Briefe online versenden - So geht’s geschäftlich & privat

Egal ob privat oder geschäftlich: Briefe auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zur Post zu bringen ist umständlich und nimmt einiges an Zeit in Anspruch. 

Doch das muss nicht sein, denn du kannst einfach deine Briefe online versenden.

Einen Brief so leicht verschicken wie eine Mail - ja, das geht! Wie?

Das zeige ich dir in diesem Artikel.

Warum überhaupt Briefe online versenden?

Unsere Kommunikation wird immer digitaler und die Rufe nach einer digitalen Alternative zur Post werden immer mehr und immer lauter.

Im Privatleben sind digitale Kommunikationsmittel selbstverständlich, weil sie so schön unkompliziert und schnell sind.

Doch für viele offizielle und geschäftliche Dokumente sind Mails einfach nicht sicher und rechtsbindend genug. Genau dieses Problem möchten Anbieter für Online Briefe lösen.

Digitale Briefe vereinbaren die Seriosität eines Briefes mit der Einfachheit einer Mail.

Briefe online versenden: Wie geht das?

Um Briefe elektronisch zu verschicken, gibt es zwei Möglichkeiten, die ich dir gerne vorstellen möchte.

Digital senden und physisch empfangen

Bei dieser Variante kannst du deine Briefe drucken und versenden lassen. Du schreibst deinen Brief entweder in der Anwendung oder nimmst ein bestehendes Dokument, was du verschicken möchtest.

Danach wählst du die Versandadresse und Versandart wie z.B. Einschreiben aus. Der Service Anbieter druckt deinen Brief aus und verschickt ihn an die gewünschte Adresse.

Bezahlen kannst du den Service online mit den gängigen Zahlungsmethoden.

Dein gedruckter Brief landet also im Briefkasten des Empfängers - ohne, dass du ihn je in der Hand hattest.

Digital senden und digital empfangen

Auch kannst du deine Briefe online versenden und online empfangen lassen. Dafür benötigen Sender und Empfänger einen Account beim selben Anbieter.

So erhältst du deinen digitalen Briefkasten, der z.B. für das Homeoffice oder das Reisen sehr hilfreich sein kann.

Schau dir dazu unbedingt unseren Artikel Digitaler Briefkasten Vergleich an!

Durch Verschlüsselungen ist der Datenschutz deutlich höher als bei E-Mails und alle Anbieter ermöglichen sogar rechtssichere, digitale Signaturen.

Die Vorteile von Online Briefen

Deine Briefe digital zu versenden bringt einige Vorteile. Zum einen sparst du dir den Weg zur Post. Dazu kannst du z.B. Einschreiben verschicken, auch wenn die Post gerade nicht geöffnet hat.

Briefe digital versenden zu können bietet Chancen für Privat- und Geschäftsleute.

Berufliche Briefe können professionell und umweltschonend aus dem aus z.B. dem Home Office, Hotel oder Coworking Space verschickt werden.

Auch kannst du die Kosten für Drucker und Materialien wie Papier und Farbpatronen sparen - und die Bestände müssen ebenfalls nicht kontrolliert werden. So kommt es nie wieder zu Kämpfen mit dem eigenen Drucker ;)

Bei der vollständig digitalen Variante entfallen die Material- und Portokosten komplett.

Mit der Möglichkeit, online Post zu versenden, kannst du also Zeit, Geld & Energie sparen.

Für Unternehmen könnten ganze Arbeitsplätze wegfallen, wenn sie Briefe nicht mehr (selbst) ausdrucken, verpacken, frankieren und zur Post bringen oder abholen lassen müssen.

Und auch Kosten für Lagerung und Versand von Bürobedarf können sich bedeutend verringern.

Die Anbieter für Online Briefe

Nun möchte ich dir die Anbieter vorstellen, mit den du Briefe online versenden kannst.

E-POST

E-POST ist ein digitaler Service der Deutschen Post, mit dem du geschäftlich Online Briefe empfangen und versenden kannst. Zusätzlich kannst du Dokumente in einer Cloud speichern. Der Anbieter betont seinen hohen, ausgezeichneten Datenschutz und Datensicherheit.

Du kannst auf das Portal per Webbrowser zugreifen oder die Apps im AppStore oder bei Google Play herunterladen.

Leider wurde das Angebot für Privatkunden eingestellt und daher ist es nur noch für Geschäftskunden zu empfehlen.

Für Geschäftskunden:

Als Geschäftskunde, der bereits bei der Deutschen Post registriert ist, kannst du den E-Service mit deinem bestehenden Account nutzen und kannst die E-POST Produkte online bestellen.

Die Anwendungen lassen sich nach eigener Aussage leicht in die IT Systeme integrieren und so automatisieren.

Es gibt einen kostenlosen Tarif und den Tarif 250+ für 14,95€ monatlich. Dazu kommen die Gebühren für das Drucken und Versenden der Briefe. Die Preise variieren je nach Versandvolumen und Farbgestaltung, hier findet ihr eine detaillierte Preistabelle des Anbieters.

d.velop

Mit der d.velop Postbox erhältst du einen cloudbasierten, digitalen Briefkasten. Das Empfangen von Online Briefen ist hier kostenlos und unbegrenzt möglich. Das Angebot richtet sich eher an Unternehmen, kann aber auch privat genutzt werden.

Dokumente können rechtssicher signiert und mit Zustellnachweis verschickt werden. Diese werden im Postfach gespeichert und du kannst auch noch mehr Unterlagen in die Cloud hochladen.

Du kannst dein eigenes Corporate Design integrieren und so enorm professionell auftreten. Die Anwendungen gibt es für Windows, iOS, Android, und für’s Web.

Zu den Preisen macht der Anbieter keine Angaben, du kannst aber auf der Website eine Demoversion anfordern.

bitkasten

bitkasten ist eine Digitalisierungsplattform unter anderem für das Versenden und Empfangen von digitalen Briefen. Die Zustellung im digitalen Briefkasten findet anhand der normalen Postadresse statt.

Dabei handelt es sich nicht um eine Scandienstleistung sondern um die Weiterverarbeitung bestehender Druckdaten.

Der Anbieter betont die höhere Sicherheit als bei E-Mails und ermöglicht so den elektronischen Versand sensibler Dokumente wie z.B. Gehaltsabrechnungen. Auch elektronische, rechtssichere Signaturen sind möglich.

Der Anbieter stellt einen Rechner zur Verfügung, mit dem du deine Einsparung für Porto und CO2 ausrechnen kannst.

Die Integration in die eigenen Systeme dauert ca. 4 Wochen.

Die Preise hängen von der Nutzung des SaaS ab und können auf der Website angefragt werden.

qBrief

Mit qBrief kannst du Briefe einfach online versenden - und das ganz ohne Registrierung.

Du gibt den Inhalt des Briefes in das Formular ein, und bezahlst. Danach wird der Brief automatisch ausgedruckt, kuvertriert, mit Porto versehen und versand.

Aber nicht nur Text lässt sich versenden. Über den Editor kannst du auch z.B. Tabellen Bilder einfügen. Odet gleich ein pdf-Dokument als Brief versenden.

Außderdem lassen sich Zusatzleistungen zubuchen. Darunter farbig gedruckte Briefe oder die Option den Brief als Einschreiben (Standard/Einwurf/Eigenhändig) zu versenden.

Hast du bezahlt, erhältst du eine E-Mail mit einem Link zum Status oder zur Sendungsverfolgung bei Einschreiben.

eBrief

Beim Anbieter eBrief handelt es sich um einen Online-Dienst, der es den Nutzern ermöglicht, Post zu versenden, ohne einen Briefkasten oder eine Briefmarke zu benötigen. 

Er bietet Funktionen wie das Hochladen von Dokumenten im gewünschten Format und das Drucken, Kuvertieren und Frankieren der Post. 

Auf diese Art und Weise lassen sich Briefe deutlich günstiger versenden. 

Der Online Briefversand wird sowohl für Geschäftskunden, als auch für Privatkunden angeboten. 

LetterXpress

LetterXpress ist ein Online-Anbieter für den Briefversand und bietet taggleichen Versand, wenn die Überweisung vor 16 Uhr erfolgt. Außerdem verfügt er über ein Benutzerverwaltungssystem, das es Unternehmen ermöglicht, Verantwortung zu übertragen und mehr Freizeit für ihre Mitarbeiter zu schaffen. 

LetterXpress verwendet für seinen Briefversand 100 % Recyclingpapier und bietet einen digitalen Briefkasten für alle, die viel unterwegs sind oder den Papiermüll reduzieren wollen.

Das Angebot gilt sowohl für Privatkunden, als auch Geschäftskunden. 

Die Preise starten ab 0,67 € pro Brief inkl. Porto. 

online-letter.com

online-letter.com bietet eine Reihe von Funktionen, z. B. die Möglichkeit, Briefe online zu erstellen und zu versenden, den Versandstatus zu verfolgen und auf Vorlagen für verschiedene Arten von Briefen zuzugreifen. 

Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Briefe mit Bildern und Logos individuell zu gestalten. Darüber hinaus bietet es ein sicheres Zahlungssystem und einen guten Kundensupport.

Du kannst den Dienst von online-letter.com privat und geschäftlich für deinen Briefversand nutzen. 

Die Preise starten bei 0,78 € pro Standardbrief.

Fazit: Alternative für Privat- und Berufsleben?

Wir können uns sehr sicher sein, dass das Versenden und Empfangen von Online Briefen bald zu unserem Alltag gehören wird. Daher ist es definitiv empfehlenswert, sich bereits jetzt mit diesem Thema auseinander zu setzten und erste Erfahrungen früh zu sammeln. Unternehmen sollten unbedingt den digitalen Posteingang für sich prüfen.

Die Vorteile sind überzeugend: Kosten- und Zeitersparnis durch das Wegfallen vom Drucken und vom Gang zur Post. Bei einigen Anbietern entfällt der Postweg komplett. Darüber freut sich unsere Umwelt.

Dazu kann es deinen Kunden auch sehr gefallen, auf diesem Wege offiziell und trotzdem einfach mit dir kommunizieren zu können.

Ein sicherer und seriöser, digitaler Brief, der so simpel funktioniert wie eine E-Mail - das ist für alle Beteiligten enorm praktisch!

Wie denkst du über die Digitalisierung der Post? Nutzt du vielleicht bereits einen digitalen Briefkasten? Schreib uns deine Meinung in die Kommentare!