Bei beinahe jedem Unternehmen spielen Rechnungen eine wichtige Rolle. Diese müssen verarbeitet, geprüft, sortiert, vorkontiert und abgelegt werden. Dieser Vorgang braucht nicht nur eine gewisse Zeit, sondern nimmt dabei auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter in Anspruch, während sie gleichzeitig fehleranfällig ist und verhältnismäßig lange dauert.
Die Alternative ist der Umstieg auf automatisierte Rechnungsverarbeitung. Diese spart nicht nur Zeit und Arbeitskraft, sondern sorgt allgemein für einen optimierten und reibungslosen Workflow, den du nicht mehr hergeben willst.
Wie du die automatisierte Rechnungsverarbeitung in deinem Unternehmen gewinnbringend einsetzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Los geht's!
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Der Begriff automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst:
- den automatischen Import,
- die Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen und Rechnungen
- sowie die Rechnungsfreigabe inkl. des Exports der Daten für die finale Verbuchung
Normalerweise werden diese Schritte vom Buchhaltungspersonal manuell erledigt. Eine Software kann diese Vorgänge einfach abhaken und dir so dabei helfen, Personalkosten einzusparen. Auch bei verschiedenen Dateiformaten ist eine Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung flexibel, erkennt die Formate und wandelt diese bei Bedarf um.
Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung per Software
Folgende Vorteile bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung per Software:
- Zeit und Kosten sparen durch das Automatisieren sämtlicher Vorgänge, wie z. B. Einlesen oder Vorkontieren
- Reibungslose Abläufe und dank automatischer Rechnungsprüfung schnelle Freigabe und fristgerechte Überweisung. Es fallen außerdem weniger Gebühren an, z. B. durch Mahnungen
- Stärken der Geschäftsbeziehungen
- Geringere Fehleranfälligkeit bei höherer Produktivität durch die Software
- Bessere Compliance durch Transparenz aller Vorgänge für z. B. Steuerberater und der Belegsuche per Stichwort
10 notwendige Funktionen einer Rechnungssoftware
Es gibt einige Aufgaben, die eine Rechnungssoftware automatisieren kann. Dazu gehören:
E-Mail-Import
Um den Prozess zu vereinfachen, solltest du darauf achten, eine Software einzusetzen, die eine Importfunktion besitzt. Denn wenn Lieferanten anfangen, ihre Rechnungen per E-Mail zu verschicken, ist das der erste Schritt zu einer automatisierten Abwicklung der Verarbeitung.
Um den Prozess zu vereinfachen, sollte die Software eine Importfunktion besitzen, um E-Mails in die Buchhaltung zu übertragen. Dies ermöglicht eine zentrale E-Mail-Adresse, an die sowohl vertraute als auch unbekannte Absender die Rechnungen senden können, wodurch das gesamte Prozedere ohne menschliche Unterstützung erfolgen kann.
Bei uns im Unternehmen haben wir solch eine zentrale E-Mail Adresse über das Tool getmyinvoices eingerichtet. Hier findest du unsere Erfahrungen zu getmyinvoices.
In manchen Fällen müssen E-Mails archiviert werden. Unternehmen sind grundsätzlich berechtigt, alle E-Mails aufzubewahren, aber E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe dienen, unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese Anforderung kann eine entsprechende Software erfüllen.
Scan-Anbindung
Dein Unternehmen muss alle Rechnungen, die von Geschäftspartner:innen auf traditionellem Papierweg gesendet werden, digital erfassen, um eine vollständige Aufbewahrung zu gewährleisten.
Hierzu bietet sich eine Scan-Anbindung der Funktion Scan-To-Mail oder der direkte Upload vom Scanner an.
OCR-Anwendung
Mithilfe der OCR-Technologie lassen sich Rechnungen automatisch erfassen und semantische Textanalysen durchführen.
Durch die semantische Textanalyse erkennt die Software, ob es sich bei einer Nummer auf dem Beleg um die Kundennummer, die Auftragsnummer oder die Rechnungsnummer handelt.
Das verkürzt wieder Prozesse und sorgt für Klarheit.
Erfassung und Export von Zahlungsdaten
Das Tool sollte in der Lage sein, sowohl IBAN als auch Zahlungsziel, Skonto und andere Zahlungsdaten zu erfassen und zu exportieren.
Auf diese Weise haben die Mitarbeiter:innen fehlerfreie Daten, die sie in anderen Systemen verwenden können.
Vorkontierung und freigebende Personen
Eine komplexe Software für automatisierte Rechnungsbearbeitung sollte den Nutzer:innen sowohl einen Steuerschlüssel als auch ein Sachkonto vorschlagen.
Bei wiederholten Rechnungen sollten Kostenstellen und die freigebenden Personen automatisch erkannt und zugeordnet werden.
GoBD-konforme Prozessdokumentation und Cloud-Archivierung
Damit die Speicherung in einer Software den gesetzlichen Anforderungen von GoBD entspricht, müssen die Belege nach dem Export unveränderlich fixiert sein.
Zudem sollte für einen Zeitraum von 10 Jahren ein Archiv innerhalb der digitalen Lösung eingerichtet werden, und es sollte eine Strategie entwickelt werden, sollte die Software irgendwann nicht mehr in Betrieb sein, beispielsweise Cloud-Archivierung.
Individuelle ID für jeden Beleg
Jeder Beleg, der für die progressive oder retrograde Prüfung benötigt wird, muss über eine eindeutige ID verfügen. Diese ermöglicht es deinem Unternehmen, den Beleg von den Kontobuchungen über die Gewinn- und Verlustrechnung bis hin zu den Bilanzposten eindeutig zu identifizieren.
Dies ist insbesondere bei Belegen vorheriger Systeme von besonderer Bedeutung.
Indizierung mit fortlaufender Nummerierung
In der Buchhaltung werden Belege regelmäßig gelöscht, wobei die Identität des Verantwortlichen, die Grundlage der Entscheidung und der Zeitpunkt der Löschung zweifelsfrei dokumentiert werden müssen.
Andernfalls wird die GoBD verletzt und es besteht keine Möglichkeit mehr, Transaktionen nachzuverfolgen und zu überprüfen.
Rechnungsfreigabe
Die Freigabe von Rechnungen kann nur zum Teil automatisiert werden.
Insbesondere Rechnungen von regelmäßigen Lieferanten sollte die Software in der Lage sein, erkennen und genehmigen zu können.
Export mit direkter Anbindung an das Buchhaltungssystem
Durch eine direkte Verbindung zwischen dem Buchhaltungssystem und der Eingabequelle können Doppelerfassungen verhindert werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ständiger Import/Export nicht nötig ist, um die Dokumentation fortzusetzen.
Manche Buchhaltungssystem akzeptieren keine digitalen Belege. In diesem Fall kannst du ein Belegbild exportieren oder einen Link einrichten, der den Beleg mit dem Buchhaltungssystem verbindet.
Darauf solltest du beim Kauf einer Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung achten!
Beim Kauf einer passenden Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung solltest du ein paar Dinge beachten:
- Welche Funktionen benötigt die Software auf jeden Fall, um in dein Unternehmen zu passen?
- Wie steht es um die Medienkompetenz deiner Mitarbeiter? Achte bei der Auswahl darauf, dass die Software intuitiv zu bedienen ist.
Tipp: Natürlich spielt auch der preisliche Aspekt eine Rolle. Trotzdem solltest du versuchen, eine Software zu finden, die sowohl im Bereich Preis-Leistungsverhältnis als auch bei der Bedienbarkeit punktet.
Use Case: Automatisierte Rechnungsverarbeitung am Beispiel von Caya
Caya bietet neben dem digitalen Briefkasten (hier meine Erfahrungen dazu) ein sogenanntes Dokumenten-Cockpit und bietet alle Funktionen rund um die Automatisierung des Dokumentenmanagements. Dazu gehören besonders auch Rechnungen.
Was kannst du mit Caya genau automatisieren?
- E-Mail Postfächer inkl. Anhang automatisch importieren
- Dokumente automatisch im passenden Ordner ablegen dank Stichwort-, Sender-, Empfänger- oder anderer Daten
- Verknüpfung mit einer Software, in die Caya die Dokumente hochlädt, z. B. OneDrive oder Google Drive
Die Workflows sind innerhalb weniger Klicks eingerichtet.
Damit du einmal siehst, wie so ein Workflow für Rechnungen aussehen kann, findest du im Folgenden den Rechnungsfreigabe-Workflow:
- Inbox → Workflow auf Basis von Tag festlegen → Ordner Rechnungseingang wird sortiert.
- Rechnungen werden vom Chef kontrolliert und in den Zu-Überweisen-Ordner geschoben.
- Export des Ordners nach DATEV oder Rechnungen wird bezahlt (bei kleinen Firmen über PayNow sonst auch bei Sammelüberweisung)
Du siehst, innerhalb von 3 Schritten sind eingehende Rechnungen automatisch kategorisiert, zugeteilt und die Bezahlung veranlasst worden. Nur zur Kontrolle muss ein Mitarbeiter kurz checken, ob die Rechnungen korrekt zugeordnet werden.
Weitere Anbieter
Es gibt neben Caya auch noch weitere Anbieter für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
d.velop
Mit d.velop beendest du die mühselige Suche nach Rechnungen und die anstrengende Nachverfolgung. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung nutzt du effiziente, automatisierte Prozesse.
- Schnelle Rechnungsprüfung
- Nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP-, Fibu- & WaWi)
- GoBD-konforme Archivierung
- Preis: Auf Anfrage
- Kostenlose Demo verfügbar
Candis
Die Software von Candis erleichtert dir den Rechnungseingang, die Verarbeitung, die Zahlung und die Archivierung und gewährleistet einen vollständigen Durchblick.
- Bis zu 2000 Dokumente verwalten
- Livechat Support
- Unbegrenzter Speicherplatz
- 10 Jahre Datenarchivierung
- Preis: Ab 249€/Monat
faktur:digital
Aidex von fraktur:digital bietet eine digitale Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die die Prüfung und Freigabe von eingehenden Belegen automatisiert und über den gesamten Prozess - von der Ankunft der Rechnung bis zur Übergabe an die Buchhaltung - steuert.
- Verschiedene Workflows, z. B. zur Belegverarbeitung
- Einfaches Prüfen der Rechnung anhand grafischer Oberfläche
- Einfache Rechnungsfreigabe dank Überblick der extrahierten Rechnungsdaten in tabellarischer Form neben der Belegvorschau
- Preis: Auf Anfrage
KOFAX
Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung von KOFAX gestaltest du deinen Rechnungsstellungsprozess deutlich effektiver.
- Rechnungserfassung über viele Kanäle hinweg
- Zweckgebundene KI
- Elektronische Rechnungsstellung
- KPI-/SLA-Management
- ERP-Integration
- Preis: Auf Anfrage
finway
Durch den digitalen Rechnungseingang und die automatische Rechnungserkennung durch OCR von finway werden dir Rechnungen zentral zugestellt und du kannst diese direkt nach Eingang schnell und ohne lästiges Abtippen von Rechnungsdaten weiterverarbeiten.
- Alle Rechnungen an einem Ort
- E-Mail-Weiterleitung und OCR-Rechnungserfassung
- Erfassung als Basis für weitere automatisierte Verarbeitung
- Direkte Zuordnung zu Einkaufsanträgen und Subscriptions
- Unbegrenzte und sichere Archivierung
- Preis: Ab 169€/Monat
Fazit: Rechnungsverarbeitung leicht gemacht dank Automatisierung!
Nimmt der Bereich “Rechnung” in deinem Unternehmen viel Platz und Zeit ein und kostet dich viel Geld, ist es an der Zeit, über eine Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung nachzudenken.
Diese spart dir nicht nur Zeit und Geld, sondern entlastet gleichzeitig deine Mitarbeiter und verringert die Fehlerquote.
Wenn du bei der Auswahl der passenden Software darauf achtest, die Bedürfnisse deines Unternehmens zu erfüllen und gleichzeitig das Handling der Software zu deinen Mitarbeitern passt, hast du schon gewonnen.
Nutze die Vorteile der Digitalisierung für dich und dein Unternehmen und führe die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein, um von ihren Vorteilen zu profitieren!
Was hältst du von der automatisierten Rechnungsverarbeitung? Gibt es gute Tools, die hier noch fehlen? Schreib mir deine Meinung zum Thema gerne in die Kommentare!
Auch spannend dürfte für dich der Artikel zur automatisierten Buchhaltung sein.
Was denkst du?