoftware, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie ist einfach und intuitiv zu bedienen.

• Kontenplan
• Buchführung
• Bankkontenabstimmung
• UST
• finanzielle Berichte
• Buchhaltungsverwaltung
• Anlagenverwaltung
• Preis: ab 15€ monatlich
• kostenlos testen

Kontolino!

Kontolino! ist eine Software für die Buchführung und Rechnungserstellung, geeignet für Freiberufler, Kleinunternehmer, Einzelunternehmer, Personengesellschaften sowie kleine Kapitalgesellschaften.

• doppelte Buchführung
• ElsterOnline-Schnittstelle
• Faktura
• Anlagenbuchhaltung
• zahlreiche Schnittstellen, z. B. DATEV, Stripe oder PayPal
• Belege-Inbox
• Preis: ab 9€/Monat für einen Benutzer
• kostenlos testen

invoiz

Mit invoiz hast du ein Finanz- und Rechnungsprogramm, mit dem Selbständige und Kleinunternehmen ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt in der Cloud managen können.

• Abo-Rechnungen
• Abschlagsrechnungen
• Dashboards & Übersichten
• Onlinebanking
• Rechnungen & Angebote
• Integration mit Slack uvm.
• Preis: ab 19€/Monat
• kostenlos testen

Fazit: Optimiere deine Buchhaltung!

Richtig umgesetzt, hat die digitale Buchhaltung enorm viele Vorteile für dich.

Nicht nur arbeitet sie zeit- und ressourcen- und damit geldsparend, sondern erleichtert auch deinen Angestellten sowie dem Finanzteam die Arbeit enorm.

Hast du einen Anbieter gefunden, der alle Voraussetzungen erfüllt, dann zögere nicht, dein Unternehmen Stück für Stück zu digitalisieren. Du wirst die Vorteile lieben!

Was hältst du von den Tools? Hast du Erfahrungen mit ihnen gemacht oder fehlt hier noch eins, von dem du begeistert bist? Schreibe deine Meinung und Fragen gerne in die Kommentare!

Mehr Input zum Thema Digitalisierung findest du unter den Kategorien für Selbstständige und Geschäftsführer auf Digital Affin!