Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Neben den Tools, die Unternehmen nutzen und den Aufgaben der Angestellten wandelt sich auch das Büro an sich.
Immer mehr Organisationen setzen auf das Prinzip Shared Desk, um Arbeitsplätze effizient und flexibel zu nutzen und die Interaktion zwischen Teams zu fördern.
Ich zeige dir, was Desksharing ist und wie du davon profitierst. Und im Desk Sharing Software Vergleich erfährst du, welche Tools du brauchst, damit deine Angestellten das Reservieren eines Schreibtischs oder eine Raumbuchung für Meetings schnell erledigen können.
Was ist Desk Sharing und für wen ist es geeignet?
Beim Desk Sharing teilen sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens die Arbeitsplätze im Büro. Statt immer am gleichen Schreibtisch zu sitzen, wählen sie ihren Arbeitsort je nach Büroauslastung und Arbeitsfokus immer wieder neu.
Das Desk Sharing eignet sich vor allem für Unternehmen, deren Beschäftigte hybrid arbeiten, also sowohl im Office als auch zu Hause , oder bei denen Projektarbeit und Kundenbesuche zum Alltag gehören.
Der Grund: In diesen Fällen sind die Arbeitsplätze im Büro in der Regel nie voll besetzt. So stehen genug freie Plätze zur Verfügung, aus denen die Anwesenden ihren Lieblingsplatz für den anstehenden Arbeitstag wählen können.
Rückkehr ins Büro nach Corona: Shared Desks gehören die Zukunft
Einen Boom hat das Desk Sharing im Rahmen der Corona-Pandemie erlebt. Während der Lockdowns war der Virtual Workplace im Homeoffice der „place to be“ für viele Angestellte. Laut Fraunhofer IAO hatte im Jahr 2021 ein Viertel der Büroangestellten keinen festen Arbeitsplatz mehr.
Aus Kostengründen und als Reaktion auf die geringe Auslastung der Bürofläche reduzierten viele Arbeitgeber die Zahl der Arbeitsplätze im Office.
Laut einem FAZ-Bericht lag die Auslastung von Büroflächen in Deutschland vor der Pandemie zwischen 55 und 60 Prozent und sank während der Pandemie auf unter 20 Prozent. 2023 stieg die Büroauslastung leicht an auf rund 41 Prozent.
Desk Sharing bietet die Möglichkeit, die Zahl der Mitarbeitenden pro Arbeitsplatz zu erhöhen und Büroflächen zu reduzieren und effizienter zu nutzen. Die Angestellten erhalten mehr Flexibilität und müssen trotzdem nicht auf einen Ort für den Austausch mit Kollegen verzichten.
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Es gibt beim Desk Sharing verschiedene Organisationsformen. Folgende Prinzipien und Begriffe solltest du kennen, wenn du Desk Sharing auch in deinem Unternehmen einführen möchtest:
- Die flexibelste Form des Desk Sharings ist das Hot Desking. Das bedeutet: Die Mitarbeitenden dürfen im First-Come-First-Serve-Prinzip aus allen noch verfügbaren Arbeitsplätzen flexibel ihren Schreibtisch wählen. Das nennt man auch Open Desk. Damit keine Konflikte entstehen, sind allerdings klare Spielregeln notwendig.
- Ebenfalls flexibel, aber etwas besser planbar ist das Desk Booking. Damit geben Arbeitgeber ihren Angestellten die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz für den Tag im Voraus zu buchen, um zum Beispiel eine Überbelegung zu vermeiden.
- In Büros mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen bietet sich das Desk Sharing in Verbindung mit Activity-Based Working an. Die Mitarbeitenden können ihren Arbeitsplatz dabei passend zu ihren Aufgaben wählen – etwa einen Platz in der Ruhezone für konzentriertes Arbeiten oder Meetingräume für Teamarbeit.
Manche Unternehmen mischen feste und frei wählbare Arbeitsplätze, andere setzen nur noch auf Desk Sharing. Wichtig: Bei der konkreten Umsetzung spielen die Arbeitsweise und Bedürfnisse der Mitarbeitenden eine große Rolle.
Vor- und Nachteile von Desk Sharing
Mit Desk Sharing kannst du die Zusammenarbeit deiner Beschäftigten verbessern und Kosten einsparen. Daneben gibt es allerdings auch Nachteile, die du kennen und vermeiden solltest.
Vorteile von geteilten Arbeitsplätzen
- Desk Sharing fördert Kreativität und Kommunikation durch wechselnde Sitznachbarn
- mehr Austausch führt zu neuen Ideen und besserer Zusammenarbeit
- Platz- und Kostenersparnis für Arbeitgeber durch effiziente Büronutzung
- flache Hierarchien und mehr Gleichberechtigung durch gleiche Arbeitsplätze für alle
- die Produktivität steigt, wenn der Arbeitsplatz passend zu den Aufgaben gewählt werden kann
Nachteile von Shared Desks
- räumliche Trennung von Teams kann die Zusammenarbeit erschweren
- weniger Möglichkeiten, den Arbeitsplatz individuell zu gestalten
- die Suche nach einem Platz kann als stressig empfunden werden
- Desk Sharing erfordert einheitliche Ausstattung für alle Arbeitsplätze und Tools für die Organisation, was Zusatzkosten verursachen kann
Voraussetzungen: So richtest du einen Shared Desk Workplace ein
Die wichtigsten Ziele von Desk Sharing sind die effiziente Nutzung der Büroflächen und zufriedenere Mitarbeiter. Um das zu erreichen, solltest du folgende Punkte beachten.
Die richtige Ausstattung bieten
Damit deine Mitarbeiter an jedem beliebigen Schreibtisch produktiv sein können, müssen alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sein – zum Beispiel mit Dockingstation, Tastatur und Maus.
Falls dein Team unterschiedliche Endgeräte nutzt, trägt ein virtueller Desktop dazu bei, dass alle die gleichen technischen Voraussetzungen haben.
Ergonomische Tische und Stühle sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter sich unabhängig von der Körpergröße an jedem Platz wohlfühlt. Für private Gegenstände eignen sich verschließbare Rollcontainer oder Spinde.
Spielregeln einführen
Das Desk Sharing soll die Selbstorganisation von Teams fördern und dazu beitragen, dass alle Mitarbeitenden ihr Arbeitsumfeld selbstbestimmt wählen können.
Damit das funktioniert, sind ein paar Grundregeln notwendig. Desk Sharing funktioniert beispielsweise nur mit einer Clean-Desk-Policy. So ist gewährleistet, dass jeder Arbeitsplatz ordentlich verlassen wird und am nächsten Morgen sofort wieder einsatzbereit ist.
Sensible Daten schützen
Damit in deinem Unternehmen sensible Daten auch dann geschützt sind, wenn es keine festen Arbeitsplätze mehr gibt, sollte das Desk Sharing DSGVO-konform sein.
Dazu gehört, dass es sichere und abschließbare Orte für vertrauliche Unterlagen wie Verträge und Gehaltsabrechnungen geben muss.
Offen kommunizieren
Desk Sharing ist eine Gemeinschaftsaufgabe und sollte im Team umgesetzt werden. Sprich mit deinen Mitarbeitenden über die Vor- und Nachteile und stelle mit ihnen gemeinsam Regeln auf.
Auch nach Einführung der neuen Art der Zusammenarbeit ist Kommunikation wichtig. Regelmäßige Mitarbeiterumfragen zeigen dir, wie das Desk Sharing ankommt und was du noch verbessern kannst.
Passende Tools finden und nutzen
Gerade in größeren Teams funktioniert Desk Sharing am einfachsten mit digitalen Helfern. Es gibt zahlreiche Anbieter von Desk Sharing Software, deren Tools auf die individuellen Bedürfnisse von Teams zugeschnitten sind.
Beim Verwalten und für die Buchung von Arbeitsplätzen können sich Unternehmen von Desk Sharing Software oder Workspace Management Software unterstützen lassen.
DeskNow
Mit dem Tool von DeskNow, das sich an hybride Teams richtet, verwalten deine Mitarbeitenden ihre Arbeitsplätze und ihre Arbeitsmittel. Die Software kann auch für die Verwaltung von Coworking-Spaces genutzt werden.
Wichtige Features
Kosten
Es werden unterschiedliche Tarife und Add-ons angeboten. Start ist mit dem Micro Pack für 148 € pro Monat, welches 50 Buchungslizenzen beinhaltet. Eine Demo ist verfügbar.
Datenschutz
Das Tool wurde in Deutschland entwickelt.
Flexwhere
Das Buchungssystem von Flexwhere unterstützt flexible Arbeitsmodelle wie Desk Sharing. Die Software ermöglicht die Arbeitsplatzbuchung oder das Reservieren von Besprechungsräumen per App, damit Mitarbeitende ihre Anwesenheit im Büro bequem organisieren können.
Wichtige Features
- visuelle Darstellung freier und belegter Plätze
- Platzreservierung per Docking Station
- Dashboard für Belegungsraten
Kosten
Es gibt verschiedene Pakete für jede Unternehmensgröße. Das Tool steht ab 2,27 € pro Nutzer und Monat zur Verfügung und es gibt eine kostenlose Testversion.
Datenschutz
Die Software speichert keine personenbezogenen Daten und ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
Anny
Anny richtet sich an Unternehmen, die nicht nur Arbeitsplätze, sondern Coworking-Spaces, Wartebereiche, den Verleih von Equipment oder öffentliche Gebäude managen möchten.
Wichtige Features
- individualisierbare Buchungsseiten für Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und mehr
- integrierter Scanner für die Eingangskontrolle
- Live-Statistiken zur Auslastung, um die Arbeitsumgebung zu optimieren
Kosten
Du kannst mit Anny kostenlos starten und dir dann ein Angebot machen lassen.
Datenschutz
Die Lösung ist als Cloud-Variante mit Servern in Deutschland oder als On-Prem-Version verfügbar.
Desk.ly
Ob Besprechungsraum, Schreibtisch oder Parkplatz – mit Desk.ly funktioniert das Buchen intuitiv. Die Software bietet alles, was du für das Desk Sharing brauchst.
Wichtige Features
- Anlegen von verschiedenen Berechtigungsgruppen
- Buchung von Zonen für ein ganzes Team
- Nutzer können Lieblingsplätze speichern
Kosten
Ab 1,65 € pro Nutzer und Monat kannst du Desk.ly nutzen, nachdem du das Tool 30 Tage lang kostenlos getestet hast.
Datenschutz
Desk.ly erfüllt nach eigenen Angaben alle Anforderungen der europäischen DSGVO.
Pult
Mit Pult kann dein Team hybrid arbeiten, ohne viel Zeit für die Suche nach einem Arbeitsplatz zu verschwenden. Nach Angaben des Anbieters steigt die Büronutzung mit dem Tool um bis zu 70 %.
Wichtige Features
- Integrationen in Tools wie Slack oder Microsoft Teams
- Besuchermanagement
- Funktionen für mehr Mitarbeiterengagement
Kosten
Du kannst Pult kostenlos testen und anschließend Pakete ab 1,90 € pro Nutzer und Monat buchen.
Datenschutz
Alle Daten, die Pult erhebt, werden auf ISO 27001 zertifizierten Servern in der EU gespeichert.
Timeflex
Die Software von Timeflex ist eine All-in-One-Lösung für Terminplanungen, die unter anderem ein Modul für das Buchen von Arbeitsplätzen bietet. Damit lässt sich Desk Sharing flexibel gestalten.
Wichtige Features
- 3D-Ansicht der Arbeitsumgebung
- durch Module wie Gruppenkalender erweiterbar
- integrierbar in bestehende IT-Systemen oder Hardware
Kosten
Preise gibt es auf Anfrage. In der Zwischenzeit kannst du die Software kostenlos testen.
Datenschutz
Der Sitz des Unternehmens ist in Deutschland.
Yoffix
Yoffix ist eine Hybrid Workplace Platform, die sich vor allem an hybride Teams richtet. Das Tool vereinfacht nicht nur die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen, sondern verbessert mit verschiedenen Funktionen die Zusammenarbeit und die Produktivität im Team.
Wichtige Features
- Möglichkeiten, Bürotage für das ganze Team zu koordinieren
- übersichtliche Reports in Form von Diagrammen und Heat Maps
- Erreichbarkeit eintragen und bei anderen einsehen
Kosten
Das Tool gibt es als kostenlose Testversion oder zu einem Paketpreis ab 1,80 € pro Monat und Nutzer bei jährlicher Zahlung.
Datenschutz
Der Anbieter entwickelt und hostet seine Software in Deutschland.
Flexopus
Modernes Arbeitsplatzmanagement und die Buchung von Arbeitsplätzen ist mit Flexopus ganz einfach umsetzbar. Die Software ist vor allem für Unternehmen mit verschiedenen Standorten geeignet.
Wichtige Features
- Filtern von Standorten und Arbeitsplätzen nach Ausstattung
- optionale Display App zeigt Buchungsdaten auf Raumdisplays an
- umfangreiche Funktionen für Admins
Kosten
Der Anbieter rechnet nach Standorten ab, nicht nach Nutzern. Die Preise für die verschiedenen Pakete gibt es auf Anfrage und du kannst vorher eine kostenlose Demo buchen.
Datenschutz
Die Flexopus-Server befinden sich in Deutschland und das Unternehmen tauscht Daten nur auf ausdrücklichen Wunsch mit Dritten aus.
Seatti
Der Softwareanbieter Seatti positioniert sich als Partner für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell einführen möchten. Die Software für Digital Workplace Management des Anbieters hat alle nötigen Funktionen dafür an Bord.
Wichtige Features
- Filtern von Arbeitsplätzen nach vorhandenem Equipment
- automatisierte Platzempfehlungen auf Basis vorheriger Buchungen
- Arbeitsplätze nach Kollegen in der Nähe filtern und buchen
Kosten
Seatti teilt seine Preise auf Anfrage mit und lädt Interessierte zu einer kostenlosen Demo ein.
Datenschutz
Die Software ist nach ISO27001 zertifiziert, in Deutschland gehostet und unterstützt Single-Sign-On.
Deskbird
Mit Deskbird buchen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz oder einen Raum für ein Meeting schnell, einfach und über eine ansprechende Oberfläche. Die Software erleichtert außerdem die Wochenplanung für Teams.
Wichtige Features
- Social Feed für mehr Teamzusammenhalt
- Beschränkung oder Priorisierung von Zugriffen für bestimmte Ressourcen oder Team-Areas
- Arbeitsplatzbuchung per QR-Code am Schreibtisch
Kosten
Bei jährlicher Zahlung ist Deskbird schon ab 1,80 € pro Monat und Nutzer buchbar. Die verschiedenen Funktionen des Tools kannst du 14 Tage lang kostenlos testen.
Datenschutz
Das Tool von Deskbird ist in der Schweiz entstanden und wird in Deutschland gehostet. Die Cloud-Infrastruktur ist unter anderem nach ISO27001 und SOC2 zertifiziert.
Fazit: Flexibel und hybrid arbeiten mit Desk Sharing
Der Trend zum hybriden Arbeiten ist ungebrochen. Desk Sharing passt ideal zu einem hybriden Arbeitsmodell und ermöglicht flexibles und selbstorganisiertes Arbeiten.
Welche Arbeitsplatz-Buchungssoftware am besten zu deinem Team passt, hängt von eurer Teamgröße, der Arbeitsweise deiner Mitarbeitenden und ihren Bedürfnissen ab.
Am besten sprecht ihr gemeinsam darüber, wie ihr Desk Sharing effektiv umsetzt und stellt dann gemeinsam einen Desk Sharing Software Vergleich an.
Mit der richtigen Software können Arbeitsplätze in Büros mit Shared Desks bequem gebucht werden und jeder findet einen Ort zum produktiv sein. Für die Unternehmensleitung bietet ein solches Tool viele Funktionen für die effiziente Verwaltung der Arbeitsplätze, Arbeitsmittel, Meetingräume und Parkplätze.
Ist Desk Sharing in deinem Unternehmen ein Thema und welche Tools hast du schon ausprobiert? Ich bin gespannt darauf, deine Erfahrungen in den Kommentaren zu lesen.
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