Die Digitalisierung macht auch vor Bauunternehmen nicht Halt - und das ist auch gut so.
Denn insbesondere das Handwerk profitiert von dieser Entwicklung: Durch digitalisierte Bauakten beispielsweise.
Wir erklären, wie du deine Bauakten ganz einfach einscannen kannst, welche Vorteile das für dein Unternehmen hat - und welche Anbieter dich dabei unterstützen.
Warum Behörden und Unternehmen Bauakten digitalisieren sollten
Modernität, Effizienz, Weiterentwicklung: Die Gründe für mehr Digitalisierung in der Baubranche sind vielfältig. Ich habe die wichtigsten Gründe gesammelt, warum du deine Bauakten digitalisieren solltest.
Gesteigerte Effizienz
Die Digitalisierung von Bauakten ermöglicht einen nahtlosen Zugriff auf alle relevanten Informationen in Echtzeit.
Insbesondere bei Bauunternehmen ist das von Vorteil - nicht immer befinden sich alle Beteiligten in einem Bürogebäude. Manuelle Suche, Sortieren und Aktualisieren: All das kann jetzt mit wenigen Klicks digital erledigt werden.
Das beschleunigt nicht nur die Bearbeitungszeiten von bürokratischen Abläufen, sondern reduziert auch die Gesamtdauer von Bauprojekten.
Hohe Datenintegrität
Papierbasierte Bauakten sind anfällig für Beschädigungen, Verlust und unberechtigten Zugriff. Ein digitaler Speicher hingegen kann verschlüsselt werden - der Zugriff ist nur berechtigten Mitarbeitern vorbehalten.
Manipulationen und Datenverluste können so drastisch reduziert werden - und das wiederum führt zu einer hohen Datenintegrität.
Effektives Management
Die Digitalisierung von Bauakten ermöglicht ein umfassendes Projektmanagement, alle relevanten Dokumente sind zentralisiert und jederzeit abrufbar.
Das Teilen von Plänen, Genehmigungen und Berichten zwischen verschiedenen Abteilungen und Partnern geschieht mit nur wenigen Klicks - die Kommunikation und Koordination wird deutlich unkomplizierter.
So können Engpässe und Missverständnisse vermieden werden, was letztendlich zu reibungsloseren Bauprojekten führt.
Bessere Recherche
Aufwändige, manuelle Suche und der Kampf gegen die Zettelwirtschaft - das war gestern. Sind alle wichtigen Bauakten digitalisiert, können sie sekundenschnell auf bestimmte Suchbegriffe gescannt werden.
Du und deine Mitarbeiter finden mit wenigen Klicks alles, was sie brauchen. Das spart Zeit - und ist deutlich weniger fehleranfällig.
Mehr Nachhaltigkeit
Werden auch zukünftig alle wichtigen Dokumente nur noch digital erstellt und gespeichert, spart das wichtige Ressourcen. Doch nicht nur die Herstellung von Papier, auch der Transport entfällt.
Das senkt nicht nur die Auswirkungen deines Unternehmens auf die Umwelt, sondern fördert auch die langfristige Nachhaltigkeit.
Langfristige Archivierung
Digitale Bauakten können und müssen über viele Jahre hinweg ohne Qualitätsverlust oder Verfall sicher aufbewahrt werden.
Das ermöglicht einen leichteren Zugriff auf historische Daten und Informationen für zukünftige Referenzen, Wartungen oder Erweiterungen von Projekten.
Wie digitalisiere ich meine Bauakten?
Die Digitalisierung deiner Akten überlässt du am besten einem Profi. Denn dafür sind extrem hochwertige, effiziente und moderne Scansysteme nötig. Hast du einen passenden Anbieter gefunden, läuft der Digitalisierungsprozess in der Regel so ab:
- Archiv inventarisieren: Zuerst werden alle vorhandenen Akten sorgfältig inventarisiert. Alle wichtigen Dokumente werden erfasst und katalogisiert und unwichtige Akten aussortiert.
- Transport: Sobald die Inventarisierung abgeschlossen ist, werden deine Bauakten sicher transportiert. Ein professioneller Dienstleister gewährleistet die sichere Überführung deiner sensiblen Dokumente von deinem Standort zum Verarbeitungszentrum.
- Aufbereitung der Unterlagen: Bevor der eigentliche Digitalisierungsprozess beginnt, werden die Dokumente auf ihre Qualität überprüft. Beschädigte oder verschmutzte Seiten werden sorgfältig behandelt, Heftklammern oder Tackernadeln entfernt.
- Scannen der Papiere: Jetzt werden deine physischen Bauakten in hochwertige digitale Bilder umgewandelt. Leistungsstarke Scanner erfassen jedes Dokument seitenweise. Dabei wird auf hohe Auflösung und Farbtreue geachtet - nur so ist eine präzise Reproduktion gesichert.
- Konvertierung und Komprimierung: Die gescannten Bilder werden in digitale Formate konvertiert und je nach Bedarf komprimiert. Die Wahl des Formats und der Komprimierungsmethode hängt von Faktoren wie Dateigröße, Qualität und zukünftiger Verwendung ab.
- Indexierung: Damit du später auch alle Dokumente sicher und unkompliziert wiederfindest, müssen alle Dateien indexiert werden. Dafür werden Metadaten wie Projektname, Datum, Art des Dokuments und mehr hinzugefügt. Das macht deine Suche effizienter.
- Export auf den Server: Sobald die Dokumente gescannt, konvertiert und indexiert sind, werden sie auf einen sicheren Server exportiert. Dieser Server kann inhouse beim Dienstleister oder in einer Cloud-Umgebung gehostet werden.
- Vernichten oder Verwahren: Nach erfolgreichem Export auf den Server hast du die Wahl, was mit den physischen Bauakten geschehen soll. Du kannst entscheiden, ob die Originale vernichtet oder archiviert werden sollen.
Bauakten selber digitalisieren - Geht das?
Natürlich kannst du deine Bauakten auch selbst digitalisieren. Dafür brauchst du aber einen hochwertigen Scanner, der sowohl Einzeldokumente als auch mehrseitige Akten bewältigen kann. Auch den Arbeitsaufwand solltest du nicht unterschätzen. Insbesondere das Indexieren der Akten muss zwingend sorgfältig erledigt werden. Es gibt also viele Gründe, das Digitalisieren deiner Aktien lieber an einen professionellen Dienstleister auszulagern:
- Zeitersparnis: Die Digitalisierung von Bauakten erfordert Zeit und Ressourcen. Ein professioneller Dienstleister verfügt über das Know-how und die Technologie, um diesen Prozess effizient durchzuführen, während du dich auf deine Kernkompetenzen konzentrieren kannst.
- Qualität und Genauigkeit: Professionelle Dienstleister haben erfahrene Mitarbeiter und hochwertige Scanner, um eine optimale Bildqualität und Lesbarkeit zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig, um im Bedarfsfall reibungslos auf die Informationen zugreifen zu können.
- Rechtliche Anforderungen: Je nach Land und Branche gibt es möglicherweise rechtliche Anforderungen an die digitale Archivierung von Dokumenten. Ein professioneller Dienstleister kann sicherstellen, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
- Sicherheit: Professionelle Dienstleister verfügen oft über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit deiner sensiblen Bauakten zu gewährleisten.
Was kostet die Archivierung und Digitalisierung von Bauakten?
Das Digitalisieren deiner Akten gestaltet sich preislich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Ganz grundsätzlich setzen sich die Preise aber aus folgenden Faktoren zusammen:
- Abholung der Akten: Wird meist mit einer Stundenpauschale und pro Kilometer abgerechnet.
- Vorbereitung: Wird meist pro Minute abgerechnet. Realistisch sind zwischen 0,013 und 0,025 € pro Blatt.
- Scannen: Wird meist pro Blatt berechnet. Als Richtwert gelten zwischen 0,018 und 0,027€ pro DIN A4 Blatt. Größere Formate sind dementsprechend teurer.
- Datenerfassung: Wird meist pro Akte berechnet. Liegt oftmals zwischen 1,50 und 9,50 € je Akte.
- Übergabe: Je nach Medium (CD, Stick, externe Festplatte oder Cloud) fallen hier meist zwischen 5 und 100 € an.
Anbieter für Scandienstleistungen
Der Markt ist groß. Wir haben wir dich daher hier mal eine Recherche gemacht, damit du direkt bei den wichtigen Anbietern fürs Scannen einsteigen kannst.
Transferdata
Zeit sparen und das Büro effizienter machen - mit Transferdata soll das gelingen. Der Anbieter überzeugt mit einer Vielzahl von Dienstleistungen: Das Scannen der Dokumente, Archivdigitalisierung und vieles mehr. Natürlich alles mit größter Präzision.
Wichtige Infos:
- alles aus einer Hand
- hohe Datenschutz-Ansprüche
- OCR-Volltextindexierung
- ML-Modelle
Preis: Auf Anfrage
Walter Nagel
Kosten reduzieren und Platz sparen: Das verspricht Walter Nagel. Der Experte bietet seinen Kunden Hilfe zur Selbsthilfe: Durch Beratung zu passenden Scannern und Technologien. Alles, was du brauchst, um deine Akten selbst zu digitalisieren.
Wichtige Infos:
- Beratungsangebot für Unternehmen, die selbst digitalisieren möchten
- hochwertige Scanner
Preis: Je nach Produkt
Lagergut Digital
Der Full-Service-Dienstleister für deine Digitalisierung. Hier wird von der Vorbereitung über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung deiner Akten alles erledigt. Du möchtest mehr wissen? Lagergut Digital berät auch professionell zu Inhouse-Lösungen.
Wichtige Infos:
- eigenes Cloud-Archiv
- GoBD-konform
- Beratung zu Inhouse-Lösungen
Preis: Auf Anfrage
Smart Store
Mit Smart Store Zeit, Platz und Kosten sparen. Der ISO zertifizierte Scandienstleister übernimmt alle Schritte der Digitalisierung für dich. Smart Store bietet seinen Kunden außerdem kostenlose Probearchivierungen.
Wichtige Infos:
- Abrechnung pro Ordner
- Archivmanagement
- Full-Service-Dienstleister
Preis: Auf Anfrage
DI.UNIT
Work smart, not hard - das ist das Motto des Anbieters DI.UNIT. Seinen Kunden verspricht der Dienstleister mehr Freiraum für die Geschäftsgestaltung, Zeit für wichtige Aufgaben, mehr Produktivität und Ressourcenschonung.
Wichtige Infos:
- 360 Grad-Lösungen
- vielfältige Scan-Lösungen
- Dokumentenmanagement und Workflows
Preis: Auf Anfrage
WJW Digital
Anbieter WJW Digital bietet seinen Kunden alles, was sie zur Digitalisierung ihrer Akten brauchen. WJW Digital hat nicht nur langjährige Erfahrung, sondern ist auch ISO-zertifiziert.
Wichtige Infos:
- viele Dokumententypen scanbar
- OCR-Auslesung
- ISO-zertifiziert
Preis: Auf Anfrage
Documaxx
Rechtssicher und effizient - so arbeitet der Anbieter Documaxx. Das Digitalisieren von Bauakten gehört dabei zu den Schwerpunkten seines Produktportfolios. Die abschließende Archivierung geschieht ganz nach Kundenwunsch.
Wichtige Infos:
- digitale Bauakte auf DVD
- Cloud-Lösungen und VPN
- umfangreiche Endkontrolle
Preis: Auf Anfrage
Fazit: Digital perfekt organisiert
Die Digitalisierung deiner Bauakten bietet dir viele Vorteile - und die solltest du nutzen.
Denn sind einmal alle physischen Dokumente in das digitale Archiv umgezogen, haben du und deine Mitarbeiter von überall aus Zugriff. Einfach, effizient, sicher - und vor allem: perfekt organisiert.
Gerade auf dem Bau ist das wichtig. Denn so kannst du dich wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Dein Unternehmen und deine Projekte.
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