Effektives Arbeiten im Team sollte nicht vom Ort des Arbeitsplatzes abhängen. Denn wenn eine Pandemie dazwischen kommt, Mitarbeiter auf Reisen sind oder aus anderweitigen Gründen einem Meeting nicht beiwohnen können, muss dieses deshalb oft abgesagt werden.
Leidest du an Zoom Fatigue, also an Müdigkeit von zu vielen Videokonferenzen und Meetings? Dann könnte ein Virtual Office für dich genau das richtige sein.
Dass dabei nicht nur die Zeit der Meetingteilnehmer verschwendet wird sondern aufgrund des fehlenden Fortschritts oft auch Geld verloren geht, ist ein echter Nachteil des face-to-face-Meetings. Denn ohne Meetingteilnehmer kein Meeting und ohne Meeting gibt es häufig keinen oder nur einen geringeren Fortschritt in der Firma - egal um welches Thema sich das Meeting dreht.
Das muss heutzutage aber nicht mehr sein, denn zum Glück kannst du ganz einfach eine Videokonferenz mit den Meetingteilnehmern halten - unabhängig davon, wo sie gerade sind.
Wie so eine Videokonferenz abläuft und welche Anbieter es auf dem Markt gibt, erfährst du in diesem Artikel.
Die Unterschiede zwischen Meeting und Videokonferenz
Der offensichtlichste Unterschied zwischen dem klassischen Meeting und der Videokonferenz ist natürlich die Tatsache, dass eine Videokonferenz remote also ortsunabhängig durchgeführt werden kann.
Der größte Unterschied liegt wohl darin, dass für eine Videokonferenz die technischen Bedingungen stimmen müssen. Sämtliche Teilnehmer müssen einen PC mit Kamera und Mikrofon sowie ein funktionierender Internetanschluss besitzen. Eine ruhige Umgebung ist auch empfehlenswert, damit sich alle gegenseitig ohne Probleme verstehen.
Bei der Umsetzung des Meetings musst du nur wenige Veränderungen vornehmen. Denn durch Desktop-Sharing, Whiteboard Tools und weitere Features bietet dir die Videokonferenz alles, damit du dein Meeting remote so durchführen kannst, als würde es persönlich vor Ort stattfinden.
Stimmen also die technischen Grundvoraussetzungen, steht einer Videokonferenz und damit einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege.
Die wichtigsten Funktionen von Videokonferenzsoftware
Videokonferenzsoftware spielt eine wichtige Rolle in der modernen Geschäftswelt sowie im privaten Bereich, da sie es Menschen ermöglicht, sich über große Entfernungen hinweg zu treffen und zu kommunizieren. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die von den meisten Videokonferenzsystemen geboten werden:
- Video- und Audiokommunikation
- Bildschirmfreigabe
- Chat-Funktionalität: Ein integrierter Textchat, der es den Teilnehmern ermöglicht, Nachrichten und Dateien auszutauschen, auch während die Videokonferenz läuft.
- Aufzeichnung und Wiedergabe
- Mehrbenutzer-Unterstützung: Ermöglicht mehreren Teilnehmern, gleichzeitig an einer Konferenz teilzunehmen, und kann Funktionen wie die Aufteilung in Breakout-Räume umfassen.
- Anpassbare Ansichten: Die Ansicht der Konferenz an die Bedürfnisse der Teilnehmer anpassen, einschließlich der Auswahl, welche Teilnehmer angezeigt werden.
- Interaktive Whiteboards: Einige Systeme enthalten interaktive Whiteboards, die es den Teilnehmern ermöglichen, gemeinsam zu zeichnen oder Notizen zu machen.
- Sicherheit und Datenschutz: Starke Verschlüsselung und Authentifizierung sind wichtig, um die Privatsphäre der Konferenzteilnehmer zu schützen.
- Integration mit anderen Tools: Die Möglichkeit, sich mit Kalendern, E-Mail-Systemen und anderen Unternehmensanwendungen zu integrieren, kann die Planung und Durchführung von Meetings vereinfachen.
- Mobilgeräte-Unterstützung: Die Unterstützung von Mobilgeräten ermöglicht es den Teilnehmern, von nahezu überall aus an Meetings teilzunehmen.
- QoS-Kontrollen (Quality of Service): Die Möglichkeit, die Bandbreite und die Qualität von Video und Audio zu steuern, um die beste Erfahrung für alle Teilnehmer sicherzustellen.
- Anwesenheitsmanagement: Funktionen wie Anmelden, Abmelden, Stummschaltung von Teilnehmern, Hand heben und Rollenmanagement (z.B. Moderator, Teilnehmer) sind in vielen Systemen vorhanden.
Diese Funktionen bilden zusammen eine leistungsstarke Plattform, die die Kommunikation und Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg ermöglicht und erleichtert.
Anwendungsbeispiele für Videokonferenzsysteme
Videokonferenzsoftware hat eine breite Palette von Anwendungsmöglichkeiten in verschiedenen Sektoren und Kontexten.
| Anwender |
Anwendungsmöglichkeit |
| Unternehmen und Organisationen |
Teambesprechungen,
Kundenmeetings,
Vertriebspräsentationen,
Virtuelles Coworking,
Virtuelle Workplaces |
| Bildung |
Fernunterricht,
Online-Seminare (Webinare) |
| Gesundheitswesen |
Telemedizin |
| Regierung und Öffentliche Verwaltung |
Fernsitzungen,
Öffentliche Anhörungen |
| Non-Profit-Organisationen und Gemeinnützige Einrichtungen |
Remote-Kollaboration über Grenzen hinweg |
| Private Nutzung |
Familien- und Freundestreffen |
| Rekrutierung und Personalwesen |
Vorstellungsgespräche, Onboarding |
| Forschung und Entwicklung |
Zusammenarbeit zwischen Forschern |
| Medien und Unterhaltung |
Live-Interviews |
| Krisenmanagement |
Notfallkoordination |
Die Vielseitigkeit und Skalierbarkeit von Videokonferenzsoftware macht sie zu einem wertvollen Werkzeug für viele verschiedene Nutzer, von großen Unternehmen bis hin zu Einzelpersonen, und in vielen verschiedenen Kontexten, von formellen Geschäftstreffen bis hin zu ungezwungenen sozialen Zusammenkünften. Dabei solltest du immer darauf achten, die
Konferenzen zu moderieren und eine
angenehme Meetingkultur in deiner Organisation zu schaffen. Weiterhin kann dir
Meeting Management Software helfen, den roten Faden zu behalten und Unnötiges auszulassen.
Vorteile von Videokonferenzsoftware
Videokonferenzen bieten eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einem attraktiven Werkzeug für Geschäftsleute, Pädagogen, Gesundheitsfachleute und viele andere machen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
- Kosteneffizienz
- Zeitersparnis
- Flexibilität
- Skalierbarkeit
- Verbesserung der Kommunikation
- Umweltfreundlichkeit
- Zugänglichkeit
- Schnellere Entscheidungsfindung
- Integration mit anderen Technologien
- Möglichkeit zur Aufzeichnung
- Erhöhung der Reichweite
Diese Vorteile machen Videokonferenzen zu einem äußerst nützlichen Werkzeug in einer Vielzahl von Bereichen und Kontexten. Wie bei jeder Technologie gibt es jedoch auch Herausforderungen und Nachteile, wie mögliche technische Probleme, Sicherheitsbedenken oder die Notwendigkeit, die Benutzer mit der Technologie vertraut zu machen. Trotzdem überwiegen die Vorteile in vielen Situationen, und Videokonferenzen werden wahrscheinlich weiterhin ein Schlüsselwerkzeug für globale Kommunikation und Zusammenarbeit bleiben.
Die 14 besten Anbieter der Videokonferenz
Da sich die Ansprüche von Nutzer zu Nutzer unterscheiden, gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die sich in puncto Ausstattung und Preis unterscheiden und du dir daher den für dich besten aussuchen kannst.
Damit dir das Ganze etwas leichter fällt, findest du hier 14 Anbieter für Videokonferenzen.
ecosero
Interaktive Online-Meetings und Videokonferenzen lassen sich sehr gut mit dem Tool von ecosero umsetzen. Dabei steht Sicherheit und Zuverlässigkeit im Mittelpunkt. Die deutsche Software lässt sich individuell anpassen und bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen du optimal online zusammenarbeiten kannst.
Features:
- Browserbasierte Videokonferenz auf allen Geräten mit HD-Video
- Bildschirm freigeben
- Breakout-Räume eröffnen
- Umfragen erstellen
- Aufnahme-Funktion
- Hochladen und austauschen von Dokumenten
- DSGVO konform und Server in DE
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich
ecosero ist Unternehmen geeignet, die häufig Online- und Hybrid-Meetings durchführen müssen, bspw. auf Grund von Home Office.
Preis:
Der Preis ist abhängig von der Paketlaufzeit. Die Länge kann 3, 6 oder 12 Monate betragen.
Zudem spielt die Kapazität für die Videokonferenzen eine Rolle. Hier startet der Preis ab 12,99 / Monat für 30 Meeting-Teilnehmer. Im größten Paket können Videokonferenzen mit bis zu 500 Teilnehmenden abgehalten werden.
Microsoft Teams
Teams ist eine Kommunikationslösung vom Softwaregiganten Microsoft. Mit bis zu 300 Mitgliedern ist die Software kostenlos nutzbar.
Features:
- Integration von Office-Produkten und anderen Microsoft Diensten wie OneCloud
- Untergruppen mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen
- Übersichtliche Organisation der Gruppen und Chats
- Großer Cloud Speicherplatz (2 GB pro Nutzer und 10 GB pro Team in der kostenlosen Variante)
Teams ist eine gute Option für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Die Features der Benutzerverwaltung sind mächtig und dennoch unkompliziert. Bei sehr vielen Teilnehmer in einem Call, nimmt die Audio- und Videoqualität allerdings merklich ab.
Wenn nötig kannst du Teams auch mit virtueller Nummer oder als Telefonanlage nutzen.
Preis:
Das Office 365 Business Essentials Paket kostet 4,20 Euro pro Nutzer/Monat. Zusätzlich steht 1 TByte Cloud-Speicher zur Verfügung.
Das Office 365 Business Premium Paket kostet 10,50 Euro pro Nutzer/Monat. Es beinhaltet den zusätzlichen Speicher und die Office-365-Programme Word, Excel und Powerpoint.
Cisco Webex Meetings
Webex Meetings ist ein Video-Konferenztool von Cisco. In der kostenlosen Variante können bis zu 100 Personen an einem Meeting teilnehmen.
Features:
- Integrationen mit Trello, Google Docs und vielen anderen Tools
- Whiteboard-Funktionen
- Einwahl per Telefon möglich
- Feste Konferenzadresse
Webex Meetings ist vor allem für große Teams mit regelmäßigen Meetings geeignet.
Cisco stellt Whiteboards, Videosysteme für Konferenzräume und Telefone her, die mit Webex kompatibel sind.
Preis:
Für kleine Teams gibt es das Starter Paket. Darin enthalten sind 5 GB Speicher, die Einwahl vom Telefon aus und weitere Funktionen. Der Preis liegt bei 12,85€ pro Monat pro Host.
Erwartest du mehr Teilnehmer gibt es das Unternehmens-Paket. Du bekommst 10 GB Speicher, Brandingmöglichkeiten und vieles mehr für 25,65€ pro Monat pro Host.
Around
Around
ist ein relativ neues Tool, das mit speziellen Features für mehr Kreativität sorgen will. Die Lösung arbeitet stark mit AI.
Features:
- AI-basiertes Kamera-Framing
- AI-basiertes Auto-Mute bei gewöhnlichen Störgeräuschen
- Kein Feedback oder Echo bei mehreren Mikrofonen in einem Raum
- Download der Around App notwendig für Nutzung
- Über einen Link joinen
- Slack Integration
- Funktioniert auf allen Desktop-Plattformen und Browser
Da Around sich derzeit noch in der Beta-Phase befindet, sind die Preise noch nicht einsehbar. Auf der Webseite kannst du dich aber schon für den Service anmelden und Early Access beantragen.
Skype
Skype
ist eines der ältesten und etabliertesten Videokonferenztools auf dem Markt. Als Microsoft Produkt, ist es oft sogar vorinstalliert bei Desktops mit Windows Betriebssystem.
Features:
- Anrufe für bis zu 50 Teilnehmer
- Einfaches User Interface
- Anrufe mit Telefonnummer möglich
- Verfügbar für alle Endgeräte
Skype ist komplett kostenlos und wird durch eingeblendete Werbebanner finanziert. Diese wirken aber oft recht ablenkend. Bei Anrufen mit mehr als drei Teilnehmern sinkt die Audio- und Videoqualität immer mehr.
Blizz
Der Blizz
Cooperation Companion ist ein Videokonfeerenztool von den Machern der Fernzugriff-Software TeamViewer.
Features:
- Manuelle Audio- und Videoqualitätseinstellungen
- Einwahl per Telefon möglich
- Kompatibel mit allen Endgeräten außer Linus-Desktops
- Outlook-Integration
Blizz ist ein hochspezialisiertes Tool für Chat und Videokonferenzen. Blizz bietet dabei exzellente Audio- und Videoqualität auch bei vielen Teilnehmern. Funktionen wie Aufzeichnungen und Benutzerverwaltung befinden sich hinter einer Paywall, dafür kostet der Service vergleichsweise wenig.
Preis:
Die Grundversion kostet 7,49 €. Damit können bis zu 50 Personen an deinen Konferenzen teilnehmen, du bekommst Zugriff auf die Benutzerverwaltung und kannst deine Konferenzen aufzeichnen.
Ab 9,99€ pro Monat können 100 Personen bei deinen Konferenzen teilnehmen, ab 15,49€ pro Monat 300.
Slack
Slack
war eines der ersten Unternehmen, das Messenger Software im Komplettpaket anbot.
Der Dienst ist bis heute, mit begrenztem Funktionsumfang, kostenlos nutzbar.
Features:
- Eigener Server für deine Organisation
- Kein Kontozwang
- Integrierter App-Store
- Audio, Video- und Textchat in einem Programm
Das Tool ist verfügbar auf allen Endgeräten, per App oder per Browser. Gruppenvideochats, Bildschirmübertragung und voller Kundensupport ist erst in der Bezahlversion möglich.
Preis:
6,25€ pro Nutzer pro Monat kostet die Standard-Version bei jährlicher Abrechnung mit der du Zugriff auf Gruppenvideochats und Bildschirmfreigabe bekommst.
Für Enterprise Lösungen mit unbegrenzten Workspaces und vielem mehr gibt es bei Slack individuelle Angebote.
Zoom
Bei der Videokonferenzsoftware Zoom
können in der kostenlosen Version bis zu 100 Personen gleichzeitig an einer Konferenz teilnehmen. Die Meetings sind bei über 3 Personen auf 40 Minuten begrenzt.
Features:
- Gute Audio- und Videoqualität
- HD-Modus
- Ohne Greenscreen Hintergrund im Videocall verbergen oder eigenes Bild einsetzen
- Whiteboardfunktion
- Permanenter virtueller Meetingraum mit gleichbleibender URL
Zoom bietet in der kostenlosen Variante schon viele Funktionen, aber die Abomodelle bieten für vor allem größere Unternehmen nützliche Features.
Preis:
Für 13,98€ pro Monat pro Moderator bekommst du zusätzlich Zugriff auf Berichterstellung, Benutzerverwaltung und mehr. 100 Personen können bis zu 24 Stunden an den Meetings teilnehmen.
18,99€ pro Monat pro Moderator zahlst du für die Enterprise-Lösung mit bis zu 1000 Teilnehmern.
Discord
Das Kommunikationstool Discord
ist ursprünglich für Spiele- und Streamer Communities gedacht. Es eignet sich jedoch auch als gute Alternative zu den herkömmlichen Tools.
Die meisten der Features sind kostenlos nutzbar.
Features:
- Eigener Server mit bis zu 25.000 Mitgliedern
- Teilnahme ohne Registrierung möglich
- Unbegrenzt viele Teilnehmer in einer Konferenz
- Dateien teilen
- Text-, Audio-, und Videochat
- Umfangreiche Mitgliederverwaltung
Einige Funktionen wie das In-Game Overlay oder das Hochladen eigener Emotes sind für die Businessanwendung jedoch uninteressant.
Discord ist auf allen Endgeräten per App oder im Browser nutzbar.
Preis:
Discord Nitro kostet 9,99$ pro Nutzer pro Monat oder 99,99$ pro Jahr, was schnellere Datenübertragung und bessere Videoqualität ermöglicht.
Rocket.chat
Rocket.chat ist ein Kommunikationstool das du entweder selbst hosten oder als Software as a Service kaufen kannst.
Features:
- Text,- Audio-, und Videochat
- Echtzeitübersetzung
- Integrierbar in deine Webseite als Support-Helpdesk oder ähnliches
- WebHook Integration
Rocket.chat ist ein starkes All-In-One Tool mit dem du viel mehr als nur Videokonferenzen machen kannst.
Preis:
Die Preise variieren von 2$ pro Monat pro User bis zu 6$ pro Monat pro User.
Für Enterprise-Lösungen gibt es individuelle Angebote.
Whereby
Whereby
ist am besten geeignet für mittelgroße Teams. Dabei funktioniert es per Desktop und damit unabhängig von Laptop oder Smartphone. Perfekt geeignet für interne und externe Partner!
Features:
- Bis zu 50 Teilnehmer auf eigener Domain
- Chat
- Auto-Fullscreen und Shared Screen
- Eigenes Logo und Chat-Hintergrund
- Integration in YouTube, Google Drive, Miro (hier habe ich über meine Miro Erfahrungen berichtet) und Trello möglich
- Kostenlose Demo-Version
Whereby ist ein gutes Allround-Tool, mit dem du einfach und individuell mit einem bis zu 50 Teilnehmer großen Team Videokonferenzen abhalten kannst.
Preis:
Die Basisversion für einen Nutzer mit einem Meetingraum ist kostenlos. Die Pro-Version für einen Nutzer und 3 Meetingräume kriegst du für 9,99 USD im Monat, die Business-Version für mehrere User, Admins und Meetingräume für 59,99 USD monatlich.
GoToMeeting
GoToMeeting
bietet für jedes Unternehmen schnelle, einfache und zuverlässige Videomeetings.
Features:
- 150 bis zu 3.000 Teilnehmern möglich
- Bildschirmübertragung
- Mobile, Video- und Telefonkonferenzen
- Meetingaufzeichnung und -transkription
- Equipment für Konferenzräume
Je nach Bedürfnis kann sich GoToMeetig von einem Basic-Allround-Tool zu einem Tool für professionelle Business Unternehmen mit großen Anforderungen entwickeln.
Preis:
Die Professional-Version für 150 Teilnehmer bekommst du für 12€ monatlich, die Business-Version für 250 Teilnehmer für 17€ monatlich und die Enterprise-Version mit 3.000 Teilnehmern nur auf Anfrage.
Jitsi Meet
Jitsi Meet ist ein komplett kostenloses Tool, dessen Features du ohne Account nutzen kannst. Die Videokonferenz kannst du ganz einfach per URL teilen.
Features:
- Desktop- und Projekt-Sharing
- Gemeinsame Dokumentenbearbeitung
- Integrierter Chat
Jitsi Meet ist eine absolute Basis-Version der Videokonferenz. Wenn du also nach einem Anbieter suchst, der kostenlos ist und trotzdem einen gewissen Standard inklusive ausreichender Sicherheitsvorkehrungen hat, ist Jitsi Meet der richtige Ansprechpartner.
Preis:
Komplett kostenlos.
Weitere Videokonferenzsysteme
Fazit: Für jeden ist etwas dabei!
Egal ob du nur nach einem Tool für ein kleines Unternehmen oder nach einem Videokonferenz-Anbieter für ein großes Team mit professionellen Ansprüchen suchst, du wirst auf jeden Fall einen Passenden für dich finden.
Durch die enthaltene Demoversion kannst du das Tool vorher testen und dann entscheiden, ob es dir gefällt und deinen Ansprüchen gerecht wird oder ob du lieber noch einen anderen Anbieter ausprobierst. Wenn du möchtest, kannst du hierzu auch deine Angestellten befragen, diese müssen ja schließlich auch mit dem Tool arbeiten und damit klar kommen.
Und - wann startet deine nächste Videokonferenz?
Was hältst du von den Anbietern für Videokonferenzen? Nutzt du einen, der hier noch nicht aufgelistet ist? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen zu den Anbietern gerne in die Kommentare!
Wenn du dich mehr über das Thema Digitalisierung für Geschäftsführer informieren möchtest, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!
Was denkst du?