Ausgabenmanagement Software im Überblick: Anbieter-Vergleich und Tipps zur Implementierung

Was ist die größte Kostenstelle in meinem Unternehmen? Gibt es Stellen, an denen wir Ausgaben senken können, ohne die Qualität der Produkte zu beeinträchtigen? Nutzen wir unser Geld effizient und effektiv? 

Suchst du eine Antwort auf eine dieser Fragen (und mehr) ist dieser Artikel genau das richtige für dich. 

Folgende Themen bezüglich Ausgabenmanagement Software möchte ich dir in diesem Artikel näher bringen:

Was ist Ausgabenmanagement?

Ausgabenmanagement, auch bekannt als Ausgabenverwaltung, bezieht sich auf den Prozess, mit dem Unternehmen oder Organisationen ihre Ausgaben kontrollieren und optimieren. 

Dies umfasst in der Regel die Verwaltung von Kosten, die Auswahl von Lieferanten, die Verhandlung von Verträgen und die Überwachung von Einkäufen. 

Ziel des Ausgabenmanagement ist es, die Effizienz und Effektivität der Ausgaben zu maximieren, um den wirtschaftlichen Wert für die Organisation zu steigern.

Die Hauptziele des Ausgabenmanagements umfassen:

Kostenreduzierung

Durch sorgfältige Analyse und Management der Ausgaben und digitaler Buchhaltung können die Finanzteams von Unternehmen die Kosten senken. Dies kann durch Verhandlungen über bessere Preise mit Lieferanten oder durch die Identifizierung kostengünstigerer Alternativen erreicht werden.

Effizienzsteigerung

Effizientes Ausgabenmanagement hilft dabei, Prozesse zu optimieren und Zeit sowie Ressourcen zu sparen. Dies kann beispielsweise durch die Automatisierung des Beschaffungsprozesses oder die Einführung von Systemen zur Ausgabenüberwachung bei physischen und virtuellen Unternehmenskreditkarten erreicht werden.

Risikomanagement

Die Kontrolle und Überwachung der Ausgaben hilft dabei, finanzielle Risiken zu minimieren. Dies umfasst das Management von Kreditrisiken, die Vermeidung von Betrug und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

Transparenz und Kontrolle

Ein effektives Ausgabenmanagement sorgt für Transparenz in den Finanzen einer Organisation. Dies hilft Führungskräften, informierte Entscheidungen zu treffen und bei der Kontrolle über die Ausgaben.

Nachhaltigkeit und ethische Beschaffung

Moderne Ausgabenmanagement-Strategien berücksichtigen auch Nachhaltigkeitsaspekte und ethische Überlegungen bei der Beschaffung, um sicherzustellen, dass die Geschäftspraktiken mit den Werten und Zielen der Organisation im Einklang stehen.

Strategische Ausrichtung

Durch Ausgabenmanagement können Unternehmen ihre finanziellen Ressourcen effektiver in Einklang mit ihren langfristigen strategischen Zielen einsetzen.

Warum ist Ausgabenmanagement wichtig?

Ein gutes Ausgabenmanagement ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es wesentlich zur finanziellen Stabilität beiträgt. Indem es unnötige oder überhöhte Ausgaben reduziert, stellt es sicher, dass Ressourcen effizient genutzt und nicht verschwendet werden. 

Dies führt zu einer verbesserten Budgetkontrolle, bei der Ausgaben innerhalb festgelegter Grenzen gehalten werden, was wiederum eine solide Grundlage für finanzielle Disziplin und Verantwortung bildet. 

Darüber hinaus trägt ein effektives Ausgabenmanagement direkt zur Steigerung der Profitabilität bei, indem es Unternehmen ermöglicht, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig den Wert ihrer Investitionen zu maximieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Ausgabenmanagements ist die Risikominderung. Es bietet Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben, was hilft, finanzielle Risiken zu minimieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Dies ist besonders wichtig in einer sich schnell verändernden Geschäftswelt, wo finanzielle Fehlentscheidungen ernsthafte Folgen haben können.

Zuletzt unterstützt ein effektives Ausgabenmanagement auch die Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Anforderungen. In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend unter die Lupe genommen werden, ist es unerlässlich, dass sie sich an regulatorische Rahmenbedingungen halten. Ein solides Ausgabenmanagement hilft dabei, diese Vorschriften einzuhalten und schützt das Unternehmen somit vor rechtlichen Konsequenzen und Strafen.

Insgesamt bildet das Ausgabenmanagement einen zentralen Pfeiler für die finanzielle Gesundheit und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens.

Vorteile von Ausgabenmanagement Software

1. Kosteneinsparungen: Durch die Identifizierung und Eliminierung von  ineffizienten Ausgaben können erhebliche Einsparungen erzielt werden.

2. Bessere Entscheidungsfindung: Mit klaren Informationen über die Ausgaben können Manager informiertere, datengesteuerte Entscheidungen treffen.

3. Verbesserte Lieferantenbeziehungen/-kondotionen: Durch strategisches Ausgabenmanagement können Unternehmen bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln.

4. Operative Effizienz: Automatisierte und optimierte Ausgabenprozesse erhöhen die operative Effizienz.

5. Strategische Ressourcenzuweisung: Unternehmen können ihre Ressourcen besser auf strategische Ziele und Kerngeschäftsbereiche ausrichten.

Auswirkungen von schlechtem Ausgabenmanagement

1. Finanzielle Verluste: Ohne effektives Management können die Ausgaben außer Kontrolle geraten, was zu erheblichen finanziellen Verlusten führt.

2. Budgetüberschreitungen: Schlechtes Ausgabenmanagement führt häufig zu Budgetüberschreitungen, die die finanzielle Planung stören.

3. Reputationsschäden: Unternehmen können an Glaubwürdigkeit und Reputation verlieren, insbesondere wenn die Nichtbeachtung von Compliance-Regeln zu rechtlichen Problemen führt.

4. Geschäftsrisiken: Es erhöht das Risiko von Betrug, Misswirtschaft und Compliance-Verstößen.

5. Strategische Nachteile: Mangel an Ressourcen für wichtige Geschäftsbereiche kann zu verpassten Gelegenheiten und strategischen Nachteilen führen.

Welche Funktionen bieten Ausgabenmanagement-Softwares?

Ausgabenmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, den Prozess der Überwachung, Kontrolle und Optimierung von Ausgaben in Unternehmen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Zu den Schlüsselfunktionen solcher Softwares gehören:

• automatisierte Rechnungsbearbeitung
• Rechnungsverwaltung
• Ausgabenanalyse und -Verfolgung
• Kreditkartenmanagement
• Budgetierung(Kampagnen, Projekte, Reisekosten, Spesenabrechnung, usw.)
• Erfassung und Verwaltung von Belegen
• Integration mit Buchhaltungssystemen
• Genehmigungsworkflows
• Liquiditätsmanagement
• mobiler Zugriff
• Berichterstattung und Dashboards
• Lieferantenmanagement
• Compliance-Management
• Kostenstellen- und Projekttracking
• Währungsumrechnung und Mehrsprachigkeit

Tipps zur Implementierung einer Ausgabenmanagement Software

Die Implementierung einer Ausgabenmanagement-Software kann eine bedeutende Verbesserung für die Finanzprozesse eines Unternehmens darstellen. Um die Implementierung erfolgreich zu gestalten, solltest du folgende Tipps beachten:

1. Bedarfsanalyse: Bevor du eine Software auswählst, analysierst du die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens. Berücksichtige dabei die Größe des Unternehmens, die Komplexität der Finanzprozesse und spezifische Anforderungen wie Integrationen mit bestehenden Systemen.

2. Auswahl der richtigen Software: Wähle eine Software, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit und die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen musst du dabei beachten.

3. Stakeholder-Einbindung: Binde wichtige Stakeholder, insbesondere aus den Bereichen Finanzen, Beschaffung und IT, frühzeitig in den Auswahl- und Implementierungsprozess ein. Ihre Einsichten und Unterstützung sind entscheidend für den Erfolg.

4. Schulung und Unterstützung: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software geschult werden. Ein umfassendes Schulungsprogramm hilft, Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden und die Akzeptanz der Software zu erhöhen.

5. Pilotphase: Beginne zuerst mit einer Pilotphase oder einem Testlauf in einem begrenzten Bereich deines Unternehmens. Das ermöglicht es dir, die Software in einer kontrollierten Umgebung zu testen und eventuelle Probleme zu identifizieren, bevor sie unternehmensweit eingeführt wird.

6. Anpassung und Konfiguration: Passe die Software an die spezifischen Geschäftsprozesse an. Dies kann die Einrichtung von Genehmigungsworkflows, Budgetgrenzen und spezifischen Berichterstattungsfunktionen umfassen.

7. Datenmigration und Integration: Achte darauf, bestehende Daten sorgfältig in das neue System zu übertragen und sicherzustellen, dass die Software effektiv mit bestehenden Systemen integriert ist.

8. Change Management: Implementiere ein effektives Change-Management-Programm, um den Übergang zu unterstützen. Das beinhaltet die Kommunikation der Vorteile der neuen Software an deine Mitarbeiter und die Bereitstellung von Unterstützung während der Umstellungsphase.

9. Laufende Überwachung und Anpassung: Überwache die Leistung der Software regelmäßig und nehme bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz und Effektivität des Systems zu verbessern.

10. Feedback und Verbesserung: Sammel regelmäßig Feedback von Nutzern und nehme, basierend darauf, Verbesserungen vor. Dies hilft, die Software kontinuierlich an die sich verändernden Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen

11. Sicherheit und Compliance: Stelle sicher, dass die Software die Datensicherheit gewährleistet und alle relevanten Compliance-Anforderungen erfüllt.

Anbieter von Ausgabemanagement Software

Es gibt viele Anbieter von Ausgabenmanagement-Software. Um dir die Suche zu erleichtern, stelle ich dir im Folgenden 10 Anbieter vor. 

Zudem  hat sich mein Kollege Jan das Liquiditätsmanagement-Tool Commitly einmal ganz genau angeschaut.

Qonto

Qonto ist ein europäisches Fintech-Unternehmen, das Online-Banking-Dienstleistungen speziell für Unternehmen und Freiberufler anbietet. Es zielt darauf ab, die Bankerfahrung für Geschäftskunden zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

Features:

• Rechnungen erstellen, senden und verfolgen
• Rechnungsimport und automatische Zahlungen
• Belegverwaltung
• Belege per App scannen und GoBD-konform speichern
• Zugang & Export für Buchhalter
• dedizierter Lesezugriff zum Teilen deiner Finanzdaten
• Cashflow Dashboard
• API
• Buchhaltungsintegrationen, direkt synchronisieren mit DATEV, sevDesk und weiteren Tools
• separate Konten für Ausgaben, Karten oder Benutzer
• Benutzerrollen & Zugriff
• Limits für Karten und Transaktionen setzen
• Verwaltung und Rückerstattung von Spesen

Kosten:

Die Kosten für Qonto beginnen bei 11 € im Monat. Es gibt verschiedene Preismodelle für Selbstständige und Kleinunternehmen, kleine & mittlere Unternehmen sowie Unternehmen in der Gründung. Egal für welches Modell du dich entscheidest, bei jährlicher Zahlung bekommst du 20 % Rabatt. 

Pleo

Pleo ist eine Software, die sich auf die Bereitstellung von Ausgabenmanagement-Lösungen für Unternehmen konzentriert. Das Unternehmen bietet außerdem Firmenkreditkarten und eine automatisierte Ausgabensoftware an, um Finanzprozesse zu vereinfachen und Transparenz zu erhöhen.

Features:

• Pleo-Karten für Angestellte (physisch/virtuell)
• Ausgaben-Tracking in Echtzeit
• automatisierte Ausgabenberichte
• Rechnungen verwalten und bezahlen
• einfache Integration mit deiner Buchhaltungssoftware
• automatisierter E-Mail-Belegfinder
• Apple Pay und Google Pay
• Ausgabenlimits pro Nutzer oder Kauf
• Ausgabenanalyse-Dashboard
• Überprüfen der Ausgaben pro Team
• Erstattungen für Angestellte mit oder ohne Karten
• offener API-Zugriff
• Erstattung von Bargeldausgaben, Verpflegungsaufwand und Kilometerpauschale

Kosten:

Für bis zu 3 Nutzer ist Pleo kostenlos. Bei mehr Nutzern zahlst du mindestens 45 € pro Monat für den Essential Plan. Zahlst du jährlich, sinken die Preise. 

Agicap

Agicap ist ein Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Cashflow-Management-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen konzentriert. Es bietet Tools zur Echtzeit-Überwachung und -Analyse von Cashflows, um Unternehmen bei der finanziellen Planung und Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Features:

• Liquiditätsüberwachung in Echtzeit
• Liquiditätsprognose
• Integration in deine Unternehmenstools
• Verwaltung mehrerer Unternehmen
• Analyse-Berichte
• Mobile Anwendung

Kosten:

Die Preise für Agicap sind individuell. Auf der Webseite kannst du den Ist-Zustand deines Unternehmens angeben und erhältst ein individuelles Angebot.

Spendesk

Spendesk ist ein Finanztechnologieunternehmen, das sich auf die Verwaltung von Geschäftsausgaben spezialisiert hat. Es bietet Unternehmen eine Plattform zur Kontrolle und Automatisierung von Ausgaben, inklusive Unternehmenskarten, Rechnungsfreigabe und Ausgabenberichten.

Features:

• physische und virtuelle Kreditkarten
• digitale Eingangsrechnungsverwaltung
• Dashboard für Ausgaben
• automatische Belegerinnerungen
• Ausgaberichtlinien & Genehmigungsabläufe
• personalisierbare Buchhaltungseinstellungen
• individueller Buchhaltungsexport
• Buchhaltungsintegrationen (Xero, Datev, Quickbooks)
• Integration von HR und Reiseverwaltung
• automatisches Auslesen von von Sach- und Mehrwertsteuerkosten 

Kosten:

Mit eingeschränkten Funktionsumfang kannst du Spendesk kostenlos nutzen. Die kostenpflichtigen Pakete haben individuelle Preise, die sich aus einer festen Gebühr für den Plattformzugang und einer variablen Gebühr für monatliche Transaktionen zusammensetzen.

Finly

Finly ist eine Softwareplattform, die sich auf die Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsausgaben für Unternehmen konzentriert. Sie bietet Lösungen wie Ausgabenverfolgung, Rechnungsmanagement und Budgetkontrolle, um Finanzprozesse zu vereinfachen und Transparenz zu erhöhen.

Features:

• Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Benachrichtigungsmanagementsystem
• Automatisierung von Mitarbeiterreisen
• Spesenmanagement für Mitarbeiter
• Zahlungssystem für Lieferanten
• Zahlungssystem für Versorgungsunternehmen
• Desktop & Mobile App
• Rechnung-zu-Zahlung-System
• Kleingeld-Management-System
• Einkaufs-Workflows
• anpassbares Genehmigungs-Routing
• Firmenkarten (Prepaid/Debit/Kredit)
• Integration von Buchhaltungssoftware
• ERP-Integration
• IRP-Integration
• Kundenbetreuung
• unterstützt mehrere Standorte
• benutzerdefinierte Berichte und Auditor-Ansicht

Kosten:

Die Preise für Finly erfährst du bei Interesse auf Anfrage.

Moco

Moco ist eine Softwarelösung für Projektmanagement und Zeiterfassung, die sich insbesondere an Agenturen, Freelancer und Dienstleistungsunternehmen richtet. Sie bietet Funktionen wie Ressourcenplanung, Projektverfolgung, Rechnungsstellung und Berichterstattung, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Projektabwicklung effizienter zu gestalten.

Features:

• Rechnungen in der eigenen CI & mit eigenen automatisierten Infos
• automatischer Zahlungsabgleich 
• Stornorechnungen und Mahnungen
• unabhängige Einnahmen erfassen für den Cashflow
• Budgetkontrolle
• Berichte & Exporte 
• Dashboard
• Rechnungsfreigabe & Projektzuweisung zwecks Weiterverrechnung und Kostentracking
• Überweisungsaufträge fürs Onlinebanking
• KI-basierte OCR-Option

Kosten:

Moco kannst du 30 Tage kostenlos testen. Danach beginnen die Preise bei 15 € CHF pro Monat und Benutzer. 

Soldo

Soldo ist ein Finanztechnologieunternehmen, das eine umfassende Ausgabenmanagementlösung für Unternehmen anbietet. Es kombiniert Unternehmenskarten, eine integrierte App und eine Plattform zur Überwachung und Verwaltung aller Unternehmensausgaben und Finanztransaktionen.

Features:

Kosten:

Soldo kannst du 30 Tage kostenlos testen. Die Preise für Soldo beginnen bei 6 € pro Nutzer und Monat. 

Yokoy

Yokoy ist ein Schweizer Fintech-Unternehmen, das eine KI-gestützte Plattform für die Automatisierung von Ausgabenmanagement und Rechnungsverarbeitung bietet. Ihre Lösung ermöglicht es Unternehmen, Ausgabenprozesse zu vereinfachen, Betrug zu verhindern und die Effizienz in der Finanzabteilung zu steigern.

Features:

• Rechnungserfassung durch manuelles Hochladen, Hochladen per E-Mail oder über die API für elektronische Rechnungen
• 2- oder 3-Wege-Abgleich, um einen fehlerfreien Prozess zu gewährleisten
• Weiterleitung auf der Grundlage unternehmensspezifischer Workflows zur Genehmigung 
• automatische Benachrichtigungen, um nicht genehmigte Zahlungen zu verhindern
• flexible API-Integrationen
• Echtzeit-Reporting
• automatische Compliance-Prüfung
• standortübergreifende Nutzung
• geräteübergreifende Rechnungsverarbeitung
• intelligente Einzelpostenkodierung

Kosten:

Die Kosten für Yokoy erfährst du auf Anfrage.

Precoro

Precoro ist ein cloudbasierte Procure-to-Pay-Software mit dem du dein Ausgabenmanagement digitalisieren kannst.

Features:

• direkte Integration mit QuickBooks oder Xero
• unbegrenzte benutzerdefinierte Felder und Workflows
• standardmäßiges Onboarding und Support
• Multi-Abteilungen/-Projekte
• unbegrenzter Dokumentenspeicher
• Amazon Business Punch-in
• Multi-Währungen
• lebenslange Aktualisierungen
• 3-Wege-Abgleich
• Multi-Standorte
• Budgets

Kosten:

Die Preise für Precoro beginnen bei 420 € pro Jahr und Nutzer. Bei mehr als 20 Nutzern gibt es jeweils individuelle Lösungen. 

Finway

Finway ist eine Software, mit der du dein gesamtes Rechnungswesen digitalisieren kannst. Das deutsche Unternehmen muss sich dabei an die strengen Datenschutzverordnungen der EU und Deutschland halten, was der Sicherheit deiner Daten und der deiner Kunden zugute kommt.

Features:

• Mobile Apps
• Google & Azure Single Sign-On
• Reisekostenmanagement
• individualisierbare CSV-Exporte
• Multi-Mandantenfähigkeit
• Kostenstellengruppen
• individualisierbare Rollen & Rechte
• mehrstufige Freigabeprozesse & Workflows
• Lieferanten- & Mitarbeiterregeln
• Vorkontierung & Rechnungssplit
• virtuelle & physische Karten, sowie Bankanbindung
• Budgets & Reporting
• Auslagenerstattung
• DATEV-Export & Schnittstelle
• Abonnement-Management

Kosten:

Du kannst Finway 14 Tage kostenlos testen. Auf Wunsch gibt es auch eine 45-minütige Demo/Vorführung der Software von einem qualifizierten Mitarbeiter.

Die Kosten beginnen bei 199 € und skalieren mit der Anzahl der monatlichen Rechnungen. Eine individuelle Lösung gibt es ab 1000 Rechnungen im Monat. 

Fazit - Ausgabenmanagement ist entscheidend für finanzielle Gesundheit und Stabilität

Ausgabenmanagement ist ein entscheidender Faktor für die finanzielle Gesundheit und Stabilität eines Unternehmens, da es hilft, Kosten zu reduzieren, Budgets effektiv zu kontrollieren und die Profitabilität zu steigern. 

Die Implementierung einer Ausgabenmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile, von automatisierter Rechnungsbearbeitung bis hin zur verbesserten Compliance, und ist daher eine Investition, die ernsthaft in Betracht gezogen werden sollte. 

Um den größtmöglichen Nutzen aus einer solchen Software zu ziehen, ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen, Mitarbeiter angemessen zu schulen und effektives Change Management zu praktizieren.

Wie managst du die Ausgaben in deinem Unternehmen? Welche Tools nutzt du und welche sind am hilfreichsten? Schreibe gerne einen Kommentar mit Erfahrungen oder Fragen und starte eine interessante Unterhaltung.

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