Tools und Tipps für effektive asynchrone Kommunikation

Wir tun es fast rund um die Uhr, ohne wirklich darüber nachzudenken – wir kommunizieren. 

Die einen greifen gern zum Telefon, andere schreiben lieber schnell eine Nachricht per WhatsApp oder E-Mail. 

Schriftlich und mündlich, das lässt sich gut unterscheiden. 

Aber was ist bitte asynchrone Kommunikation?

Warum du dir diesen Begriff merken solltest, wie die asynchrone Kommunikation deine Workflows verbessert und welche Tools du dafür brauchst, erfährst du in diesem Artikel.

Synchrone vs. asynchrone Kommunikation – das steckt dahinter

Ob privat oder geschäftlich, formell oder informell, mündlich oder schriftlich, mit oder ohne Worte – der Mensch ist ständig im Austausch mit seinen Mitmenschen. 

Das Ziel dabei ist häufig, eine Reaktion zu erhalten. Je nachdem, wann die Reaktion erfolgt, handelt es sich um synchrone oder asynchrone Kommunikation.

Synchrone Kommunikation ist Kommunikation in Echtzeit. 

Diese Art von Kommunikation passiert zum Beispiel in der Kaffeeküche: Wenn du dich mit einem Kollegen unterhältst und fragst, wo ihr Mittag essen wollt, hast du in der Regel sofort eine Antwort.

Alltagsbeispiele für die synchrone Kommunikation:

• persönliche Meetings
• Videokonferenzen
• Telefonate

Asynchrone Kommunikation ist jede Art von Kommunikation, die nicht unmittelbar erfolgt, etwa weil die Kommunikationspartner räumlich getrennt sind. 

Zwischen Frage und Antwort vergeht meist etwas Zeit. 

Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Wenn du deinen Kollegen nicht in der Küche getroffen hast, kannst du ihm kurz eine E-Mail schicken. 

Ist er gerade nicht am Platz und lässt dich auf Antwort warten ist das asynchrone Kommunikation.

Alltagsbeispiele für asynchrone Kommunikation:

• E-Mail
• Mailbox
• Shared-Docs

Instant Messaging kann beides sein: Ist dein Kommunikationspartner gerade online, erhältst du per Teams, Slack und Co. sofort eine Reaktion. 

Wenn nicht, liest er deine Nachricht erst später und die Kommunikation erfolgt asynchron.

Die 5 größten Vorteile asynchroner Kommunikation

Hast du schon mal versucht, ein Angebot zu schreiben und wurdest dabei ständig von Kollegen mit neuen To-dos unterbrochen? 

Die asynchrone Kommunikation erspart dir keine neuen Aufgaben – doch du kannst flexibler entscheiden, wann du dich um sie kümmerst. 

Das ist aber noch nicht alles.

Das sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Wenn niemand dich mit synchroner Kommunikation aus deinen Gedanken reißt, fördert das dein konzentriertes Arbeiten.
2. Brauchst du etwas von einem Kollegen, der in den USA sitzt, musst du ihn nicht aus dem Bett klingeln. Du schickst ihm eine E-Mail und bist so unabhängig von Zeitzonen.
3. Ganz nebenbei hast du damit auch deine Kommunikation sauber dokumentiert.
4. Du kannst die E-Mail zurückstellen, digital abspeichern oder in eine neue Task in deinem Projektmanagement-Tool überführen.
5. Auch deine Kommunikationspartner haben Vorteile: Bevor sie ihre Antwort-E-Mail abschicken, können sie sie ganz in Ruhe formulieren.

Welche Nachteile hat die asynchrone Kommunikation?

Doch natürlich ist auch die asynchrone Kommunikation nicht frei von Nachteilen. 

Wenn du dringend Informationen benötigst, wirst du um ein Telefonat nicht herumkommen. 

Und manchmal geht es einfach schneller, eine Info kurz per Anruf einzuholen.

Wenn du eine Info via Teams-Chat einholst und dann krank wirst, weiß deine Vertretung nicht, auf welchem Wissensstand du warst. 

Und bei heikler Kommunikation wie Konfliktgesprächen kann zeitversetztes Kommunizieren auch zu Missverständnissen führen. 

Denn: Bei der asynchronen Kommunikation kommt der menschliche Kontakt definitiv zu kurz.

Warum ist asynchrone Kommunikation wichtig für dein Business?

Trotz einiger Nachteile ist die zeitentkoppelte Kommunikation heute unverzichtbar. 

Du nutzt sie privat in Form von WhatsApp und geschäftlich mit der E-Mail. 

Doch es gibt noch mehr Tools. 

Mit ihnen sicherst du dir im geschäftlichen Alltag neben den genannten auch noch einige andere Vorteile.

Diese betreffen vor allem den Faktor Mensch: Asynchron zu kommunizieren verbessert die Zusammenarbeit im Team und steigert die Produktivität im Alltag. 

Warum? 

Das Gefühl, „always on“ sein zu müssen und jederzeit erreichbar zu sein für Kollegen und Kunden, setzt immer mehr Menschen unter Stress.

Studien zeigen: Asynchrone Kommunikation kann Stress und Druck reduzieren, die Produktivität steigern und somit zu besseren Ergebnissen führen.

Welche asynchronen Kommunikationstools gibt es?

Mit den richtigen Kommunikationstools wirst du schnell zum Profi asynchroner Kommunikation. 

Ich zeige dir jetzt, in welchen Bereichen du besonders von asynchronen Tools profitierst – Empfehlungen für Tools inklusive.

Messenger: Nicht nur für Sofortnachrichten

Wie oben erwähnt sind Messenger sowohl für asynchrone als auch für synchrone Kommunikation geeignet. 

Der Vorteil: Da auch privat viel über Messenger kommuniziert wird, sind die Berührungsängste vieler Menschen gering. 

Außerdem fördern Messenger einen lockeren Umgang. 

Nachrichten können live beantwortet werden oder wann immer du Zeit dafür hast.

Tool-Tipp: Slack ist ein einfach zu benutzendes und modernes Messaging-Tool. 

Für Transparenz im Team kannst du Channel nutzen, für lockeren Austausch mit Kollegen gibt es Privatchats und Emojis.

Videos und Bildschirmaufzeichnungen austauschen

Im Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei der Einführung neuer Tools gibt es oft viel zu erklären. 

Um dabei zeitlich unabhängig zu sein oder wenn die gleichen Prozesse wiederholt erklärt werde müssen, sparen Erklär-Videos enorm viel Zeit.

Tool-Tipp: Mit Loom kannst du deinen Desktop abfilmen, während du etwas erklärst. 

Wann immer deine Kollegen nicht weiter wissen, können sie dann deinen Erklärungen folgen – egal ob du gerade Zeit für sie hast oder nicht.

Automatisierte Inhalte: Webinare für asynchrone Beratung

Webinare sind perfekt geeignet, um komplexe Informationen zu vermitteln. 

Dank automatisierten Webinaren und Aufzeichnungen kann jeder selbst entscheiden, wann er am aufnahmefähigsten für die Inhalte ist.

Tool-Tipp: Mit Webinaris kannst du je nach Tarif unbegrenzt viele automatisierte Webinare erstellen und danach die Aufzeichnung deinen Kunden oder Kollegen zur Verfügung stellen. 

Während der Pandemie gab es einen Anbieter-Boom – damit du nicht den Überblick verlierst, haben wir uns für dich 25 Anbieter von Webinar-Software angesehen.

Bonus-Tipp: In der Kommunikation mit Kunden werden Chatbots immer beliebter. 

Auch mit ihnen kannst du asynchrone Beratung anbieten, denn du musst die Anfragen nicht sofort beantworten. 

Das hat den Vorteil, dass deine Kunden nicht stundenlang auf einen freien Mitarbeiter warten müssen.

Dokumente sharen

Asynchrone Kommunikation betrifft nicht nur Nachrichten oder die Weitergabe von Informationen, sondern auch Feedbackschleifen. 

Das beste Beispiel dafür sind geteilte Dokumente. Sie liegen in der Cloud und können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.

Änderungen können jederzeit vorgenommen werden und bleiben immer nachvollziehbar. 

Außerdem gibt es nur eine Master-Datei und nicht 20 Versionen eines Dokuments.

Tool-Tipp: Eines der bekanntesten Tools ist Google Docs. Damit kannst du Dokumente im Team bearbeiten und durch die Anbindung an Google Drive auch gleich ganz bequem große Dateien verschicken.

Projektmanagement Tools

Im Idealfall laufen Kommunikation, Informationen und Dokumente in einer Plattform zusammen. 

Das erleichtert das Projektmanagement, denn Aufgaben lassen sich bestimmten Kollegen zuordnen und der Status eines Projekts ist jederzeit für alle sichtbar. 

Das motiviert und hilft, Deadlines einzuhalten.

Tool-Tipp: Trello und Asana sind die wohl bekanntesten Tools in diesem Bereich. Sie sind intuitiv und lassen sich zum Teil sogar kostenlos nutzen. 

Daneben gibt es Whiteboard Tools, die ähnliche Funktionen erfüllen.

Collaboration- und Community Software

Chatten und somit der asynchrone Austausch unter Kollegen findet verstärkt auch durch Community Software und Mitarbeiter-Apps statt. 

Der Vorteil ist hierbei, dass die gesamten Unternehmensdaten sicher und zentral in einer Anwendung liegen und die Mitarbeiter so einen schönen Überblick über das Unternehmen bekommen. 

Diese Art der Kommunikation kann durch Einzelnachrichten, Gruppennachrichten, aber auch im Feed dargestellt werden. 

Tool-Tipp: Circle.so, Tribe.so oder Mighty Networks sind hier wundervolle Beispiele, um eine Community zu verwalten. 

Ähnlich funktioniert das auch mit diesen Mitarbeiter-Apps. 

Fazit: Nutze die Vorteile asynchroner Kommunikation für dich!

Du kennst jetzt einige asynchrone Kommunikationstools und Möglichkeiten der Online-Kommunikation. 

Beispiele wie die genannten zeigen, wie du deine Arbeit mit Kollegen und Kunden verbessern kannst.

Wichtig dabei: Die Mischung macht’s! Menschen sind verschieden. 

Während introvertierte Menschen lieber asynchron kommunizieren, bevorzugen Extrovertierte die synchronen Kommunikationswege. 

Das heißt jedoch nicht, dass sie nur das eine oder das andere nutzen wollen.

Finde also zunächst heraus, wie du selbst tickst, was dein Team sich wünscht und für welche Prozesse die eine oder die andere Kommunikationsform die meisten Vorteile bietet. 

Anschließend könnt ihr gemeinsam die passenden Kommunikationstools auswählen.

Nutzt du schon asynchrone Kommunikation im Team? 

Welche Tools helfen dir dabei, die perfekte Mischung aus synchroner und asynchroner Kommunikation zu finden? 

Schreib mir deine Meinung dazu und deine Lieblingstools gleich hier in die Kommentare.

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